Как правильно ставить задачи перед сотрудниками

0 шаг. Выбор ситуации

Да, вам не показалось. Нулевой шаг.

Первым делом вам нужно выбрать подходящий момент. Лучше всего договориться встретиться в отдельном кабинете, где вы без отвлекающих факторов сможете объяснить задачу.

Если вы решили просто ненадолго отвлечь сотрудника, когда он занят какой-то работой, то рискуете не донести смысл задачи вообще. Скорее всего, он сразу же забудет новое задание, потому что вернется к тому, чем занимался до вашего прихода. Еще хуже, если вы рискнете поймать и загрузить подчиненного где-нибудь в коридоре или столовой. От каких методов лучше отказаться вообще.

Проблема, а не приказ

Какую из этих задач вы бы хотели получить?

Приказ Проблема
Сходи в «Звездочку», купи хлеба У нас есть борщ, но кончился хлеб
Позвони своему клиенту Пока тебя не было, звонил клиент
Подготовь отчет о продажах Мне нужно понять, сколько твой отдел продавал в прошлом квартале
Нарисуй рекламный макет Нужно привлечь внимание гостей к новой услуге

Правильно поставленная задача — это проблема, которую сотрудник должен решить оптимально и творчески. Это неприказ ине прямая инструкция.

Задачи-приказы подразумевают тупое выполнение строго в поставленных рамках. Это тупиковый путь.

Сказано подготовить отчет — человек подготовит отчет, без мысли о том, как его потом будут использовать и зачем оннужен. Часто сделает абы как.

Сотрудник отвечает только за то, что ему формально поручено. Если результат нельзяиспользовать дальше, это не его забота. Неправильно поставлена задача. «Я не виноват».

У сотрудника накапливается ощущение, что начальник — идиот. Потому что сотрудник «лучшезнает, что нужно делать», а начальник поручает ему ненужную и неинтересную работу. «Я работаю с клиентом, а он меняотрывает и заставляет писать какой-то формальный отчет».

Как правильно ставить задачи перед сотрудниками

Постепенно сотрудник теряет волю и интерес к работе, деградирует и становится одним из тех,кому для работы нужна палка. У сотрудника складывается ощущение, что это и есть работа — тупо выполнять нудныенеинтересные поручения за зарплату. На следующем месте работы все повторяется. Уныние, тлен, планктон.

Задачи-проблемы подразумевают, что сотрудник самостоятельно выбирает конкретный способ решения, отвечает за свойвыбор и за весь результат. Это путь роста и развития.

Если начальнику нужны цифры о продажах, сотрудник может предложить не только отчет. Может быть, начальнику нужновсего два числа, и сотрудник сам впишет их в таблицу. А может быть, этот процесс вообще нужно автоматизировать.

Так как он сам выбирает способ решения, он отвечает за результат и думает о другихучастниках процесса. Он становится хозяином своих решений, своей работы, своей карьеры и жизни. Он становитсясвободным.

Где свобода, там и ответственность: если его решение не подходит коллегам, это уже сфераответственности сотрудника, и он сам скорректирует работу.

Сотрудник понимает смысл своей работы в масштабе компании, осознает собственную пользу.Даже если приходится делать что-то монотонное и трудное — теперь это выбор сотрудника, и он знает, насколько этаработа важна. Он видит связи между своей задачей и судьбой компании. Он не жалуется, что работа неинтересная. Он самсебе супергерой.

Обратите внимание: дело не в кардинальных переменах в корпоративной культуре. Дело в том, какруководитель формулирует задачу. Дело в словах.

1 шаг. Выполнимость

Основное требование к постановке задачи — это выполнимость. То есть, надо трезво оценивать возможности сотрудника и ответить себе на следующие три вопроса. Сможет ли он выполнить задачу? Хватает ли у него навыков и знаний? Достаточно ли у него времени или он загружен?

slaves

С осторожностью ставьте цели «на вырост», для выполнения которых сотруднику надо превзойти самого себя. Иначе рискуете получить в конце демотивированного, расстроенного и с нервно мигающим глазом сотрудника, который «не смог».

Правильная задача

ПРЕДЫСТОРИЯ

Я приготовила борщ.

Звонил твой клиент из Мурманска, спрашивал тебя.

Послезавтра совет директоров, мне нужно презентовать результаты работыфилиала.

Каждый день к нам на сайт приходят 100 000 человек, чтобы купитьбилеты. Мы запустили для них классную услугу — страхование. К сожалению, только 0,01% посетителейзаказали эту услугу за 2 недели. Конкуренты продают такую же услугу каждому пятому клиенту.

Такое описание требует времени, но только так сотрудник увидит смысл своей работы в масштабахбизнеса.

СУТЬ И УСЛОВИЯ ЗАДАЧИ

Как правильно ставить задачи перед сотрудниками

Опишите результат, который вы хотите получить. Если нужно — условия и ограничения. Не забудьтео сроках и количественных показателях. Пока что не прописывайте конкретные шаги.

Нужно сделать так, чтобы каждый четвертый посетитель сайтаоформлял у нас страховку.

При этом мы не можем своими силами переделать главную страницу илипереписать код. Все, что у нас есть — это блок «новости» и раздел с рекламой.

ЦЕПОЧКА

Обязательно опишите, что произойдет с результатами работы человека на следующем этапе и кто за негоотвечает.

За сайт у нас отвечает Миша. Он будет реализовывать твое решение. Узнайу него, в каком формате он хочет получить от тебя решение.

ОБЪЯСНЕНИЕ СРОКОВ

Нужно успеть внедрить и протестировать решение к 1 сентября. 2 сентябряначинается спецпроект, который принесет нам в два раза больше клиентов. Если они тоже не купятстраховку, мы недополучим миллион.

Не забудь, что нужно не только придумать решение, но и внедрить егос Мишей и протестировать эффективность на текущих посетителях, не менее двух недель. Для этого твоерешение должно быть готово в пятницу.

МОТИВИРОВКА

После того, как ты в прошлый раз поднял конверсию сайта на 7%, я могудоверить эту задачу только тебе.

Теперь сотрудник не сомневается, что он тот самый человек, который должен это сделать.

ВАРИАНТ РЕШЕНИЯ

Я думаю, это можно сделать с помощью рекламы на главной и внутреннихстраницах. Но люди мало откликаются на рекламу, поэтому нужно думать еще.

Шаг 5. Личная мотивация

Постарайтесь прощупать личную мотивацию сотрудника, которая повысит его производительность. Создайте интерес к задаче. Кому-то важно сказать, что он поможет лично вам и компании, а кому-то, что задача интересная и будет отличным стимулом для профессионального роста. У тех, кто стремится быть во всем лучшим, можно замотивировать соперничеством с другим сотрудником.

Источник

В жизни

Попробуем «собрать» описание задачи из этих компонентов. Проследите, как части складываютсяв целое.

НОВАЯ УСЛУГА

Саша! Каждый день клиенты спрашивает нас об услуге удаленного обслуживания.Очевидно, что им это нужно, и мы можем на этом заработать.

Что мы с этим можем сделать? Ты как руководитель проектного отдела лучшевсех знаешь наши возможности.

Я хочу, чтобы ты рассказал об этой идее на совете директоров в пятницу.Обычно на таких встречах нужно рассказать о  конкурентах, наших возможностях и перспективах;представить план на три месяца и команду.

Как правильно ставить задачи перед сотрудниками

На совете будет Белинский, он занимался удаленным обслуживанием в своейпредыдущей компании.

Прилагаю к задаче мою презентацию по пилотному проекту с Архангельском.Можешь использовать эти наработки. Но вообще дело не в презентации, а в том, чтобы хорошо знатьтему.

Шаг 6. Понимание

После того, как вы поставили задачу сотруднику, проверьте, понял ли он вас. И нужно не просто спросить, все ли понятно, а попросить объяснить, как он понял задачу. В какой последовательности надо сделать? До какого срока? Какой должен быть результат?

Чем полнее будет его ответ, тем яснее вы донесли задание.

Сначала такой алгоритм может показаться вам громоздким. Еще бы, сформулируй, распиши, объясни, мотивируй… Но через время это уже не будет казаться трудным, а качество выполнения будет гораздо выше. И задачу не надо будет объяснять по сто раз и переделывать. В общем, одни только плюсы.

Источник обложки.

Полная совместимость

Красота метода в том, что по этой схеме можно поставить любую задачу, и в каждом случае исполнительбудет чувствовать себя свободным.

В то же время, это не ультралиберальная корпоративный культура со свободным графиком. Вы ставитетакие же сроки, требования и ограничения. Ответственность сотрудника возрастает. Ответственностьруководителя тоже: спрашивать придется еще более строго. Сотрудники развиваются. Компания идетвперед.

Статья Максима Ильяхова

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector