Требования к бухгалтерским документам

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Что касается требования к первичным бухгалтерским документам об указании валюты, то в регистрах должны фигурировать российские рубли. При этом не имеет значения:

  • фактическая валюта факта хозяйственной жизни;
  • место ведения компанией деятельности.

Отдельные требования, предъявляемые к оформлению бухгалтерских документов, касаются регистров (журналы, книги и т. п.), с которыми работает компания. Они в совокупности должны обеспечивать:

  • полноту информации (в расчете на всех заинтересованных ею пользователей);
  • системность (взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации);
  • обоснованность учетных записей (соответствие их первичке);
  • правдивость (получение информации без ошибок в соответствии с методологией учета и отчетности);
  • своевременность информации;
  • правовую весомость записей в учете.

На основе первичных документов производится обобщение информации. Данные налогового учета – данные, которые учитываются в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения.

Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения (в том числе операций, результаты которых учитываются в нескольких отчетных периодах либо переносятся на ряд лет).

При этом аналитический учет данных налогового учета должен быть так организован налогоплательщиком, чтобы он раскрывал порядок формирования налоговой базы.

Вместе с тем налоговым законодательством установлено, что система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.

Требования к бухгалтерским документам

Изменение порядка учета отдельных хозяйственных операций и (или) объектов в целях налогообложения осуществляется налогоплательщиком в случае изменения законодательства о налогах и сборах или применяемых методов учета. Решение о внесении изменений в учетную политику для целей налогообложения при изменении применяемых методов учета принимается с начала нового налогового периода, а при изменении законодательства о налогах и сборах не ранее чем с момента вступления в силу изменений.

Документ как элемент метода бухгалтерского учета

ЛЕКЦИЯ № 9. Документация и документооборот

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утверж­денным Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н, в бух­галтерском учете каждая хозяйственная операция регистрируется на особых бланках — документах. Такая документация в процессе хозяйственной деятельности предприятия называется первичным учетом.

Бухгалтерские документы имеют следующую классификацию.

Требования к бухгалтерским документам

Внешние (счета- фактуры, авизо, письма, договора и т. д.)

Внутренние (кассовые ордера, наряды, требования, авансовые отчеты и т. д.)

распорядительные (приказы, кассовые ордера, требования и т. д.)

оправдательные (расписки, акты приема, авансовые отчеты и т. д.)

Учетные (кассовая книга, карточки, ведомости и т. д.)

простые (расписка, накладные, требования и т. д.)

сложные (наряды, авансовые отчеты, ведомости, расчетно-платежные и т. д.)

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и де­нежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совер­шение хозяйственной операции и правильность ее оформ­ления;

7) подписи правомочных на то лиц.

Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Требования к бухгалтерским документам

В п. 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» и в п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета яв­ляются первичные учетные документы, которые могут создавать­ся как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях ин­формации.

В последнем случае, согласно п. 18 Положения по ведению бухгалтерского учета, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требо­ванию органов, осуществляющих контроль в соответствии с зако­нодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Записи в первичных документах должны производиться чер­нилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, при по­мощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, ус­тановленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, так как такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов таких действий.

Не принято заполнять документы чернилами или пастой зе­леного или красного цвета. Одной из причин является, например, выражение в бухгалтерской практике «записать красным». Это означает, что произведена сторнировочная запись (записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «ми­нус»).

Сокращения в бухгалтерских документах или неполное ука­зание каких-либо реквизитов должны быть либо общепри­нятыми, либо понятными, не допускающими двоякого толко­вания.

Допустимость того или иного сокращения зависит от конк­ретных условий, но в любом случае следует позаботиться, чтобы сделанные вами сокращения были понятны не только вам. При­бегать к каким-либо сокращениям, кроме общепринятых, следует только в том случае, если указание полного наименования невоз­можно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графе документа.

Положением по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется воз­можным — непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйст­венной операции.

Например, если непосредственно в момент отгрузки продук­ции покупателю сторонами не была надлежащим образом оформ­лена накладная, то при ее оформлении даже через день в случае возникновения разногласий поставщику будет сложно (или даже невозможно) доказать, какое количество продукции было фак­тически получено покупателем, а также определить стоимость этой продукции, если она не оговорена в других документах.

Если бы в накладной была указана стоимость товаров, отлич­ная от договорной, то у продавца сохранилось бы право потре­бовать от покупателя оплатить указанную в накладной стоимость товаров либо возвратить их, а покупатель должен либо оплатить товар по объявленной стоимости, либо принять его на ответст­венное хранение (как незаказанный товар, так как фактически был заказан товар по другой цене), а затем возвратить продавцу.

В этом случае покупатель вправе предъявить продавцу претензии за несвоевременную поставку товара по согласованной в договоре цене (или за отказ от поставки по этой цене). Однако, во-первых, на практике условиями договоров далеко не всегда предусмо­трены санкции за их неисполнение, во-вторых, санкции могут оказаться существенно ниже потерь от разницы в цене товара, и, в-третьих, изменение цены может быть следствием, например, оговоренных в договоре форс-мажорных обстоятельств — в этом случае ответственность продавца не наступает.

Согласно пункту 13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифици­рованных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, утверждаемые организацией, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты.

1) наименование документа (формы);

3) дату составления;

Виды бухгалтерских документов и их назначение

5) измерители хозяйственной операции (в натуральном и де­нежном выражении);

7) личные подписи указанных выше должностных лиц.

В пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обя­зательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также: наименование организации, от имени которой составлен документ; расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ.

Основные требования к первичной учетной документации установлены в статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Классификация

Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет. В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

  1. Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
  2. Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
  3. Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
  4. Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
  5. Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
  6. Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
  7. Кассовые документы, к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.

Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.

Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании.

В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:

  1. Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
  2. Исполнительные (оправдательные), в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
  3. Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.

При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

  1. Хронологические, в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
  2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
  3. Комбинированные, которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Требования к бухгалтерским документам

Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 13) пред­приятиям предоставлено право помимо указанных выше обяза­тельных реквизитов включать в первичные учетные документы дополнительные реквизиты, учитывающие характер операции, тре­бования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной ин­формации на конкретном предприятии.

Как правило, предприятиями используются следующие до­полнительные реквизиты: номер документа; адрес предприятия; основание для совершения хозяйственной операции, зафиксиро­ванной документом (договор, приказ, распоряжение и т. п.); дру­гие дополнительные реквизиты, определяемые характером доку­ментируемых хозяйственных операций.

Схема классификации бухгалтерских документов.

По назначению

  • распорядительные (организационно-распорядительные) документы – это документы, отражающие в себе поручение, разрешение на совершение хозяйственной операции. Данные документы являются основанием для совершения операции, но не подтверждают факт ее осуществление, в связи с чем не отражаются в бухгалтерских регистрах. (приказ об оформлении на работу, доверенность, приказ о предоставлении отпуска и т.д.).
  • оправдательные (исполнительные) документы – оформляются по факту совершения хозяйственной операции и являются первичным источником для составления бухгалтерских записей в учетных регистрах (ПКО, накладные, акты выполненных работ и т. д.).
  • документы бухгалтерского оформления – данные документы оформляются бухгалтером и играют вспомогательную роль в бухгалтерии (распределение ОПР и ОХР и др.). Они также могут составляться на те хозяйственные операции, на которые нет других подтверждающих документов, так, например, справка о сторнировании бухгалтерской записи.
  • комбинированные документы – само название данных документов говорит за себя. Они содержат как характерные отличия распорядительных документов, так и оправдательных (лимитно–заборная карта, РКО и т.д.). Так лимитно-заборная карта включает в себя разрешение на отпуск материалов, а после этого и подтверждение того, что материалы выписаны в производство.
  • первичные документы –данные документы оформляются в момент происхождения операции и подтверждают факт ее совершения (кассовые чеки, РКО, ПКО, акт выполненных работ и т.д.).
  • сводные документы – систематизируют информацию первичных документов, обобщают ее, подводят итоги за определенный период (РПВ, кассовая книга и т.д.).
  • разовые документы – отражают в себе информацию о совершении одной хозяйственной операции (ПКО, РКО и т.д.).
  • накопительные документы – это документы, состоящие из перечня однородных операций за конкретный период времени (журнал учета ПКО, РКО).
  • внутренние документы – используются и оформляются во внутреннем документообороте организации (рабочие наряды, накладные).
  • внешние документы – поступающие в организацию со стороны от физических и юридических лиц (платежные поручения).

По структуре

  • анкетные документы – структура документа характерна для типичной анкеты.
  • табличные документы – расположение реквизитов представлено в форме таблицы.
  • комбинированные документы – включают в себя элементы анкетной и табличной структуры.

Совокупность данных бухгалтерии позволяет определить конечный финансовый результат работы, провести анализ и определить перспективы дальнейшей работы для повышения показателей эффективности деятельности.

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

О том, сколько нужно хранить первичные документы, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

  1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

Датировка документа

Также требования, предъявляемые к бухгалтерским документам, в Стандарте определяют, что считать датой составления первичного учетного документа. Так вот, это дата его подписания лицом/лицами:

  • совершившим сделку/операцию и ответственным за ее оформление;
  • ответственным за оформление свершившегося события.
Ситуация Решение
Первичный документ составлен на основании другого документа – оправдательного (отражает сведения о факте хозяйственной жизни) Первый должен содержать ссылку на соответствующий оправдательный документ
Дата формирования первичного учетного документа отлична от даты факта хозяйственной жизни Первичный документ должен содержать дату совершения факта хозяйственной жизни

Содержание первичной документации

Требования к бухгалтерским документам

У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
  • суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
  • финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
  • подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.

Образец первичного бухгалтерского документа

Первичные бухгалтерские документы оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции, либо после ее совершения.

Также в документе должны быть проставлены подписи лиц уполномоченных на подписание данного документа и лица несущего ответственность за его составление. Первичный документ составляется в нескольких экземплярах для всех участников хозяйственной операции.

Не допускается при оформлении первичных документов: использование корректирующих жидкостей, подчисток, помарок и иных исправлений, кроме оговорённых.

Оговоренные исправления должны быть в обязательном порядке согласованы со всеми участниками хозяйственной операции и подтверждены подписями с проставлением даты внесения изменений. Однако есть и такие документы в которых исправления не допускаются, так, например, банковские и кассовые документы.

Собираются листики в «ветки» – регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.

В каком порядке осуществляется расчёт неустойки по ставке рефинансирования, вы можете узнать в нашей новой публикации по ссылке.

Образец первичного бухгалтерского документа – табеля учета рабочего времени.

Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.

Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег,оплату поставщикам. Первичные документы – это основа бухгалтерского учета в организации.

Требования к бухгалтерским документам

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности: что это такое и как его рассчитать самостоятельно – узнайте по ссылке.

При заполнении любого документа требуется указывать информацию – реквизиты:

  • название документа
  • дата заполнения документа
  • наименование предприятия (поставщика, подрядчика, покупателя)
  • № расчетного счета, реквизиты банка (при необходимости)
  • наименование хозяйственной операции, выраженной в количественном составе и денежной стоимости
  • указание ф.и.о. должностных лиц, имеющих право оформлять и подписывать документ
  • личная подпись каждого ответственного лица
  • оттиск печати или штампа
Образец первичной бухгалтерской документации – авансового отчета.
  • Кассовые ордера – подтверждают движение денег в кассе предприятия.
  • Банковская выписка – свидетельствует о движении денег на расчетном счете предприятия.
  • Квитанции – подтверждают оплату услуг и налогов, покупку товара за наличный расчет.
  • Платежное поручение – подтверждает оплату поставщикам и подрядчикам по безналичному расчету.
  • Авансовый отчет – оформляется при выдаче в подотчет наличных денег.
  • Товарный чек – подтверждает покупку товаров и оплату услуг. Должен соответствовать требованиям: чек должен быть выдан через электронный контрольно-кассовый аппарат, зарегистрированный в налоговой инспекции и иметь фискальный номер.
  • Накладная – подтверждает отпуск товара. Указывается наименование товара, количество, цена и сумма. В бланке одной товарной накладной допускается несколько наименований товаров.
  • Товарно-транспортная накладная – дает разрешение на перевозку и доставку товаров и грузов. Кроме наименования товаров, их количества, цены и суммы, в накладной указывается марка и номер автомобиля, фамилия водителя, маршрут доставки товара.
  • Счет – документ с указанием банковских реквизитов поставщика или подрядчика, перечень товаров или услуг, и сумма оплаты.

Что такое балансовая стоимость основных средств? Ответ содержится в публикации по ссылке.

Образец первичного документа – кассового ордера.
  • Табель учета рабочего времени – фиксирует отработанные часы каждым сотрудником в течение месяца
  • Расчетная ведомость – ведомость начисления заработной платы.
  • Платежная ведомость – ведомость выдачи заработной платы.
  • Расчетно-платежная ведомость – объединяет в 1 документе начисление и выдачу заработной платы, составляется на основании Табеля учета рабочего времени.

Но каждое предприятие имеет право разработать и применять свою документацию в соответствии со спецификой деятельности.

Личные листки по учету кадров, анкеты и личные дела, также относятся к первичным кадровым документам.

Что такое рентабельность предприятия и на что влияет данный показатель, вы можете прочесть в этой статье.

Требования к первичным учетным документам и общие правила их составления

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

  1. Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
  2. Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
  3. Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
  4. Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.

Требования к бухгалтерским документам

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы. Исправления можно сделать следующими способами:

  1. Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
  2. Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
  3. Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.

Лигай О.А. Эксперт Отдела экономических проектов ИПС “Кодекс”

Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет. Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

Понятие первичных документов

Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции.

Схема классификации бухгалтерских документов.

Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией и возможных финансовых санкций по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, необходимо обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

Основные требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, изложены в Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 N 129-ФЗ. А также в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105, которое действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Формы первичных документов

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы разрабатываются и вводятся в действие постановлениями Госкомстата РФ. Они обязательны к применению для предприятий всех отраслей экономики.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, могут быть разработаны организацией самостоятельно и оформлены организационно-распорядительным документом.

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В необходимых случаях в форме документа могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Требования по оформлению первичных документов

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.

В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.

В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.

Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.

Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.

Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Проверка первичных документов, поступающих в бухгалтерию

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется:

  • по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа);
  • по содержанию (арифметическая проверка, при которой определяют правильность подсчетов в документе, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

  • использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
  • отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов;
  • отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
  • не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
  • исправления в кассовых документах;
  • записи простым карандашом;
  • отсутствие прочерков в свободных строках;
  • арифметические ошибки при таксировке документов.

Типичной ошибкой при заполнении первичных кассовых документов является попытка бухгалтера внести изменения, подчистить или подтереть в расходном кассовом ордере или в приходном кассовом ордере какие-либо записи. Этого делать нельзя. После подобных изменений документ с исправлениями может быть либо не признан проверяющими, либо признан фальсифицированным.

Типичной ошибкой при заполнении расходных кассовых ордеров на выдачу денег своим сотрудникам является не подтверждение распиской получателя в расходном кассовом ордере получения денежных средств. В этом случае выданная, но не оформленная должным образом сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Чем делать записи

Помимо жёстких требований к оформлению первичных бухгалтерских документов Стандарт разрешает компаниям:

  • дополнять документы бухгалтерского учета новыми необходимыми реквизитами (помимо перечисленных в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ);
  • оформлять несколько взаимосвязанных фактов хозяйственной жизни одним первичным документом учета;
  • оформлять длящиеся факты (например, начисление процентов, амортизацию активов, изменение стоимости активов и обязательств) и повторяющиеся факты (например, поставку товара партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) с самостоятельно определённой периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал и т. п.);
  • использовать в качестве первички документы, оформляющие гражданско-правовые отношения с контрагентами, персоналом, госорганами, для управления фирмой и т. п. – например, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, расписка, служебный контракт, служебное задание, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении, авансовый отчет (при условии наличия обязательных реквизитов).

Также см. «Организация документооборота в бухгалтерском учете».

Записи на бумажном носителе можно делать краской, шариковой (не гелевой!) ручкой и др., чтобы это обеспечивало сохранность данных записей в течение установленного законом срока хранения.

На бумажных бухгалтерских документах учета нельзя делать записи средствами, которые не обеспечивают их сохранность этих записей. Так, простой карандашом и подобные ему – под запретом.

Также см. «Организация хранения документов бухгалтерского учета».

Обязательные свойства документов

Нынешние требования к первичным учетным документам бухгалтерского учета таковы, что любой электронный экземпляр должно быть возможно продублировать на бумаге.

Кроме того, следует исключить возможность повторного использования первички после принятия к бухгалтерскому учету. Обычно для этого применяют различные физические и программные средства.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector