Приказ о назначении ответственных за обработку персональных данных

Что относится к персональным данным

Сведениями, имеющими персональное значение, является любая информация о работнике организации, включенная в его личные документы. В частности это: дата и место рождения, адрес проживания, образование и опыт работы, состояние здоровья. К личным данным также причисляются вероисповедание, национальность, внешние особенности, финансовое и семейное положение, отношения с законом (наличие или отсутствие судимостей), а также некоторые факты из биографии.

Приказ № _____о назначении ответственногоза организацию обработки персональных данных

г. _______________ «___»___________ ____ г.

На основании п. 1 ч. 1 ст. 18.1, ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», руководствуясь Требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.

1. Назначить ________________________________ (Ф.И.О., должность сотрудника) ответственным за организацию обработки персональных данных.

Приказ о назначении ответственных за обработку персональных данных

3 . ________________________________________(Ф.И.О., должность сотрудника) обеспечить принятие  организационных и технических мер, применяемых для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, в срок до _______________.

3. В связи с новым назначением __________________ (Ф.И.О., должность сотрудника) внести соответствующие изменения в должностную инструкцию __________(должность сотрудника).

4. Установить ежемесячную доплату ______________ (Ф.И.О.) в размере ____________ (_____________) рублей к должностному окладу в связи с исполнением дополнительной обязанности по организации обработки персональных данных. Внести соответствующие изменения в Трудовой договор № ___ от «___»______________ ____ г.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ____________ (Ф.И.О., должность), довести настоящий приказ до сведения ___________________________________ под личную подпись.

_______________________ _______________/________________________(должность руководителя (подпись) (Ф.И.О.) юридического лица) М.П.

«___»___________ ____ г.

_______________/________________________(подпись) (Ф.И.О.)

Ссылки по теме:

Ответственность за разглашение персональных данных

Ответственность за разглашение персональных данных

Удаление информации из интернета (забвение)

Удаление информации из интернета (забвение)

Как узнать владельца сайта

Как узнать владельца сайта

Судебная блокировка сайта

Потенциальный ответственный за персональные данные работник фирмы должен обладать необходимыми навыками и умениями, дабы своевременно нивелировать риски получения доступа к важной информации со стороны третьих лиц. Трудоустроенный гражданин так же должен обладать определенной долей ответственности, так как от качества исполнения им прямых обязанностей зависит не только успех всего предприятия, но и отсутствие рисков стать одним из участников судебных разбирательств.

Для того чтобы документально грамотно оформить ответственного за персональные данные сотрудника, необходимо позаботиться о наличии нормативных локальных актов, регламентирующих границы данной ответственности. Все нюансы, касающиеся вопросов обеспечения безопасности хранения информации, прописываются в должностных инструкциях, но руководитель организации может назначать ответственным и другого работника, который изначально не подразумевал, что в его ведомстве будет находиться определенное количество важной документации.

Первым делом необходимо составить положение о персональных данных, где будет сказано, каким образом данная информация собирается, как используется и где храниться. Данное положение будет применяться ко всем видам носителей – и бумажным, и электронным. Если в организации присутствует профсоюзный орган, то утверждение данного положения должно происходить при получении от представителей профсоюза согласия.

Утверждается положение путем составления приказа, подписываемого руководителем. В данном приказе может идти речь, как об отдельном виде персональных данных, так и обо всех его категориях.

Как было сказано выше, приказ, выпускаемый с согласия профсоюза и непосредственного руководителя организации, регламентирует порядок обращения и хранения персональных данных клиентов, сотрудников и партнеров компании. В документе так же указываются ответственные за сбор и хранение лица, которыми, чаще всего, выступают работники кадровой службы, бухгалтера, юристы и секретари.

Законодательством не установлены четкие рамки составления данного приказа, так что документ можно создавать в произвольной форме. Чаще всего, в качестве основы используется фирменный бланк организации, но можно заимствовать и чистый лист формата А4, где будет присутствовать, в обязательном порядке, вся необходимая информация о фирме.

Приказ о назначении ответственных за обработку персональных данных

Приказ должен содержать порядковый номер, который выписывается после его подписания руководителем и занесения в журнал регистрации распоряжений. Составляется краткое содержание документа, где будут прописаны пункты распоряжения. Далее следует прописать сам порядок получения и хранения персональных данных, указать ответственных лиц (фамилии, имена, отчества, должности) и уточнить, какая полагается ответственность за несоблюдение указанных пунктов.

Все сотрудники, которых руководитель предприятия выбрал в качестве ответственных за хранение персональной информации, должны своевременно ознакомиться с приказом. Если у работников не возникает вопросов, то они просто проставляют свои подписи внизу документа. Но в случае возникновения спорных ситуаций все вопросы необходимо решать как можно скорее, ведь всем известно, что за отсутствие документа о защите важной информации на компанию могут возлагаться штрафные санкции после визита проверяющих органов.

Получение положительного ответа от ответственных сотрудников работодатель должен обязательно закрепить подписью. Если в приказе нет специальных граф, где подчиненные могут поставить визу, кадровой службой выпускается дополнение к приказу, где уточняются личные данные сотрудников и проставляется их роспись.

Если соблюдать все порядки при выпуске локальных нормативных актов, регламентирующих порядок ведения и хранения важной информации, никаких проблем компания испытывать не будет. За его неверное составление или отсутствие полагается материальная ответственность в виде штрафа или уголовная – в формате лишения свободы.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. ;
  2. ;
  3. ;
  4. ;
  5. ;
  6. .

Приказ о назначении ответственных за обработку персональных данных

Прежде всего в организации должно быть составлено положение о персональных данных, в котором регламентируется порядок сбора персональных данных, а это может происходить, как в бумажном, так и в электронном виде, также обработка, хранение и защита.

Если в организации присутствует профсоюзный орган, то предварительно данный документ согласовывается с выборным органом профсоюза. Если разногласий не обнаружено, то в течение 3-х дней после ответа профсоюза работодатель может утвердить положение издав соответствующий приказ руководителя.

На сновании положения должны действовать ответственные за сбор персональных данных лица, при этом все сотрудники должны быть ознакомлены с ним под роспись, а вновь принимаемых знакомят с документом до подписания трудового договора. При этом сотрудники работающие с персональными данными должны в свою очередь подписать соответствующее обязательство о неразглашении данных.

Важно! Прежде чем собирать личные данные сотрудников необходимо получить от них согласие на обработку персональных данных в виде заявления.

Зачем охраняются персональные данные

Защита персональных сведений – одно из важнейших условий обеспечения безопасности гражданина. Она необходима на каждом уровне его взаимодействия с социумом: при устройстве в детский сад, школу, ВУЗ, пользовании медицинскими и социальными услугами, трудоустройстве. Любое учреждение или организация, которая имеет дело с личной документацией человека, должна гарантировать ему сохранение персональной информации и невозможность ее распространения. Таким образом, достигается предотвращение неправомерного использования этих данных, а также их применение в корыстных и иных злонамеренных целях.

Образец приказа

Меры по защите персональных данных регламентируются законодательством РФ. В частности, на каждом предприятии, которое нанимает работников, а, значит, имеет дело с их личными сведениями, должен быть сотрудник, который несет за них ответственность.

В случае разглашения персональной информации именно с него и будет спрос. Если такового работника нет, то ответственность автоматически перекладывается на директора компании. Кроме того, в организации должны быть разработаны регулирующие нормативно-правовые акты, в том числе соответствующие положение и приказ.

Роль приказа о защите персональных данных достаточно проста, но вместе с тем значима: при помощи него руководитель дает указание кому-либо из подчиненных о принятии мер по охране личной информации сотрудников. Без этого документа при возникновении утечки пострадавшие работники смогут с легкостью доказать виновность организации, вследствие чего на руководящий состав и само предприятие будут наложены административные санкции (в виде достаточно кружных штрафов, а то и чего покруче).

При необходимости составить приказ о защите персональных данных, который вы ранее никогда не делали, посмотрите приведенный здесь пример и ознакомьтесь с комментариями к нему. С их помощью вы наверняка без особых усилий сделаете нужное вам распоряжение.

  1. В начале документа все шаблонно: напишите тут наименование организации, название приказа, его номер, дату и место формирования. После этого переходите к сути.
  2. Первым делом обозначьте здесь основание, т.е. дайте ссылку на статью закона, в соответствии с которой пишете распоряжение, а также обоснуйте его, т.е. отметьте реальную причину его создания (например, необходимость внедрения правил и норм по защите персональных сведений).
  3. Далее внесите собственно указание на защиту личной информации работников компании, а также впишите нормативно-правовые бумаги, которые это регулируют, обозначьте требование об ознакомлении с ними персонала под роспись.
  4. Назначьте ответственное лицо.
  5. Отдельным пунктом включите информацию о сотруднике, который будет следить за выполнением данного распоряжения (это может быть сам директор предприятия, кто-либо из его заместителей или же начальник отдела кадров, в ведении которого обычно и находится весь объем персональных данных).
  6. В завершении не забудьте поставить в бланк все нужные подписи.

Как правило, таким сотрудником является работник службы персонала (отдела кадров), поскольку именно он в ходе своей работы чаще всего сталкивается с персональными данными сотрудников.

Обработка персональных данных немыслима без их защиты. Люди, устраивающиеся на работу по трудовому договору или являющиеся исполнителями по гражданско-правовым договорам, сообщают работодателю (заказчику) конфиденциальную информацию.

Например, лица, вступающие в трудовые отношения, в обязательном порядке предъявляют ряд документов. Например, в общем случае, не получится трудоустроиться официально без предъявления паспорта, трудовой книжки, свидетельства пенсионного страхования и других необходимых документов (ст. 65 ТК РФ).

Работодатель, получив доступ к персональной информации сотрудников, должен обеспечить ее защиту. Во-первых, нужно разработать и утвердить специальное Положение о персональных данных, в котором будет предусмотрен порядок обработки персданных, оказавшихся в распоряжении компании.

Подробнее об этом см. «Образец Положения о работе с персональными данными работников 2019».

Следующим шагом является подготовка приказа о назначении ответственных по работе с персональными данными.

  1. ;
  2. ;
  3. ;
  4. ;
  5. ;
  6. .

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

Формат документа

На сегодня формат приказа может быть произвольным: это обозначает, что его можно писать в свободном виде. Но если руководство предприятия разработало и утвердило свой стандарт документа, обязательный к применению, то руководствоваться, конечно, следует именно им. При этом форма приказа должна быть обозначена в нормативно-правовых бумагах компании.

Приказ нужно обязательно зарегистрировать и учесть. Для этого следует воспользоваться отдельным журналом учета, в котором фиксируются сведения обо всех выпущенных в организации распоряжениях. В журнал достаточно включить номер, дату и краткую суть приказа. После этого документ нужно вложить в папку с другими подобными бумагами.

За подготовкой Положения следует издание приказа о назначении ответственного лица по работе с персональными данными. Единой унифицированной формы это документа не установлено, поэтому приказ можно составить в произвольной форме. Главное – наличие в готовом документе всех реквизитов первичного документа.

Подробнее об этом см. «Первичный документ: указываем обязательные реквизиты».

Остановимся на важных моментах:

  • название компании должно соответствовать наименованию в учредительных документах;
  • если у компании есть сокращенное название, то оно указывается в скобках (п. 5.5 ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • после строчки с датой документа указывается место составления приказа;
  • заголовок «о назначении ответственного по работе с персональными данными» указывается слева, начиная от границы поля (п. 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • кроме фамилии ответственного сотрудника нужно указать его должность и сферу ответственности.

Руководствуясь данными правилами, можно составить приказ о назначении ответственного по работе с персональными данными. В ДОУ, коммерческой организации или на промышленном предприятии форма документа будет единой.

Кто должен расписаться в приказе

Свои подписи в приказе о защите персональных данных работников должны поставить несколько человек. Самый первый автограф: директора организации, поскольку именно от его лица выпускаются все распоряжения такого уровня.

Следующая подпись: работника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа и, наконец, в нем должны расписаться сотрудники, в нем упомянутые (если только их подписи не будут собраны в отдельном акте об ознакомлении).

Печать в документе ставить в обязательном порядке не требуется, но она нужна в том случае, если условие о ее использование для визирования внутренней распорядительной документации есть в учетной политике компании.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector