Трудовая книжка в электронном виде

Какие преимущества и недостатки имеет электронная трудовая книжка

Предполагается, что электронное оформление и ведение трудовых книжек упростит и ускорит кадровый документооборот и позволит не потерять сведения, важные для исчисления пенсии в будущем. Рассмотрим основные преимущества электронной трудовой книжки от бумажной ее версии:

  1. Исключается возможность порчи, подделки, утраты трудовой книжки.
  2. Хранение сведений о трудовой деятельности обеспечивается специализированной базой данных, надежно защищенной от несанкционированных проникновений.
  3. Сведения о трудовом стаже и другой информации будут за доли секунды передавать в Пенсионный Фонд России для формирования БД в электронном виде без привязки к физическому носителю. Работника предприятий больше не придется передавать в ПФР много документов для подтверждения стажа.
  4. Контролирующим органам станет доступна информация о совместительстве, награждениях и взысканиях на работе сотрудника.
  5. Работодатели смогут экономить время и средства на ведении трудовых книжек отделом кадров.
  6. Работник будет иметь возможность получения сведений из трудовой книжки в реальном времени.
  7. Доступ к информации о трудовой деятельности сотрудников смогут получить как сами работники, так и наниматели и государственные органы.

В Правительстве единогласно не одобрили идею с внедрением электронного документа – существуют сторонники и противники нововведения.

Аргументы “за” Аргументы “против”
Электронная книжка не будет удержана недобросовестным нанимателем после ухода с работы сотрудника;

кадровое делопроизводство будет существенно упрощено;

электронный документ не потеряется, сведения не будут утрачены;

бумажные книжки перестанут подделывать;

не придется исправлять случайно допущенные ошибки;

появится возможность совершенствования процесса ведения электронных документов.

Трудящиеся из отсталых регионов РФ не смогут пользоваться электронным документом из-за отсутствия доступа к интернету;

электронная система может быть повреждена вирусом;

может произойти сбой программного обеспечения;

придется переносить в базу данных слишком много сведений из бумажных книжек;

властям придется понести большие расходы на разработку базы данных, поддержку ее работы, защиту от взлома.

Электронный документооборот уже давно признан более эффективной системой учета первичных документов, чем обычный бумажный. Он не требует специальных помещений для хранения, обеспечивает быстрый доступ к любому документу, не покидая рабочее место. А если этот формат электронного документооборота еще и в выведен в формат электронной открытой базы, доступ к которой может получить любая организации при оформлении специального разрешения, то это упрощает передачу данных в разы. Поэтому можно выделить следующие преимущества электронных трудовых книг:

  • Хранение данных об опыте работы сотрудника и быстрый доступ к ней. Исключается возможность утери данных о предыдущем опыте работе, работодатель всегда может обратиться к электронной версии и внести необходимые данные о трудовых изменениях своего работника.
  • Данная система не обременит работодателя дополнительными обязанностями. Электронная база будет вестись на основе данных пенсионного фонда и сведения, которые работодатель передает в данный фонд дополняться незначительными пунктами.
  • Электронная система учета трудовой деятельности будет направлена на защиту персональных данных, и без ведома работника данные сведения о его опыте работы никто не сможет получить, кроме уполномоченных органов власти.
  • Также данная система упростит трудоустройство граждан, которые занимаются удаленной трудовой деятельности. Работодатель просто сможет передать се данные о его новом работника по номеру в пенсионный фонд, не требуя от работника предоставления трудовой книжки.

Внешний вид документа

Каждая организация, которая ведет документооборот, знает о существовании, как гласных, так и негласных правилах оформления документов. Они могут немного видоизменяться в рамках существующего законодательства и деловой этики. При этом общие принципы остаются неизменными для всех. Это же и касается правил заполнения и ведения трудовой книжки, так как данный документ является собственностью самого работника, а внесенные данные должны быть понятны всем без исключения и не вызывать вопросов:

  • Фамилия и инициалы работника должны полностью соответствовать паспортным данным или любому другому документу подтверждающему личность сотрудника. Некорректность даже в одной букве приведет к тому, что документ будет признан не действительным.
  • На первом листе должна стоять печать организации, которая завела данную книжку для своего нового работника и внесла все сведения о нем. Отсутствие печати также привести к признанию данного документа не действительным.
  • Каждая запись должна сопровождаться проставлением печати организации и подписи уполномоченного лица. При этом все записи должны вносить ручкой одного цвета (желательно не гелиевыми ручками).
  • Даты должны проставляться без ошибок, так как это может быть признано мошенничеством. Даты в трудовой книжке свидетельствуют о трудовом стаже работника, и умышленное искажение может аннулировать данный документ.
  • Все записи вносят в полном формате без каких-либо сокращений, каждая запись должна ссылаться на соответствующую статью в трудовом кодексе.

Система ведения электронного документооборота все больше и больше используется многими организациями. Это своеобразные бизнес процессы, которые во многом упрощают всю деятельность организации. Хотя стоит отметить, что такие системы обычно достаточно дорогостоящие при всех их преимуществах, поэтому прежде чем внедрят ту или иную систему необходимо оценить целесообразность таких нововведений:

  • Когда бумажный документооборот теряет свою эффективность: документы теряются, номера путаются, не доставляются адресату в положенные сроки и т.д. Руководители должны задуматься о начале внедрения элементарных вещей документооборота, передача данных через электронные почты с сохранением переписок на сервера, создание электронного архива с фильтрами на доступ (в зависимости от должностных обязанностей сотрудника и его правами доступа к разного рода документам).
  • Ускорение процесса передачи документов и производственных задач напрямую влияют на эффективность и прибыльность организации в целом. Скорость обработки входящей и исходящей информации для многих организаций очень важна, это один из показателей конкурентоспособности и умение быстро реагировать на всевозможные ситуации.
  • Необходимость создания более сложной системы бизнес процессов на основе электронного документооборота позволяет разработать пассивную систему оценки персонала на основе бизнес задач. Это дает доступ ко всей документации с рабочего места, позволяет устанавливать сроки выполнения и обработки входящей информации, удаленное отслеживание рабочего процесса руководителем и т.д. Но чем сложнее такие системы, тем они дороже, так как требуют разработки огромного количества возможных алгоритмов действия, которые должны обеспечивать целостность работы без выпадений и задержек. Поэтому для внедрения чаще всего привлекают сторонние организации, которые собирают все положения руководителей и обычных сотрудников и далее учитывает все это в единой системе.

Вместе с тем никаких проектов ведомственных или федеральных нормативных актов, регулирующих внедрение рассматриваемого документа либо устанавливающих его формат, органы власти пока нигде не опубликовали. Достоверно неизвестно, когда введут электронные трудовые книжки. Неясно и то, что может представлять собой электронная трудовая книжка как кадровый документ на практике.

1. Технологический механизм, позволяющий избежать применения традиционной трудовой книжки как бумажного кадрового документа и в то же время воспроизводящий ее основную функцию. А именно: юридическое заверение сведений о стаже и содержании работы гражданина, необходимых прежде всего для корректного исчисления его пенсии.

То есть в данном случае речь пойдет, скорее всего, об отмене бумажных трудкнижек и их замене электронными формами учета, с помощью которых работодатели и государственные органы смогут фиксировать известные им сведения о работниках и обмениваться такими сведениями.

2. Специальный электронный формат трудовой книжки наподобие электронного больничного или налоговой декларации.

Трудовая книжка в электронном виде

Он может подписываться с помощью ЭЦП и храниться на сертифицированных серверах — работодателя или правительственных структур.

Можно рассмотреть аргументы за и против применения электронных трудовых книжек. Они будут достаточно общими вне зависимости от конкретного формата таких документов.

Данный документ имеет стандартный вид, единый для всех. Внешне ТК может быть двух видов:

  • Размером 10х14 см – это свидетельствует о выпуске в 1977 году.
  • Размером 8,8х12,5 см, что говорит о новом образце 2003 года, утвержденный постановлением Правительства «О трудовых книжках».

Вследствие этого могут присутствовать цветовые различия: серые, темно-синие и темно-зеленые ТК.

Сведения о новом месте работы вносятся специалистом отдела кадров в соответствии с п.8 Постановления Минтруда России № 69 (см ссылку выше). Сотрудник лишь обязан предоставить необходимые и достоверные документы.

Следует отметить, что прием сотрудника на новую должность начинается не с оформления записи в его книжке о трудоустройстве, а с издания приказа о заключении трудового договора. Впоследствии номер данного приказа будет записан в ТК.

Содержание информации о работнике включает в себя:

  • ФИО.
  • Образование.
  • Дата рождения.
  • Специальность, присвоенная после окончания обучения.
  • Дата заполнения.
  • Подпись.

Как уже говорилось выше, оформление трудовой книжки производится специалистом в отделе кадров. Для этого необходимо предоставить перечень документов:

  • Паспорт сотрудника.
  • Документ о высшем или среднем образовании.

На основании данных документов заполняется титульный лист.

Образец заполнения титульного листа

Писать заявление на выдачу бланка книжки о трудоустройстве не требуется, ведь она оформляется по закону, а не по личной просьбе сотрудника. Исключением, когда потребуется заявление, является ситуация, когда прежний документ был утерян.

Список, указанный выше является исчерпывающим. Дополнительный перечень документов может быть дополнен в случае потери ТК при необходимости восстановления данных о прошлом месте работы.

Трудовая книжка в электронном виде – публичное обсуждение

Трудовая книжка – это кадровый документ, который в обязательном порядке оформляется каждому трудящемуся по первому месту официального трудоустройства, после чего передается в отдел кадров каждого из последующих работодателей. На сегодняшний день трудовые книжки оформляются на бумажных носителях. Правом на отказ от оформления работнику документа имеют работодатели, являющиеся физическими лицами, не зарегистрированными в налоговых органах в качестве индивидуальных предпринимателей (ст. 66 ТК РФ).

Трудовая книжка заводится для того, чтобы можно было правильно рассчитать пенсионное пособие по окончании трудовой деятельности, и чтобы дать возможность новым работодателям оценить трудовые достижения сотрудника на прошлых местах работы. В документе накапливаются сведения о трудовой деятельности, стаже, наградах, поощрениях работника.

Правительство РФ рассматривает возможность ведения учета информации о трудовой деятельности россиян в электронном виде с 2017 года. До конца октября 2018 года должна быть завершена разработка законопроекта о замене бумажной версии документа на электронную. Поскольку властям предстоит также провести информационно-разъяснительную работу по внедрению электронного кадрового документооборота среди нанимателей и работников, будет подготовлен дополнительный законопроект по данному вопросу. Правительству необходимо:

  • обеспечить техническую возможность ведения электронных трудовых книжек;
  • ввести электронный документооборот и разъяснить, как им пользоваться;
  • организовать электронный надзор работы отдела кадров предприятий.
★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг

Трудовая книжка в электронном виде уже тестируется

Электронные трудовые книжки - все за и против

С 23 марта 2018 года, согласно Приказу Минтруда РФ от 26.03.2018 № 194, проводится эксперимент по переводу документов и сведений о трудовой деятельности работников в электронный формат. В ходе проведения тестирования:

  • разрабатываются предложения по внесению изменений в законодательство РФ в отношении электронного кадрового учета;
  • решаются задачи ведения трудовых книжек в электронном виде;
  • выявляются проблемы и риски при ведении электронного кадрового документооборота;
  • оцениваются расходы и эффективность данного способа ведения кадрового документооборота.

Основной проблемой на данный момент является решения вопроса относительно порядка действий с электронными документами в случае непредвиденных ситуаций – отсутствия связи с Интернетом, сбои программного обеспечения.

Основные параметры

Проблема, с которой боятся столкнуться работодатели – поддельный документ о трудоустройстве. Так, на оригинальном документе присутствует отличительная черта – водяной знак на каждой странице.

  • У ТК старого образца – это змеевидный знак, который видно на просвет.
  • У ТК нового образца – сочетание букв «ТК», которые также видны на просвет.

Следующее отличие старого и нового образца в количестве страниц. В старой ТК их 40, а в новой – 46.

Образцы

Как правило, в ТК имеется и заполняется три раздела:

  • Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, место проживания – вся информация заполняется на титульном листе и подкрепляется печатью).
  • Данные о трудовой деятельности. В частности, прием на должность, а также перевод, увольнение и их причины. Каждая запись должна содержать наименование должности, предприятия и, обязательно, дату. Предоставленные сведения подтверждаются печатью организации и номером приказа.
  • Награды и достижения (отдельно фиксирует факт получения награды за какое-либо достижение на занимаемой должности, подкрепляется датой и номером приказа).

Каждая запись имеет свой порядковый номер. В случае если один из разделов полностью заполнен в основной трудовой книжке, то специалистом отдела кадров оформляется и вклеивается вкладыш.

Следует отметить особенность оформления дат: они прописываются исключительно арабскими цифрами. Правила написания:

  • Год – ХХХХ.
  • Месяц и день – ХХ.

В итоге получим, что у сотрудника, принятого на работу 1 марта 2017 года в трудовой книжке будет написано: 1.03.2017

Язык заполнения – официальный язык страны/республики.

Кроме того, в документе не должно быть никаких сокращений, каждое слово прописывается полностью, для точности понимания.

Сроки оформления трудовой книжки также следует знать:

  • По истечении 5 дней выполнения сотрудником своих непосредственных обязанностей, работодатель обязан внести в ТК соответствующие сведения.
  • Если работник впервые устроился на работу, работодателю даётся 7 дней на оформление трудовой книжки.

Срок действия самой трудовой книжки не ограничен. Всё время выполнения сотрудником своих должностных обязанностей ТК хранится у работодателя и выдается только после увольнения. Однако часто в государственные органы или банки требуется копия ТК для подтверждения трудовой активности гражданина. В данном случае действуют сроки действия:

  • Общий срок действительности копии ТК – 1 месяц.
  • Исключение составляет заверенная копия трудовой книжки для банка – сроки в данном случае ограничиваются двумя неделями.

На законодательном уровне также устанавливается минимальный возраст, когда возможно оформление трудовой книжки.

Принято считать, что официальное трудоустройство возможно только при достижение 18-летнего возраста. Но трудовым кодексом установлено, что подросток, достигший 14-летнего возраста, может устроиться на работу, а соответственно оформить трудовую книжку, но при следующих условиях:

  • письменное согласие одного из родителей.
  • работа не будет мешать учебе.

С 15 лет подросток может устроиться самостоятельно, без специального согласия родителей, однако на работу, которая признается легкой.

Уже с 16 лет гражданин вправе самостоятельно заключать трудовой договор и, вместе с ним, оформлять ТК.

Трудовая книжка в электронном виде – этапы перехода

1. Снижение рисков, связанных с возможной утерей трудкнижек.

Очевидно, все сведения о стаже и содержании работы граждан будут располагаться на электронных носителях, облачных или физических, на защищенных серверах. При необходимости любое заинтересованное лицо сможет получить доступ к таким сведениям через электронные трудовые книжки.

2. Избежание имеющих место сегодня расходов работодателей и работников на покупку бумажных бланков трудкнижек, организацию их учета и хранения.

Стоимость 1 бланка трудкнижки сейчас составляет порядка 200 руб. Для организации их хранения работодателю потребуется купить специальный сейф и обеспечить контроль доступа к нему. Время от времени требуется инвентаризация трудкнижек — процедура, которая отвлекает ответственных работников от других корпоративных дел, быть может, более важных для бизнеса.

3. Повышение эффективности работы кадровых служб за счет возможности оперативного заполнения (корректировки) электронных трудовых книжек на компьютере.

Заполнение обычной трудкнижки — довольно трудоемкая процедура, поскольку она должна производиться вручную. В бумажном документе нежелательны ошибки, так как их исправление также занимает время. В электронной трудовой книжке проблем с корректировками быть не должно.

Вместе с тем по каждому из обозначенных аргументов за введение электронных трудовых книжек можно привести и контраргументы.

В ходе обсуждения проекта Д. Медведев подчеркнул, что внедрение электронных трудовых книжек должно происходить поэтапно. Документы в электронном виде начнут подавать в Пенсионный фонд с 1 января 2020 года, до этого времени необходимо решить все организационно-правовые вопросы.

Для осуществления перехода на новые правила Минтруд предлагает работодателю перечень мер:

  • совместно с профсоюзной организацией подготовить, принять и изменить локальные нормативные акты;
  • изменить соглашения и коллективные договоры;
  • обеспечить техническую готовность к передаче сведений в электронном виде;
  • уведомить работников об изменении в трудовом законодательстве в письменной форме.

Кроме того, планируется проведение масштабной разъяснительной работы о предполагаемых изменениях в законодательстве совместно с общероссийскими объединениями профсоюзов и работодателей.

Внимание

С 1 января 2021 года для сотрудников, впервые поступивших на работу, ведение сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только в электронной форме.

По предварительной оценке, работодатели не понесут расходов, связанных с внедрением электронной трудовой книжки — в настоящее время кадровые документы во многих организациях ведутся в корпоративных информационных системах (1С, SAP ERP и др.). Наличие таких систем позволит автоматически формировать все необходимые данные для передачи в ПФР.

Правительство РФ планирует проведение поэтапного перехода на электронный кадровый документооборот:

  • Фазы и сроки по переводу на электронные трудовые книжки планируется определить к 1 октября 2018 года.
  • С 23 марта 2018 года будет проводиться эксперимент по переводу на электронную форму документов.
  • Работодатели получат возможность оформления и ведения одновременно бумажных и электронных трудовых книжек с начала 2019 года.
  • В течение 2019 года власти будут решать организационные и правовые вопросы, связанные с переходом на электронный документооборот, а также информировать сотрудников и работодателей.
  • Полный переход на электронный документооборот произойдет с 1 января 2020 года.
  • Действие законопроекта распространится на кадровый документооборот в целом после того, как работодатели внесут все сведения в единую систему электронного взаимодействия.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Были ли отражены инициативы по внедрению электронных трудовых книжек в каких-либо официальных документах?

Ответ: Да, инициатива по внедрению электронных трудовых книжек была отражена в Проекте развития стратегии пенсионной системы до 2030 года.

Вопрос №1: Может ли сотрудник, не доверяющий компьютеризации, отказаться от перехода на электронные трудовые книжки и оставить бумажную книжку?

Ответ: Да, на начальном этапе внедрения электронных трудовых книжек. Однако, к 1 января 2020 года Правительство РФ планирует полностью изъять бумажные трудовые книжки у трудящихся.

Вопрос №2: Почему проект по переходу на электронные трудовые книжки до сих пор не разработан?

Ответ: По причине того, что не был решен ряд важнейших вопросов. К примеру, Правительство РФ не определило порядок доступа к базе данных государственных служб и прочих заинтересованных в получении сведений лиц.

Мнение экперта

В настоящее время электронная трудовая книжка не была введена в оборот, хотя предполагался запуск системы еще в 2017 году. Причины для отлагательств обозначены следующие:

  1. По-прежнему не разработана схема действий для непредвиденных ситуаций (при проникновении в систему, при сбоях, при обнаружении вируса).
  2. Не решен вопрос прав доступа к базам данных со стороны всех заинтересованных лиц и государственных служб.
  3. Не была разработана база данных.
Нефедова Анна Олеговна

Нефедова Анна Олеговна.

Юрист гражданско-правововой специализации. Работает в Кинельском районном суде Самарской области – секретарь судебного заседания.

Что представляет собой электронная трудовая книжка

Работодатели, согласно действующему трудовому законодательству, обязаны заполнять личные трудовые книжки сотрудников, руководствуясь утвержденным порядком их оформления, и хранить их в отделе кадров в течение всего периода работы подчиненного в данной компании. В документе в обязательном порядке указывается информация о:

  • зачислении сотрудника в штат предприятия;
  • основаниях для увольнения работника с фирмы;
  • переводе подчиненного на иную должность;
  • полученных сотрудником вознаграждениях.

Записи вносятся в трудовую книжку от руки чернилами. Дополнительные вкладыши подшиваются иглой с нитью в строго регламентируемых законом случаях. Каждый раз, как сотрудник отдела кадров по поручению начальства вносит записи в трудовую книжку, работник расписывается в личной карточке в знак осведомленности.

Все перечисленные выше требования говорят о том, что применить правила ведения и хранения документа в отношении электронных трудовых книжек невозможно. Однако, бумажный документ изнашивается, утрачивается, намеренно портится сотрудниками – проделать это с электронным документом не представляется возможным. В то же время, электронная книжка имеет следующие преимущества:

  • сведения будут автоматически доступны Министерству социального развития, Пенсионному фонду, ФСС, Центру занятости и т.д.;
  • сведения о работе сотрудника будут защищены, книжку невозможно будет потерять, посторонний человек не сможет получить к ней доступ;
  • осуществлять поиск по базам данных будет удобно;
  • вся кадровая информация будет храниться в единой базе данных.

Для чего понадобилась электронная трудовая книжка

Вопрос о полной отмене трудовых книжек даже не рассматривался властями – ни работодатели, ни подчиненные не готовы к таким резким переменам. Но электронная трудовая книжка стала бы достойным вариантом, поскольку:

  1. Заполнение бумажных трудовых книжек от руки, заверение ксерокопий и их подготовка приносят компании дополнительные затраты на кадровое делопроизводство.
  2. Необходимость организации отдельного помещения, стеллажей, хранилищ для сохранения трудовых книжек увеличивает расходы компаний с большим штатом рабочих.
  3. Участились случаи подделки трудовых книжек, продажи образцов.
  4. С бумажной версией документа всегда существует риск потери или порчи бланка.
  5. В случае утраты или порчи документа приходится долго его восстанавливать, что связана с различными сложностями.

Общие сведения по заполнению бумажной версии трудовой книжки

Планируется сохранить за работодателем обязанность вести трудовые книжки на бумажном носителе для тех сотрудников, которые подадут об этом письменное заявление до 1 января 2027 года. Однако, для новых работников, которые не занимались трудовой деятельностью до 2021 года, такой возможности не предусмотрено.

Кроме того, работодатель будет обязан выдавать работнику на бумажном носителе заверенные сведения о трудовой деятельности в следующих случаях:

  • по заявлению сотрудника (кроме тех, кому продолжают вести бумажную книжку);
  • при увольнении.

Граждане и организации, для которых привычная форма кажется наиболее удобной, могут продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными. Предполагается, что с 1 января 2027 года ведение трудовых книжек в бумажном виде осуществляться не будет.

Как и любые нововведения не все воспринимают их с должным энтузиазмом. Это обусловлено тем, что все новое необходимо внедрять в рабочий процесс, обучать персонал, адаптировать внутреннюю систему учета и т.д. И руководители начинают задумываться, стоит ли оно того. Поэтому чтобы разобрать в преимуществах и недостатках, ниже приведена сравнительная таблица.

Характеристики трудовой книжки Бумажная версия Электронная версия
Отражение информации о трудовой деятельности: наименование организации, дата начала работы и завершения, должность и т.д. Данные заполняются сотрудником отдела кадров в личную трудовую книжку сотрудника, не допускается совершение ошибок Информация предоставляется в пенсионный фонд по форме, утвержденной специально для данного случая. Данные могут быть скорректированы при необходимости
Исправление ошибок (на предыдущем и настоящем рабочих местах) Для исправления ошибки совершенной сотрудниками отдела кадров с предыдущего место работы, работнику придется лично обращаться на прежнее место работы для получения уточняющего документа Исправление вносится через отправку уточняющей формы в пенсионный фонд, при наличии бумажной версии уточнение вносится сотрудником отдела кадров
Передача информации о трудовом опыте работника Передача данных происходит через самого сотрудника посредством предоставления им в отдел кадров трудовой книжки. В случае ее утери, заводится новая книжка, а восстановить старую достаточно проблематично и занимает много времени и сил Вся информация хранится на сервисе пенсионного фонда, и передача информации происходит через специальный запрос после получения согласия самого сотрудника. Даже при утере документа все данные можно легко восстановить
Сравнительная характеристика Бумажный вариант Электронный вариант
Заполнение документа От руки чернилами На электронном устройстве
Ведение учета данных В бумажной форме В электронном виде (отсутствует привязка к физическому носителю)
Автоматизация ведения документа Невозможна Возможна (автозаполнение, сканирование, распознавание внесенных сведений)
Прозрачность для государственных служб Нет Да
Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector