Книга учета движения трудовых книжек (журнал) – образец заполнения, скачать

Как правильно вести?

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (п. 41 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (п. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Ведение журнала осуществляется по определённому стандарту, регламентированному Трудовым кодексом, а также другими нормативными документами, к числу которых относятся Правила ведения обозначенной Книги, утверждённое правительством РФ от 16 апреля 2003 года, за № 225.

Книга учета движения трудовых книжек (журнал) - образец заполнения, скачать

Все нюансы и основные положению заполнения основываются на представленных Правилах.

Прежде чем начать вносить записи в Книгу, она должна быть надлежаще подготовлена:

  • пронумерована;
  • прошита;
  • подписана;
  • опломбирована.

В ней должны регистрироваться трудовые книжки при приёме и увольнении, то есть когда ответственное лицо получает их на хранение и передаёт владельцу по окончании этого периода. Кроме этого учёту в журнале подлежат книжки, оформленные непосредственно на предприятии на чистом бланке. Они заводятся работникам, которые приступают к трудовым обязанностям впервые.

Каждая запись о приёме ТК всегда вносится под соответствующим порядковым номером. Для того, чтобы её оформить, нужно заполнить 11 граф, каждая из которых содержит совокупность сведений о трудовой владельца и об основаниях её принятия на хранение, которыми являются приказы о приёме на работу. Две последние графы – 12 и 13 оформляются при увольнении.

Правила (№ 225) оглашают, что за достоверное внесение сведений и надлежащее ведение журнала ответственность несёт работодатель.

Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

Он оформляет приказом уполномоченное лицо, которое разделяет с ним эту ответственность. Выбор уполномоченного зависит:

  1. От масштабности предприятия, на котором производится учёт и хранение ТК.
  2. От наличия на предприятии штатных кадровиков.
  3. От личных предпочтений руководителя, который выбирает ответственного за ведение журнала на основании различных подходов к вопросу.

Книга заполняется аккуратно, без помарок, шариковой ручкой или чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета.

Каждая запись наделена собственным уникальным номером, под которым вносятся сведения о движении ТК.

Отсутствие Книги учёта или её ненадлежащее оформление – грубое нарушение трудового законодательства.

При первой же проверке трудовых инспекторов и обнаружении столь серьёзного недочёта в работе, будут вменяться штрафные санкции. Если руководитель предприятия, который отвечает за организацию кадрового делопроизводства, обнаружил эту проблему, ему необходимо срочно принять меры по её исправлению.

Обычно отсутствие журнала наблюдается у индивидуальных предпринимателей, которым до недавнего времени не разрешалось вести ТК.

Соответственно, в таких условиях не были заведены и Книги их учёта. В настоящее время нужно завести журнал, внеся в него все имеющиеся в наличии трудовые работников, работающих у юридического лица.

Для этого нужно подготовить журнал по всем правилам, заполнить титульный лист, а далее – вписать в хронологическом порядке все имеющиеся трудовые работников. То есть под номером 1 должен быть вписан тот, кто устроился на работу ранее всех, а далее – книжки тех, кто устроился позже (поочерёдно). Ничего страшного в том, что дата заполнения журнала и дата приёма на работу сотрудника различаются. Главное, чтобы документ был оформлен надлежащим образом.

Трудовые книжки на предприятии, а также вкладыши к ним, относят к бланкам строгой отчетности. Их следует правильно заполнять, а также вести их учет. Учитывают эту разновидность документации на предприятии в специальном журнале. Ведется он по особой форме, и отступать от нее нельзя.

Есть организации, где работодатели эту законную обязанность игнорируют, так как считают это бесполезной тратой времени.

Этот журнал – своего рода регистр, накапливающий информацию о получении в отдел кадров трудовых книг с последующим их возвращением. Он может быть приобретен уже в готовом виде, прошит, пронумерован, а затем отдан на подпись руководителя, подтвердить которую следует гербовой печатью предприятия.

Журнал, согласно соответствующему Постановлению Российского Правительства, должен находиться в бухгалтерии предприятия, так как он отражает не работу кадровой службы, а только движение самих трудовых книг.

Ведет и заполняет этот вид учетной документации любой сотрудник бухгалтерии, в функциональных обязанностях которого прописана эта его обязанность и который несет материальную ответственность за данный вид документации в этой организации.

  • для него отводят шкаф или сейф, где он не может испортиться, потеряться, и где он защищен от похитителей;
  • доступ к нему должен быть ограничен, находиться он должен в бухгалтерии.
  • Трудовые книжки могут быть выданы только в отделе кадров:

    • выдают ее только тем сотрудникам, которые несут ответственность за их ведение;
    • основанием для получения сотрудником кадрового отдела трудовых книжек должно быть его заявление в письменном виде;
    • выданная документация обязательно каждый месяц должна подвергаться инвентаризации.

    Сотрудника бухгалтерии, ответственного за трудовые книги и их первичный учет, уведомляют приказом о своей ответственности за данный вид документации, указывают перечень лиц, которым они могут быть выданы и с какой целью. В последние дни каждого месяца работник отдела кадров, получивший трудовые книги, должен отчитаться об их сохранности.

    Книга учета движения трудовых книжек (журнал) - образец заполнения, скачать

    В таком отчете ответственному сотруднику следует указывать следующее:

    • сколько книжек находится у него;
    • какие суммы получены за трудовые книжки;
    • следует приложить ксерокопии приходных кассовых чеков, которые подтверждают, что работник рассчитался за трудовую книгу.

    Все действия в отношении трудовых книжек сотрудников предприятия должны фиксироваться в журнале в день произведенной операции, основанием для которых должны быть такие первичные документы:

    • подтверждать поступление трудовой книжки может накладная, товарные чек или любая другая документация;
    • подтвердить выбытие трудовой книги могут такие документы: заявление сотрудника кадровой службы в письменной форме о том, что они будут выданы, акт об уничтожении испорченных книг.

    В журнале следует указывать сразу несколько показателей (важно учитывать цену документа, отдельно стоимость вкладышей и самих трудовых книг):

    • номер и серию документа;
    • по дате, когда книга поступила и когда выбыла с учета;
    • по лицам, которые получили документ или с которыми они поступили в подчинение организации.

    Цена документа учитывается в журнале с НДС или без него. Это зависит от того, какой режим налогового обложения у предприятия. Стоит учитывать еще один немаловажный момент: журнал должен вестись и в электронном, и в бумажном виде.

    Основными требованиями к оформлению этого журнала являются нумерация и прошивка его страниц, а также скрепление сургучной печатью и подписью начальника предприятия.

    Что же делать, если в организации нет сургучной печати? Можно использовать обычную печать учреждения. Стоит учесть, что нужна гербовая печать организации, а не бухгалтерский штамп.

    Журнал обычно ведется не менее трех лет, а затем передается в архив для еще более продолжительного хранения, поэтому он должен иметь твердую обложку, которая не портится и сохраняет содержимое, находящееся внутри, от порчи.

    Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них узнайте из видео.

    Прошить журнал учета трудовых книг можно при помощи шнура или толстой нитки, которую следует продеть в отверстия, заблаговременно проделанные степлером или обычным шилом.

    Все страницы журнала номеруют, а затем скрепляют шнурком, концы которого выводятся на последней его странице, связываются, сверху приклеивается кусок обычной бумаги, на котором указывается, сколько листов данном документе, ставится подпись руководителя и печать учреждения.

    Как же быть, если при заполнении формы были допущены ошибки? На эту тему не существует никаких нормативных актов, но если ошибка все же произошла, необходимо:

    • в обычной строке должна быть произведена запись следующего содержания: «Запись № такой-то считать недействительной», рядом должна быть подпись корректировщика, дата этих действий;
    • далее (на следующей строке) должна следовать правильная запись, а рядом утверждение, что она – действительна, подкрепить подписью исправившего, указать дату исправления.

    Если в журнал, который ведется в бумажном виде, внесены изменения, их также следует внести и в тот, который ведется в электронном виде.

    Образец правильного заполнения трудовой книжки можно посмотреть на нашем сайте.

    Правила заполнения дубликата трудовой книжки в статье. Также приведены правила заполнения трудовых книжек.

    Книга учета движения трудовых книжек (журнал) - образец заполнения, скачать

    Узнать, как пишется докладная записка, можно здесь .

    Если руководитель или обычные сотрудники, ответственные за трудовые книжки, относятся к вопросу ведения этого вида документации несерьезно или вообще его не ведут, считая, что он не является важной учетной документацией, а лишь регистром, им стоит знать, что за это предусмотрено наказание:

    • для предпринимателей и должностных лиц — это штраф, который составляет от одной до пяти тысяч рублей;
    • организацию могут оштрафовать на сумму от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

    Если после последующей проверки такое нарушение повторяется, то наказание будет более суровым:

    • должностных лиц могут оштрафовать на сумму от десяти до двадцати тысяч рублей, а также дисквалифицировать на срок от одного до трех лет;
    • частные предприниматели понесут штраф от десяти до двадцати тысяч рублей;
    • организации выплатят пятьдесят-семьдесят тысяч рублей штрафа.

    Нужно сказать, что ответственный руководитель без угроз и штрафов понимает, насколько важна такая документация.

    Но если он не осознает этой важности, то размер штрафов, скорее всего, его вразумит.

    На практике удобнее всего использовать унифицированную форму журнала, которую заполняют для хранения трудовых книг. Общепринятый вид одобрен постановлением № 69 Минтруда РФ (10.10.2003).  Это касается типового образца, где предусмотрено 13 граф.

    Что собой представляет книга учёта и какие задачи выполняет?

    Согласно пункту 40 Правил ведения и хранения ТК, утверждённых Правительством РФ в 2003 г., все бланки, а это, в том числе, заполненные и новые трудовые, а также и вкладыши к ним, должны подлежать строгому учёту.

    В настоящее время реестр учёта — это стандартизированная форма для отражения движения трудовых книжек, включающая в себя тринадцать граф на каждом развороте, заполнение которых поручено сотруднику отдела кадров или другому ответственному лицу.

    Каждая из граф имеет чёткое назначение, а в целом и общем они отражают процессы приёма, создания, выдачи, пересылки и передачи документов, подтверждающих реальный трудовой стаж гражданина. Регистрация осуществляется при постановке сотрудника на кадровый учёт, и каждая запись, будь то сама книжка (или вкладыш), получает номер в порядке очерёдности поступления.

    Приобрести книгу учёта движения ТК можно в тех местах, где обычно продают подобного рода продукцию – различные бланки, журналы и пр., изданные на предприятиях, имеющих отношение к ФГУП «Гознак».

    Правила заполнения

    В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

    • в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);
    • Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

    • в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
    • колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
    • столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
    • столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
    • столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);
    • столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
    • колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
    • графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;
    • Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

    • колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.

    Книга учета движения трудовых книжек (журнал) - образец заполнения, скачать

    Книга учета движения трудовых книжек — обязательный документ, который должен присутствовать в организации. Узнайте правила заполнения журнала, изучив материал статьи.

    Работодатель принимает трудовые на хранение на весь срок работы сотрудников, поэтому несет ответственность за их целостность. Заведите журнал регистрации трудовых книжек, чтобы фиксировать все сведения, касающиеся документов. При необходимости удастся отследить, поступала ли трудовая на хранение или нет, если работник начнет предъявлять претензии по поводу утери.

    Обратите внимание: выдавайте документы только по письменному заявлению сотрудника. Если он их потеряет, испортит, вы не понесете ответственность. В противном случае организация обязана восстанавливать ранее сделанные записи.

    Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Они утверждены Правительством в постановлении от 16.04.2003 № 225. Там же сказано, как прошить альбом.

    Разберем, как выглядит книга учета движения трудовых книжек (образец заполнения) по столбцам:

    • в 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т. д.);
    • 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книжки (число, месяц, год цифрами). Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата;
    • в 5-й столбец заносят Ф.И.О. работника;
    • в 6-ю графу вписывают серию и номер книжки, которые содержатся на каждой, начиная с 1974 года. Если она старая, выпущенная до 1974-го, без номера, в графе ставят прочерк. На образцах 1974–2003 годов серия обозначается буквами АТ, с 2004 года используется сокращение ТК. Номер состоит из 7 цифр;
    • 7-й столбец содержит название должности, специальности или профессии в том виде, в каком она указана в приказе. Туда же вписывают категорию или разряд, если нужно;
    • в 9-й графе пишут номер приказа, на основании которого работник принят на должность;
    • 10-й столбец предназначен для подписи ответственного лица — кадрового работника, которому документ передан на хранение;
    • 11-я графа нужна для случаев, когда книжка или (и) вкладыш к ней заводятся в организации. Тогда там проставляется сумма в рублях, которую сотрудник заплатил за документ. Если трудовая уже имелась на руках у работника, в графу ставят прочерк;
    • 12-й столбец — для сведений, заполняемых при увольнении работника. В нем стоит дата выдачи трудовой;
    • в 13-й графе работник расписывается, подтверждая получение документа. Это тоже происходит после увольнения.

    Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой. Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника. В 13-м столбце пишем номер уведомления.

    Как оформляется книга учета — опломбирование и шнуровка

    Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней может длиться годы и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет. Такая обложка — не обязательное требование к оформлению. Однако ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Рассмотрим эти правила.

    Обязательные требования к оформлению:

    • страницы нумеруются заранее, до начала использования;
    • книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
    • заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.

    При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы. Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером. При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто». Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы. Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно.

    Исправление ошибок

    Так как журнал заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

    Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

    Хранение учетной книги

    Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется. После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново. Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу. Ведь в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт. И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

    Ответственность за отсутствие или неправильное ведение книги учета

    Если фирма или предприниматель не ведет книгу учета движения, или документ оформлен с нарушением установленных правил, им грозит административная ответственность. Штраф по статье 5.27 КоАП от 500 до 5000 рублей для должностных лиц, и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.


    Книга учета трудовых книжек (образец)

    Cкачать образец

    Имея перед глазами образец, где указаны все графы (13 по общепринятой форме) заполняемого журнала, лица, ответственные документировать прием на работу и увольнение сотрудников, смогут без труда переносить сведения из персональных книжек в нужные ячейки бланка.

    Книга учета движения трудовых книжек (журнал) - образец заполнения, скачать

    Для учета движения документации при оформлении этого журнала – грамотно подпишите книгу, не забыв заполнить информацию для титульного листа. Указывается название предприятия и документ, где на титульной страничке принято заполнять даты (начало и окончание в оформлении книги).

     1  номера по порядку (№ п/п)
     2, 3, 4  даты (указав число, месяц, год) поступления на работу (заполнение документа)
     5  ФИО владельца оформляемого документа, что берется на хранение под роспись
     6  реквизитов книжки/вкладыша (серии, номера)
     7  специальности, должности, профессии устроившегося на работу
     8  наименования организации, с уточнением подразделения, куда поступил человек
     9  приказа с датой и № распорядительного документа
     10  расписки ответственного, оформившего (принявшего) оригинал
     11  полученной суммы (руб.) за оформление формы или вкладыши
     12  даты выдачи на руки оригинала после прекращения трудовых отношений (договора)
     13  расписки от владельца документа о получении оригинала трудовой

    Как пронумеровать

    Придерживаясь установленного порядка для оформления бланка, лица ответственные за журнал по движению трудовых книжек, обязаны правильно пронумеровать подшивку. Документ предполагает сквозную нумерацию страниц, обязательно прошивается. Номеровать допустимо как страницы, так и отдельные листы.

    Кто подписывает

    Рассматриваемая форма книги заполняется ответственным лицом и на задней обложке журнала содержит стандартные сведения. В них входят:

    • название отчетного журнала;
    • общее количество листов (или страниц);
    • дата начала ведения реестра;
    • подпись с указанием должности лица заверяющего и его ФИО.

    Вкладыши: что это такое?

    Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

    • облачить журнал в жесткий переплет;
    • пронумеровать по возрастающей;
    • прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

    Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

    Cкачать образец

    Вкладыш – это продолжение ТК, в которой заполнены все листы и разделы. Имеет стандартную форму, но меньший размер: 9 разворотов для фиксации сведений о месте работы, 8 – для награждений. Регистрация вкладышей – бланков строгой отчётности – осуществляется точно так же в реестре, но, кроме того, в ТК ставится ещё и штамп о выдаче такого бланка.

    Если работник пришёл на предприятие с уже существующим вкладышем, то последний не подлежит регистрации, учётная запись производится только в случае выдачи нового формуляра.

    Книга учета движения трудовых книжек (журнал) - образец заполнения, скачать

    Перед тем, как будут внесены первые регистрационные записи в журнал учета движения трудовых книжек, она должна быть оформлена должным образом. Последовательность действий следующая:

    • прошивка. Все листы реестра прошиваются вместе с обложкой суровыми нитками. Кончики пошивки выводятся на тыльную сторону обложки;
    • наклейка бумажной ленты поверх концов шнуровки;
    • пломбирование. Сургучная пломба ставится поверх бумажной ленты, прихватывая кончики прошивки и обложку. Пломба (см. ГОСТ 31282-2004) имеет номер, который фиксируется на титульной странице. Нарушение пломбы свидетельствует о незаконном использовании реестра;
    • нумерование страниц. Страницы нумерует ответственное лицо. Количество страниц записывается на титульной странице;
    • оформление титульного листа происходит после того, как были завершены все вышеозначенные операции. На ней прописывается количество пронумерованных страниц в журнале, фиксируется номер пломбы, ставится заверительная подпись руководителя организации и дата начала использования реестра. Без указания всех данных журнал считается недействительным.

    Приходно-расходная книга

    Подобного рода реестр ведётся для учёта приобретения бланков и формуляров, т. е. новых ТК и вкладышей, которые были получены от производителей или распространителей, и выдачи их сотрудникам.

    Главное назначение приходно-расходного журнала – контроль затрат предприятия на подобного рода продукцию. Приобрести можно там, где распространяется продукция ФГУП «Гознак». Журнал считается действительным, если имеет полный комплект водяных знаков.

    Ответственность за внесение записей несёт лицо, определённое руководителем. Реестр должен быть прошит, по месту прошивки на тыльной странице наклеивается лист бумаги, на котором находится заверительная надпись и подпись ответственного лица, как правило, руководителя предприятия.

    Шнуровка пломбируется, и номер с отпечатка заносится на титульную страницу книги. Хранится реестр в сейфе, к которому ограничен доступ третьих лиц.

    К работе с приходно-расходным журналом имеет допуск ответственное лицо, которое регулярно регистрирует движения формуляров по приходу и по выдаче. Если формуляр был выдан на руки, то в журнале должна присутствовать подпись лица, получившего его. Ответственный ежемесячно отчитывается о расходах средств и остатках в наличии неиспользованных бланков.

    Книга учета движения трудовых книжек (журнал) - образец заполнения, скачать

    Неправильно заполненные или испорченные формуляры подлежат изъятию с составлением акта об уничтожении. Исправления в реестре должны сопровождаться письменными комментариями ответственного лица.

    Административные взыскания в виде штрафных санкций накладываются на предприятие, если приходно-расходный реестр не заведён, а также если были нарушены правила внесения записей в реестр.

    Как правильно вести?

    Чтобы все сведения книги сохранились, имели статус 100% достоверности, важно заверение поручить руководителю фирмы. Ни его зам., ни сотрудники, ответственные за делопроизводство, не вправе расписаться на обороте этого реестра.

    Скрепление ниток в прошивке с заверительной записью должно подкрепляться пломбой (иметь сургучную печать). Недопустимо применять в виде аналога пломбы из бумажных фрагментов или наклейку. В Правилах о ведении и хранении трудовых (4 абз., п. 41) допустимо использовать только опломбирование сургучом.

    Кто назначает ответственное лицо?

    Уполномоченное лицо, несущее ответственность за ведение регистрации в книге учёта движения ТК, назначается руководителем предприятия. Издаётся приказ, где называется имя ответственного, указывается дата, с которой полномочия становятся действительными.

    Как только уполномоченный принимает на себя такие обязанности, никто кроме него и руководителя более не имеет доступ к журналу учета трудовых книжек, который носит статус документа строгой отчётности.

    Как правило, таким уполномоченным становится тот человек, который работает с ТК, т. е. работник отдела кадров или HR-департамента. В скромного размера организациях с этой обязанностью справляется бухгалтер или секретарь.

    Информация в книгу учёта вносится регулярно, аккуратно. Исправления комментируются ответственным лицом.

    В случае смены ответственного лица составляется акт, где фиксируется количество ТК действительно работающих сотрудников, непереданные и невостребованные книжки тех, кто уволился и остаток чистых формуляров.

    Если в журнале допущена ошибка

    Так как журнал заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление.

    Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

    Книга учета движения трудовых книжек (журнал) - образец заполнения, скачать

    Учитывая наличие человеческого фактора, сложно полностью застраховаться от ошибок. Несмотря на то, что Правила прописывают заполнять журнал без помарок и ошибок, предусмотрено, что ошибки всё равно могут быть допущены.

    Ни в коем случае нельзя допускать исправления ошибок.

    Журнал – документ строжайшего учёта и контроля, исправления в котором аналогичны подделке документов. Некомпетентный работник, внёсший непосредственное исправление в Книгу учёта может значительно пострадать от своей недальновидности.

    Наличие пломб, печатей и нумерации листов обозначает, что никакое неправомерное вторжение в записи производиться не может. Не являются исключением и неправомерные исправления.

    При допущении ошибки нельзя:

    • пользоваться штрихом;
    • ластиком;
    • зачёркивать букву или номер и исправлять их в тексте.

    Однако в нормативных документах, в том числе – в Трудовом кодексе или Правилах (№ 225) не указываются способы исправления ошибок, которые допускаются законодательно.

    Поэтому будет не лишним издать приказ или другой нормативный акт локального происхождения, который позволит кадровику исправлять ошибки по стандарту, установленному для конкретного журнала учёта.

    Можно составить памятку исправления ошибок, которой пользуются некоторые кадровики, понимая, что кадровый работник или лицо, уполномоченное за ведение журнала, может перемениться и начать исправление ошибок по собственному усмотрению. Желательно этого избегать, как собственно – стремиться избегать допуска ошибок в принципе.

    Существует два правомочных варианта, которые предусматривают возможность исправления ошибок в документах, если иное не предусмотрено специальными инструкциями.

    Оба из них можно использовать при работе с Книгой учёта:

    1. Неверная запись полностью зачёркивается одной линией полностью, рядом делается надлежащая запись и делается приписка: «исправленному верить». Обязательно проставляется должность лица, исправившего ошибку, с указанием фамилии и инициалов.
    2. Следом за неверной записью или опиской, следует внести: «запись за номером (указать) считать недействительной» или «запись в колонке (указать) считать недействительной». После этого необходимо внести верную запись.

    По правовому статусу оба способа равнозначны. Однако для ведения одного журнала желательно избрать определённый способ исправления ошибок, утвердить его локальными инструкциями по ведению журнала и использовать законно.

    При внесении отметок в журнал допускаются ошибки, устраняются они путём проставления пометки «запись недействительна» в той графе, где была есть ошибка, а в следующей строке ставится правильная запись.

    Книга учета движения трудовых книжек (журнал) - образец заполнения, скачать

    Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

    • перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
    • оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

    Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

    • на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
    • полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

    Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

    Когда возникают ситуации – если требуется исправить определенную запись или неверно занесенные сведения, выявленное несоответствие аккуратно зачеркивается. Затем делают запись с корректной формулировкой, указывая все исправления. Сообщают на внутренней части обложки, придерживаясь аналогии по внесению изменений в трудовой.

    Если требуется корректировать ошибку, конкретизируется каждая неверная запись с порядковым номером, ставятся дата и роспись, что заносятся в журнал ответственным лицом.

    Все исправления выявленных ошибок и несоответствий проводятся без нарушения требований действующего законодательства РФ. Недопустимо нарушать правила при ведении этого реестра.

    Форма книги

    Форма реестра учёта имеет стандартный вид, который соответствует утверждённому Правительством РФ. Если на предприятии прежде записи осуществлялись в книгу, не соответствующей требованиям, то она должна быть закрыта. Существует прописанная процедура прекращения ведения записей в таком реестре.

    Заключается она во внесении итоговой записи, в которой указывается причина закрытия, количество внесённых в реестр записей и зарегистрированных ТК и вкладышей с указанием даты закрытия и подписью уполномоченного лица. В последующем журнал передаётся в архив, где продолжает храниться. Пользоваться реестром разрешено, но запрещено вносить и корректировать какие-либо записи.

    Форма действующего в настоящее время журнала учета была утверждена соответствующим Постановлением Мин. труда и Соц. развития № 69 от 10.10.2003 г. До этого действовал образец 1974 года. До сих пор нет никаких препятствий в использовании старого образца, хотя постановление вступило в силу. Допустимо продолжать ведение регистрации в книге старого образца до её окончания.

    Регистрация трудовых книжек, а также вкладышей, ведётся в одном журнале до его окончания, а не до истечения календарного года.

    При переходе к новому журналу установленного образца записи осуществляются под порядковым номером, следующим за тем, которым закончилась предыдущая книга.

    В журнале установленной формы содержатся дополнительные справочные материалы в помощь сотруднику, осуществляющему ведение реестра. Это правила, постановления Правительства РФ, приложения, примеры заполнения бланков, формуляров, отчётов, заявок и актов, а также подробная инструкция по внесению записей в журнал.

    Ответственность за отсутствие

    Для руководителя важно постоянно вести этот документ, который хранится у того, кто за реестр ответствен. Каждая запись должна производиться в строгом соответствии с правилами ведения журнала.

    Книга учета движения трудовых книжек (журнал) - образец заполнения, скачать

    Чтобы вас не оштрафовали по несоответствиям КоАП РФ (ст.5.27), рекомендуется придерживаться общих правил в заполнении и ведении этого реестра.

    Минимальным штрафом для должностного лица за отсутствие этого реестра является 1 тыс. руб., а для компании сумма составит – 30 тыс. руб.

    Если фирма или предприниматель не ведет книгу учета движения, или документ оформлен с нарушением установленных правил, им грозит административная ответственность. Штраф по статье 5.27 КоАП от 500 до 5000 рублей для должностных лиц, и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.

    Как осуществляются записи?

    Тринадцать существующих на развороте журнала граф имеют строгое предназначение. Записи вносятся аккуратно шариковой ручкой ответственным лицом. Пробелов в колонках не должно быть: если отсутствует нужная информация, ставится прочерк.

    В первой колонке проставляется порядковый номер регистрируемого документа (ТК или нового выданного вкладыша).

    В три последующие графы вносится информация о дате принятия на работу, сдачи книжки (вкладыша) в ОК. Между указанными датами может пройти срок в пять, а то и семь дней.

    Это связано с тем, что уже существующие документы могут быть переданы в отдел кадров в течение пяти дней с момента занятия должности, а случае заведения новой трудовой – в течение 7 дней, которые нужны для её оформления. Сроки определены соответствующими статьями ТК РФ и положениями Правил ведения и хранения – статья 66 и пункт 8.

    Пятая колонка – место для внесения личной информации о владельце трудовой книжки.

    В шестой указываются номер и серия ТК, форма которых может отличаться в зависимости от года издания формуляра.

    Седьмая графа – указывается должность сотрудника или его функция на предприятии согласно штатному расписанию, а в восьмой – наименование подразделения (отдела, департамента, цеха и т. п.), где осуществляется трудовая деятельность. В девятой прописывается документ, давший основание для приёма на работу.

    Согласно Правил…, п. 45, десятая колонка – это место для личной подписи уполномоченного лица, принимающего ТК.

    11 графа – стоимость нового формуляра трудовой или вкладыша, оформляемого впервые. Если работником предоставлена была уже используемая книжка (вкладыш) или бланк был выдан безвозмездно, то в соответствующей графе ставится прочерк.

    12 и 13 — заполняются при увольнении: в первой ставится дата получения на руки ТК, во второй – личная подпись за книжку или вкладыш.

    Выдача на руки работникам

    В каждой организации придерживаются установленных норм в ведении журналов. Если рассматривать выдачу на руки сотрудникам этого реестра, то стоит отметить, что:

    • журнал для учета трудовых книжек попадает к увольняющемуся лицу при получении его трудовой;
    • если человек решил уволиться, то заполняют 12 и 13 графы книги, в которой ведется строгий учет трудовых;
    • графа 12 указывает точную дату возврата книжки уволившемуся с предприятия;
    • графа 13 имеет место для росписи непосредственно самого сотрудника – он, получая трудовую, расписывается в реестре, тем самым свидетельствуя отсутствие каких либо претензий к работодателю.

    Все тонкости в соблюдении алгоритма действий при приеме и увольнении сотрудников помогут не нарушить хронологию этого реестра, что очень важно при выдаче справок и другой оперативной информации. Ценно, когда в деле принимают участие опытные кадровики, знающие определенные нюансы в делопроизводстве.

    Соблюдая корректный формат в датах сделанных записей, ответственные лица за оформление и ведение журнала, смогут избежать штрафов и административных взысканий.

    Отражая идентификацию (ФИО) владельцев трудовых книжек, при заполнении журнала по учету и архивации оригиналов, недопустимо делать сокращения не только в фамилии хозяина книжки, но и просто ставить инициалы.

    Соблюдая несложные правила в регистрации поступающих и оформляемых документов, ответственные лица смогут быстро находить нужные сведения и отметки. Реестра требует внимательного заполнения всех 13 граф.

    Принимаемые на хранение работодателем оригиналы, оформляемые вкладыши должны проходить регистрацию в этом реестре под отдельными порядковыми номерами.

    Аккуратность ведения журнала позволит отразить реальность действий по перемещению трудовых и вкладышей каждого отдельно взятого сотрудника.  

    Полезное видео по теме

    Внимание!

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    2. Позвоните на горячую линию:

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Срок хранения

    Книга учета движения трудовых книжек (журнал) - образец заполнения, скачать

    Согласно положениям Росархива срок хранения журнала учёта ТК должен хранится в течение 50 лет в архиве предприятия. Перед передачей на хранение производится опись объекта.

    Ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним требует соблюдения инструкций. Оформление должно проходить согласно установленной процедуре, а записи должны вноситься корректно и аккуратно. Пробелов в графах журнала не должно быть.

    Реестр подлежит хранению в сейфе, к которому имеют доступ руководитель предприятия и ответственное за ведение реестра лицо. По окончанию журнала, он передаётся на хранение в архивный отдел предприятия.

    Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется. После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново.

    Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу. Ведь в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт. И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

    Поделиться:
    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

    ×
    Рекомендуем посмотреть
    Adblock detector