Нюансы заявления на возмещение командировочных расходов и образец написания. Образец заявления на возмещение командировочных расходов Заявление на оплату командировочных расходов образец

Как выглядит образец служебной записки на возмещение расходов

В ходе деятельности организации может возникнуть потребность направить сотрудника в служебную командировку.

Очевидно, что работник, направленный в командировку, понесет расходы, связанные с поездкой. В соответствии с трудовым законодательством такие затраты работнику должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
  • иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Конкретный порядок возмещения расходов, в том числе, размер компенсации произведенных работником затрат организации могут устанавливать самостоятельно.

Причем размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках. Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным.

Заявление на командировочные расходы — образец его вы сможете найти в нашей статье — необходимо для осуществления выплат сотруднику, который осуществил командировочные траты за свой счет.

Рассмотрим, как оно оформляется. Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.

Максимальных сроков выплат по подобному документу нет.

ВАЖНО! Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются в УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а в ОСНО — на дату утверждения заявления (подп.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

Начальник самостоятельно определяет целесообразность подхода, опираясь на следующий спектр факторов:

  1. необходимость установления комфортных условий отдыха сотруднику.
  2. характер и особенности поставленных задач,
  3. дальность преодолеваемого расстояния,
  4. условия работы используемых транспортных средств,

Государственные нормы не определяют фиксированный размер суточных выплат. Допускается его расчет при помощи местных нормативных установок, если это не противоречит Трудовому Кодексу Российской Федерации и прочим законам.

Допускается выдача компенсационных выплат следующими способами:

  1. безналичные переводы на банковские счета сотрудников.
  2. наличные деньги из кассы предприятия,

Порядок начисления выплат фиксируется локальным актом. Заявление на возмещение командировочных расходов оформляется лично вернувшимся сотрудником.

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Очевидно что работник, направленный в командировку, понесет расходы, связанные с поездкой.

В соответствии с трудовым законодательством такие затраты работнику должны быть компенсированы.

В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд,
  • расходы по найму жилья,
  • суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства,
  • иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Но другие также требуют и общественное распоряжение по компании о порядке компенсации затрат.

И к тому он поможет избежать неприятных случаев. Например, когда сотрудник может купить товар, в каком компания не нуждается. Почти на всех судебных заседания при рассмотрении дела стороны несут некоторые расходы.

Причинение затраты начинаются с того что нужно уплатить государственный налог.

Полная сумма судовых затрат часто стает явной, только после окончания анализа дела, через это заявление о взимании судебных расходов нужно подавать именно в этот период часу.

Конкретный порядок возмещения расходов, в том числе, размер компенсации произведенных работником затрат организации могут устанавливать самостоятельно. Причем размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках.

В ходе деятельности организации может возникнуть потребность направить сотрудника в служебную командировку.

В частности, нужно возместить (ст.https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Конкретный порядок возмещения расходов, в том числе, размер компенсации произведенных работником затрат организации могут устанавливать самостоятельно.

Он регулирует объем возмещения командировочных расходов различным категориям сотрудников.

С помощью нововведения размер выплат будет варьироваться.

Федеральные законы регламентируют порядок и суммы компенсаций следующим категориям граждан:

  • Работники государственных учреждений Российской Федерации.
  • Работники федеральных государственных структур;
  • Сотрудники правительственных внебюджетных фондов;

В 2005 году были приняты постановления, регулирующие выплату командировочных. Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления и субъектов Российской Федерации определяют порядок начисления и суммы компенсаций сотрудникам следующих структур:

  • Муниципальные учреждения;
  • Территориальные отделения внебюджетных медицинских фондов;
  • Местные управляющие органы.
  • Правительственные учреждения субъектов;
  • Органы субъектов России;

Должностная записка пишется на основе образца, ратифицированного внутренним распоряжением организации.

Нюансы заявления на возмещение командировочных расходов и образец написания. Образец заявления на возмещение командировочных расходов Заявление на оплату командировочных расходов образец

В общественном соглашении указывается последовательность и величина компенсации затрат. Например, приказ работодателя о свойствах возмещения расходов через командировку. Когда начальник отправляет сотрудника в командировку , то в этом случаи он обязан компенсировать такие расходы: Бухгалтер точно обязан учитывать выплаты возмещенных сумм.

Потому что это может повергнуть к такой ситуации с контролирующими управлениями и к потерям в материальном деле компании. Распоряжение о компенсации затрат оформляется после того как закончится служебная командировка, когда были зарегистрированные случаи, когда работник израсходовал финансы по верх выданного аванса.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

В служебную записку обязанные входить такие бумаги: Фамилия, имя, отчество сотрудника.

Заявление на командировочные расходы — образец его вы сможете найти в нашей статье — необходимо для осуществления выплат сотруднику, который осуществил командировочные траты за свой счет.

Рассмотрим, как оно оформляется. Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.

Максимальных сроков выплат по подобному документу нет.

ВАЖНО! Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются в УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а в ОСНО — на дату утверждения заявления (подп.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

Начальник самостоятельно определяет целесообразность подхода, опираясь на следующий спектр факторов:

  1. необходимость установления комфортных условий отдыха сотруднику.
  2. характер и особенности поставленных задач;
  3. дальность преодолеваемого расстояния;
  4. условия работы используемых транспортных средств;

Государственные нормы не определяют фиксированный размер суточных выплат. Допускается его расчет при помощи местных нормативных установок, если это не противоречит Трудовому Кодексу Российской Федерации и прочим законам.

Допускается выдача компенсационных выплат следующими способами:

  1. безналичные переводы на банковские счета сотрудников.
  2. наличные деньги из кассы предприятия;

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Порядок начисления выплат фиксируется локальным актом. Заявление на возмещение командировочных расходов оформляется лично вернувшимся сотрудником.

В ходе деятельности организации может возникнуть потребность направить сотрудника в служебную командировку.

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Очевидно что работник, направленный в командировку, понесет расходы, связанные с поездкой.

В соответствии с трудовым законодательством такие затраты работнику должны быть компенсированы.

Конкретный порядок возмещения расходов, в том числе, размер компенсации произведенных работником затрат организации могут устанавливать самостоятельно.

Но другие также требуют и общественное распоряжение по компании о порядке компенсации затрат.

В такой ситуации в целях безопасности нужно иметь такое распоряжение.

И к тому он поможет избежать неприятных случаев. Например, когда сотрудник может купить товар, в каком компания не нуждается. Почти на всех судебных заседания при рассмотрении дела стороны несут некоторые расходы.

Нюансы заявления на возмещение командировочных расходов и образец написания. Образец заявления на возмещение командировочных расходов Заявление на оплату командировочных расходов образец

Причинение затраты начинаются с того что нужно уплатить государственный налог.

Полная сумма судовых затрат часто стает явной, только после окончания анализа дела, через это заявление о взимании судебных расходов нужно подавать именно в этот период часу.

По возвращении из поездки сотрудник обязан написать заявление, в котором просит компенсировать ему затраты, которые имели место быть в период пребывания в командировке. Если работника потратил определенное количество выданных авансом денег на свои нужды, он излагает просьбу об удержании средств из своей зарплаты.

  • Наименование предприятия, Ф.И.О. руководителя и командированного лица с указанием должностей.
  • Номер и дата приказа о направлении в деловую поездку.
  • Цель командировки.
  • Перечень затрат, которые требуется возместить.
  • Перечень приложений в виде подтверждающих осуществление затрат документов.
  • Дата и подпись командированного сотрудника.

Возмещение расходов по командировке

Отдельные категории сотрудников не могут быть направлены в командировку, пока не дадут свое письменное согласие на поездку. Если же поехать в служебную командировку они не могут, то принуждать таких работников к написанию заявления нельзя. К таким подчиненным относятся:

  • сотрудники, вынужденные по завершении трудового дня по основному месту работы ухаживать за тяжело больными членами семьи или престарелыми родителями;
  • одинокие родители, воспитывающие детей в возрасте младше 5 лет;
  • работники, на содержании которых имеются дети с инвалидностью;
  • сотрудницы, воспитывающие ребенка младше 3 лет.

Такие работники должны написать заявление с указанием ФИО руководителя, направляющего их в служебную поездку, полное наименование компании и суть обращения – согласие на оформление командировочной поездки при осведомленности о возможности отказа от нее без риска быть уволенным.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Перейдите по ссылке, чтобы открыть ⇒ Образец заявления сотрудника на командировку для особых категорий работников 2019.

Закон также запрещает работодателям в принципе оформлять командировку некоторым другим категориям сотрудников – даже если они согласны на поездку, направить их по служебным делам нельзя. К таковым относятся:

  • сотрудники, не достигшие возраста 18 лет (за некоторыми исключениями, о которых говорится в ст. 268 ТК РФ – в отдельных случаях подросток не младше 16 лет может быть направлен в поездку);
  • беременные сотрудницы;
  • сотрудники, с которыми был заключен договор гражданско-правового характера;
  • работники, подписавшие при приеме на работу ученический договор.

Эти подчиненные не пишут об отказе от поездки – им необходимо написать, что они знают о своем праве не соглашаться на командировку на основании статьи 259 ТК РФ.

Перейдите по ссылке, чтобы увидеть ⇒ Образец заявления об отказе от командировке для сотрудников, которые не могут быть направлены в поездку по ТК РФ

Если сотрудник не относится к упомянутым выше группам подчиненных, то заявление на командировку им писать вообще не нужно – работодатель имеет право направить их в поездку и без их согласия. Но работники составляют другой документ – на выдачу им денег под отчет. Сюда относятся выплаты для возмещения затрат на покупку билетов, на оплату проживания и прочие нужды.

Помимо перечисленных выше случаев, так называемое заявление на командировку требуется в следующих ситуациях:

  • если сотрудник допустил прогул в период служебной поездки;
  • если работник вернулся из командировки раньше, чем предполагалось;
  • если из заработной платы подчиненного необходимо вычесть деньги в счет неверно потраченных в период поездки средств из выданного командировочного аванса.

Если требуется написание такого заявления, в его тексте необходимо упомянуть о следующих моментах:

  1. Кому адресовано заявление работника – как правило, документ пишется на имя непосредственного руководителя, директора подразделения, заместителя директора, генерального директора, главного бухгалтера и пр. Также необходимо уточнить наименование компании, в которой трудится работник.
  2. От чьего имени составлено заявление – нужно только указать личные данные сотрудника, должность.
  3. Наименование бумаги, цель ее написания.
  4. Текст заявления должен содержать следующие сведения: сотрудник просит о том, чтобы было учтено некоторое количество дней, в течение которых он будет пребывать в служебной поездке.
  5. Затем следует просьба – выплатить работнику суточные.
  6. Далее указывается основание для выплаты – приложенные к заявлению проездные документы, посадочные талоны, авансовый отчет и служебная записка от начальника, прочие бумаги.
  7. В конце указывается дата написания заявления и должность составителя, ставится подпись с расшифровкой.

Нюансы заявления на возмещение командировочных расходов и образец написания. Образец заявления на возмещение командировочных расходов Заявление на оплату командировочных расходов образец

Перейдите по ссылке, чтобы открыть ⇒ Образец заявления сотрудника на командировку.

Ответ: За день отбытия следует принять день отправления поезда или вылета самолета. То есть первый день поездки должен совпадать с днем отправления транспорта, указанным в билете.

Вопрос №2: Какой день принять за дату прибытия работника из командировочной поездки?

Ответ: Многие ошибочно указывают в качестве для прибытия дату, на которую сотрудник появился по основному месту работы, вернувшись из поездки. Но следует указывать день прибытия транспортного средства, на котором вернулся работник.

Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы. Образец заявления о возмещении командировочных расходов, актуальный на 2018 год, поможет сэкономить время на его составление.

Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Дело в том, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются (подробнее об этом см., «Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является»).

Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы. Образец заявления о возмещении командировочных расходов, подготовленный нашими специалистами, поможет сэкономить время на его составление.

Согласно ТК РФ, ст.166, командировкой признается служебная поездка, в которую направляется сотрудник. Перед ним ставиться определенная цель и срок для ее исполнения.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Это быстро и БЕСПЛАТНО
!

Для сотрудников, чья основная работа носит разъездной характер, подобные поездки не признаются командировками.

Все служебные командировки регламентируются Положением №749 «О направлении в командировку» от 13 октября 2008г.

Нюансы заявления на возмещение командировочных расходов и образец написания. Образец заявления на возмещение командировочных расходов Заявление на оплату командировочных расходов образец

Командировочные расходы могут быть компенсированы только для официально трудоустроенных сотрудников. Соответственно должен быть оформлен , выдано командировочное удостоверение и .

В некоторых случаях необходимо от сотрудника заявление на командировку.

Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы. Образец заявления о возмещении командировочных расходов, актуальный на 2019 год, поможет сэкономить время на его составление.

Само заявление на командировку необходимо написать, если руководитель хочет получить от сотрудника письменное согласие. В общем порядке получать согласие нет необходимости. Однако в законе установлен ряд лиц, в отношении которых получение согласия является обязательным.

  • Сотрудники с детьми-инвалидами на иждивении в возрасте до 3-х лет;
  • Сотрудники с родителями (либо иными родственниками) на иждивении;
  • Отцы-одиночки и матери-одиночки, детям которых еще нет пяти лет.

Отдельно существует перечень категорий, которых нельзя в принципе отправлять в служебные поездки. Если же лицо все-таки входит в вышеуказанный список, то от него следует получить заявление, которое нужно написать в свободной форме
. Главное – получить письменное подтверждение с фактом его отправления в служебную поездку.

Любая форма заявления на командировку является свободной. Унифицированная форма существует лишь для приказа по служебной поездке.
Все документы-обращения от работников в этом отношении принимаются в виде, который предлагается кадровыми сотрудниками.

В кадровой службе должны представить образец.
Иногда используются специальные фирменные бланки, где уже указано наименование предприятия, а в шапке – адресат (т.е. директор). В тексте необходимо привести информацию по конкретному факту:
о выдаче денег, о согласии отправиться в служебную поездку, о возврате ранее срока по непредвиденным обстоятельствам и т.д. Кстати, о том, как оформляется служебное задание на командировку в 2018 году (образец прилагается), написано .

Наиболее важным является заявление на возмещение расходов по командировке.
Оно подается заранее и в нем сотрудник просит о выдаче денег под отчет.

Еще одним видом документа является выражение согласия работника с тем, что его направляют в служебную поездку.
Его следует написать в ответ на уведомление от работодателя о планировании оформления данной процедуры. Кроме выраженного согласия, в него записывается, что нет никаких противопоказаний медицинского характера. Также работник упоминает, что знает о праве отказа по 259 статье ТК РФ
.

На любом предприятии перед отправлением сотрудника в поездку от него требуют написать заявление о выдаче денег под отчет на командировку. Оно нужно не столько для выдачи денежных средств, а столько для того, чтобы получить письменное подтверждение последующего предоставления всех отчетных документов.

Официально направляется оно руководителю предприятия, но рассматривается обращение, прежде всего, бухгалтерскими службами. Как правило, в таких документах есть место для отметки о том, что за человеком не числятся долги по предыдущим служебным поездкам.

В данном бланке есть ссылка на приказ, который является основанием для отправления работника в служебную поездку. В обращении сотрудник просит выдать средства под отчет.
В нем же он указывает, что обязуется все отчетные документы предоставить в течение того количества дней, о которым они предварительно договорятся с работодателем. В тексте есть отметка об ознакомлении со всеми правилами.

Операция

Дебет

Кредит

Аванс на командировочные расходы выдан из кассы учреждения

Суточные

Билеты, проживание в гостинице

0 208 12 560

0 208 26 560

0 201 34 610

Аванс перечислен на банковскую зарплатную карту

0 208 12 560

0 208 26 560

0 201 11 610

Утвержден авансовый отчет

Суточные

Билеты, проживание, иное

0 401 20 212

0 109 ХХ 212

0 401 20 226

0 109 ХХ 226

0 208 12 660

0 208 26 660

Возвращены излишки по суточным в кассу учреждения

0 201 34 610

0 208 12 660

Перечислена сумма перерасхода по командировочным расходам за проезд и проживание

0 208 26 560

0 201 34 610

  • приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
  • программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
  • смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
  • отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
  • акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
  • платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

Что относится к расходам на командировку

Для выполнения различного рода производственных задач в некоторых случаях работнику или работникам организации необходимо покинуть свое определенное трудовым договором и должностной инструкцией место и уехать в другой населенный пункт. В таком случае говорят о служебной поездке или командировке.

Командировка позволяет решить самые разнообразные задачи:

  • провести обучение или повышение квалификации сотрудника/сотрудников организации;
  • поучаствовать в заседании, конгрессе, конференции;
  • провести аудит филиала или иного удаленного структурного подразделения;
  • транспортировать товарно-материальные ценности, пассажиров, груз и т.п.

Если режим работы сотрудника предполагает постоянное перемещение между населенными пунктами, например, работа водителя-экспедитора, то такая поездка не будет считаться командировкой.

За сотрудником, направленным в командировку, сохраняется его рабочее место и средний заработок. Кроме того, командировочные расходы подлежат возмещению в порядке, установленном ст. 166 Трудового кодекса РФ.

В организациях, как правило, разрабатывается нормативный локальный акт (Положение о служебных поездках), который также регламентирует порядок направления работника в командировку, необходимость оформления тех или иных документов, а также порядок возмещения расходов.

Направление работника в командировку всегда предполагает какую-то цель. Факт невыполнения цели предполагает неисполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей и в некоторых случаях может стать причиной применения к работнику дисциплинарных мер.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.

Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.

Об оплате однодневных поездок прочитайте в материале «Как оплачивается командировка на один день?».

ВАЖНО! Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются в УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а в ОСНО — на дату утверждения заявления (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Возмещение расходов сотруднику без выдачиподотчет хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним их с теми, когда в подотчет деньги выдавались.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Начнем с того, что в организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Нюансы заявления на возмещение командировочных расходов и образец написания. Образец заявления на возмещение командировочных расходов Заявление на оплату командировочных расходов образец

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье«Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

  • социальные выплаты и зарплата;
  • выплата страховых возмещений;
  • на личные нужды ИП;
  • оплата товаров, работ, услуг;
  • выдача денег под отчет;
  • выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
  • выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки.

Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.

Документы для подтверждения представительских расходов

Теперь в фонд надо подать:

  • заявление;
  • справку-расчет (ранее надо было прикладывать расчет 4-ФСС);
  • копии документов для обоснования выплаты пособий, например больничных листов.

Эти документы перечислены в приказе Минздравсоцразвития от 04.12.2009 № 951н.

Обязательных форм заявления и справки-расчета нет. Но в ФСС разработали рекомендуемые образцы (письмо от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029). Смотрите их ниже.

В заявлении о возмещении пособий надо указать наименование и адрес компании, регистрационный номер в ФСС и сумму, необходимую для компенсации выплаченных работникам пособий.

В справке-расчете для получения денег необходимо отразить:

  • долг компании по страховым взносам на начало и конец отчетного периода (или задолженность ФСС);
  • начисленные страховые взносы (в том числе за последние три месяца);
  • доначисленные страховые взносы;
  • расходы на социальное страхование, не принятые к зачету;
  • деньги, поступившие на счет компании от ФСС в возмещение расходов;
  • возвращенные или зачтенные излишне уплаченные взносы;
  • расходы на социальное страхование (в том числе за последние три месяца);
  • уплаченные взносы (в том числе за последние три месяца);
  • сумма списанной задолженности.

Описание расходов для получения денег похоже на бывшую таблицу 2 формы 4-ФСС. В этом документе надо расписать пособия по видам: больничные, декретные, детские и т.д.

Заявление сотрудника на возмещение личных расходов

Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:

  • материальные затраты;
  • амортизационные;
  • связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
  • прочие.

Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.

Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

  • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
  • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.

Проводка будет выглядеть так:

  • дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 24% от 1000 руб. – 240 руб. – отражение постоянного налогового обязательства.

В последний месяц 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 35 тыс. руб., значит, за год они составят 300 000 35 000 = 335 000 руб. В этот месяц представительских мероприятий не проводилось. Значит, сумма соответствующих расходов осталась неизменной – 13 000 руб. НК РФ позволяет учесть представительские расходы в размере 4% от 335 тыс. руб.

  • дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – сумма ранее начисленного налогового обязательства в 240 руб. сторнирована.

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на командировки следует отражать на соответствующем счете:

  • для отражения суточных — 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам», по КВР 112 и КОСГУ 212;
  • для отражения иных затрат — по субсчету 0 208 26 000, по КВР 112 и КОСГУ 226.

Новые положения действуют с 2019 года (Приказы Минфина № 132н и № 209н).

Однако если оплату жилья осуществляет сама организация, например между учреждением и гостиницей заключен договор на оказание услуг, то такие затраты отражают на счете 0 302 26 000. А если оплата гостиницы проводится по договору между организацией и гостиницей, но подотчетными деньгами через сотрудника, такие затраты отражаем на счете 0 208 26 000.

Аналогичный порядок предусмотрен и для покупки билетов. Так, к примеру, если работник сам купил билет на поезд (автобус, самолет), то командировочные расходы на транспорт отражаем на счете 0 208 26 000, по КВР 112. Если учреждение заключило договор с транспортной компанией и перечислило деньги за билет с расчетного счета, затраты отражайте на 0 302 22 000, используйте КВР 244. Но если по такому договору заплатил работник подотчетными деньгами, то отразите операцию на 0 208 22 000, КВР 244, КОСГУ 222.

1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных через сотрудника, до того, как организация компенсировала ему перерасход сумм, выданных под отчет на эту операцию Ответ на этот вопрос зависит от того, какой метод учета применяет организация при расчете налога на прибыль.

Пример компенсации сотруднику расходов сверх выданных ему под отчет сумм.

Организация применяет общую систему налогообложения. Налог на прибыль рассчитывает кассовым методом 26 марта руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой.

– учтен НДС по приобретенным канцтоварам; Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 458 руб. – предъявлен к вычету НДС, заплаченный поставщикам.

– 200 руб. – компенсированы сотруднику расходы сверх сумм, выданных ему под отчет.

Расходы на приобретение канцтоваров при расчете налога на прибыль в размере 2542 руб. бухгалтер «Альфы» учел в марте.

Нюансы заявления на возмещение командировочных расходов и образец написания. Образец заявления на возмещение командировочных расходов Заявление на оплату командировочных расходов образец

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

В этот же день купленные канцтовары переданы на хозяйственные нужды. 31 марта кассир организации выдал Ивановой 200 руб. (3000 руб. – 2800 руб.), которые сотрудница потратила сверх полученных под отчет денег.

– 2800 руб.

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ о возмещении расходов и убытков, понесенных вследствие поручения выполнения обязательства должника третьим лицам В соответствии со ст.

ст. 131, 132 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, взыскать с Ответчика в пользу Истца компенсацию понесенных необходимых расходов и убытков в сумме _____ (_______) рублей, в том числе сумму необходимых расходов в размере __________ (______________), сумму убытков в размере _______ (_______) рублей. 2 Цена иска по искам о взыскании денежных средств, согласно п.

1 ч. 1 ст. 91 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, определяется исходя из взыскиваемой денежной суммы. 3 Госпошлина при подаче искового заявления имущественного характера, подлежащего оценке, определяется в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 333.19 Налогового кодекса Российской Федерации.

В каких еще случаях требуется заявление на командировку

В современном мире, несмотря на появление электронной подписи и отходе от бумажных носителей, личное присутствие все также важно и нужно – например, заключение новых сделок, передача документации, контроль за строительством и т.д.

Специалист по кадрам должен точно знать, как составляется заявление на командировку (образец предоставить по запросу), кто должен его писать и в какой форме.

Обычно при направлении сотрудника в командировку его согласие не требуется.

образец заявления на командировочные расходы

По ТК РФ есть отдельные категории граждан, которые должны дать свое согласие.

В ТК РФ ст.259 и ст.264 указаны категории людей, которые требуют дополнительной защиты.

Список сотрудников, которых невозможно отправить в командировку без заявления от них:

  • сотрудники, которые имеют на иждивении детей инвалидов или детей до 3х лет;
  • сотрудники, которые имеют на иждивении родителей или других родственников;
  • сотрудники, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.

Также следует привести список сотрудников, которых запрещено отправлять в командировку:

  • сотрудники до 18 лет;
  • женщины беременные;
  • сотрудники, работающие по ученическому договору;
  • сотрудники, работающие по гражданско-правовому договору.

С сотрудников, которые не попадают в этот список, заявление на командировку не запрашивают.

Не следует путать заявление на командировку с заявлением на командировочные расходы.

К заявлениям на командировку условно относят все заявления, которые были составлены в ее период: возврат раньше срока, возврат из заработной платы не потраченных средств и т.д.

У бюджетников другие правила

Для организаций, финансируемых из бюджета, порядок возмещения расходов, в частности, затрат на оплату проживания в командировке, устанавливается специальными нормативно-правовыми актами.

Для федеральных органов государственной власти, внебюджетных фондов и федеральных учреждений порядок возмещения расходов на командировки устанавливается Правительством РФ. Для региональных органов государственной власти и учреждений порядок устанавливается органами исполнительной власти субъектов РФ.

Отметим, что бюджетные учреждения могут увеличивать эти суммы за счет экономии бюджетных средств, а также денег, полученных от предпринимательской деятельности (п. 1, п. 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729, письмо Минтруда России от 14.02.2013 №14-2-291).

Перед тем, как состоится служебная поездка, сотрудники кадровой службы должны оформить ее документально. Например, предварительно издается приказ от имени работодателя (а также служебная записка на командировку: образец 2018 года можно найти ).
Так как инициатива исходит от руководителя предприятия, то командировка должна быть оплачена за счет бюджета компании (в случае военных ситуация немного другая, равно как и в отношении оформления соответствующего рапорта).

https://www.youtube.com/watch?v=upload

В 168 статье ТК РФ закреплено право работников на получение денежных средств
, если они отправляются в служебную поездку. Точная сумма денег высчитывается, исходят из места назначения и других предполагаемых затрат. В любом случае работнику придется написать заявление, в котором он просит возмещения потенциальных командировочных расходов. Обычно это выдается на основании оформленного отчета о командировке .

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector