Как правильно прошить документы

Законодательное обоснование

На сегодняшний день общих нормативных принципов сшивания документации по ГОСТу не предусмотрено. Главный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», содержащий в себе терминологические определяющие документооборота, не регламентирует порядок прошивки официальных бумаг.

Среди нормативных актов, на которые следует опираться при подготовке материалов в государственные органы, выделяются следующие:

  • рекомендации Росархива № 76 от 23.12.2009 г.;
  • приказ Министерства культуры № 536 от 08.11.2005 г. о типовых принципах по делопроизводству;
  • руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов;
  • правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.

По причине отсутствия строгой регламентации в вопросе делопроизводства при подготовке требующихся отчетов возникает необходимость изучать рекомендации именно того учреждения, куда будут направлены бумаги. Помимо этого, при регистрировании частного предприятия или юридического лица в госоргане, заявке на тендер или передаче материалов на архивное содержание необходимо соблюдать при прошивке инструкции, прописанные федеральным управлением.

Фото, как правильно прошивать документы по ГОСТу, будут размещены далее. Также будет затронута некоторая узкоспециализированная информация по прошивке. Например, как правильно прошить документы для налоговой.

Нормы закона

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

Как правильно прошить документы

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа.

Не существует ГОСТ, содержащего подробное описание процедуры. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» вопрос прошивки не рассмотрен, хотя некоторые источники ошибочно ссылаются на него. На самом деле руководствоваться нужно исключительно внутренним уставом предприятия, типовой инструкцией по делопроизводству от 2005 года и приказом №76 Росархива (от декабря 2009 года). Интересующая информация представлена в пункте 3.5.3 и Приложении №24.

Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:

  • Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
  • Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
    • приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
    • инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
    • методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.

Способы подшивки

Важно учитывать, что прошивать необходимо только определенные типы документов, содержание которых расположено более чем на одном листе, предназначенные для регистрационных, контролирующих органов, в том числе в налоговую. Прошивка также является обязательной при формировании тендерных материалов и папок, сдаваемых в архив.

Перед разбором того, как правильно прошивать и скреплять документы, важно узнать виды бумаг, нуждающихся в проведении процедуры специальной подготовки перед передачей в государственные и иные органы:

  • архивная документация (материалы, подготовленные для сдачи на хранение);
  • входящие и исходящие бумаги;
  • бухгалтерская отчетность (авансовые, оборотные ведомости, счет-фактуры, акты проведенных работ, книги кассового учета, путевые листы и др.);
  • кадровые постановления (приказы, штатное расписание);
  • документы, направляемые в налоговый орган (определенные виды), пенсионный фонд для проверки;
  • копии документов, нотариально удостоверенные и заверенные.

Делопроизводство представляет собой сложный и кропотливый процесс, требующий определенных знаний и умений. Прошитую документацию удобнее привести в систему, а также хранить. Тщательно скрепленные листы практически невозможно незаметно подменить или вынуть из папки, поэтому риски фальсификации или утраты важной информации минимизируются.

Как правильно прошить документы

Правильно прошить документ можно несколькими способами:

  1. При помощи иголки и нитки. Данный вариант используется в случаях, когда необходимо оформить небольшую подшивку. Сшивание обходится двумя проколами, через образовавшиеся отверстия продевается нить, концы которой скрепляются на оборотной стороне документа. На узел наклеивается отрезок бумаги с надписью, заверенной печатью.
  2. При помощи дырокола (шила) и нити. Как правильно прошить документы с дыроколом? Этот способ является наиболее приемлемым, когда речь идет о материалах большего количества. При этом обложка документа не подвергается прошивке.
  3. Дыроколом для люверсов и шнура. Как правильно прошить документ дыроколом для люверсов? Фурнитуру из металлического или пластмассового материала разрешается применять для оформления документов, имеющих срок хранения не более 10 лет. Для архивного содержания данный способ практически не применяется, исключение – при сроке хранения до 5 лет.
  4. С использованием дрели (шуруповерта). Применение инструментов обосновано, когда требуется прошнуровать очень объемные тома. При этом соединяются материалы достаточно толстой веревкой или лентой. В данном случае чаще всего необходимо вместе с делом прошивать обложку.
  5. На переплетном станке и автонумераторе. Данный вариант доступен только в типографиях для прошивки большого и крупного материала.

Если скрепление документов в 2 прокола не вызывает особых проблем и его может выполнить даже новичок, то в случае с большим количеством дырок возникают вопросы. Для понимания того, как сшивать документы нитками в 3 отверстия и более, необходимо изучить схему нехитрых манипуляций.

Как правильно прошить документы

Схема, как сшить документы на 3 дырки вручную

Важно! Если пакет документов включает в себя более 10 страниц, рекомендуется перед прошивкой воспользоваться дыроколом, а также прошивателем.

Механизм действий для ответа на вопрос, как сшивать документы нитками в 3 отверстия, при данном виде схемы включает в себя следующие этапы:

  1. Проколоть прошиваемую документацию с обратной стороны строго по центру, вытянуть нить.
  2. Сделать легкое движение иголкой с лицевой части документации на небольшом расстоянии от центрального прокола справа — проткнуть бумагу, вытянуть нить с тыльной стороны.
  3. С обратной части листков сделать 3-й прокол — на аналогичном расстоянии, как был сделан прокол справа, только теперь уже слева. Подтянуть нить вверх.
  4. Далее необходимо пропустить шнур через центральный прокол.

Важно! Шить нужно так, чтобы документ был плотно зафиксирован нитью. После выполнения 2-3 манипуляций плотно стянуть нить и сделать так, чтобы узел плотно фиксировал продетую нить. Обязательно оставить «хвостик» для дальнейшего скрепления бумагой.

Небольшой прямоугольник из бумаги должен быть плотным, а если архивация планируется сроком на более чем 10 лет, то рекомендуется применять бумагу из папируса. Данный клочок листа содержит информацию об исполнителе — его анкетные данные и личную подпись, а также зачастую дату сшивания.

Как правильно прошить документы

Схема того, как правильно сшить бумаги

Механизм действий при данном виде схемы включает в себя следующие этапы:

  1. Подшивать нужно, начиная со второго отверстия от левого края с оборотной стороны пакета бумаг. Потянуть нитку вверх.
  2. Продеть подшивку в крайнюю левую дырочку на главной части документов, протянуть вниз.
  3. На третьем шаге нужно продеть в отверстие, находящееся от левой части страницы с иной стороны «тетради». Потянуть нитку вверх.
  4. Направить иглу во второй отсек от правого края листа, потянуть шнурок вниз, что производится на лицевой стороне.
  5. С тыльной стороны файла протянуть шов через крайнюю правую дыру вверх.
  6. В конце нужно вдеть шнур во 2-ю дыру с правой стороны страниц, что производится аналогично с лицевой стороны.
  7. При необходимости повторить процедуру.

После того, как документ прошит, нужно на каждом листе от руки проставить номера страниц. Есть особые условия простановки нумерации:

  • Простановка осуществляется в порядке возрастания, в основном арабскими цифрами — 1, 2, 3 и т. д.
  • Циферки ставятся в правом верхнем углу, они не должны попадать на основной текст документа.
  • В случае наличия иных бумаг, например, дополнительного соглашения, спецификаций или приложения, они должны подлежать нумерации в сквозную.
  • Если в архивной записи есть бумаги в конверте, то номер присваивается как конверту, так и его содержимому тоже при использовании так называемой сквозной нумерации.
  • При наличии нескольких дел в одном документе цифры на них проставляются раздельно.
  • Если листок выходит далеко за формат А4, то его необходимо сложить в несколько раз. При этом номер листа ставится как и в обычном порядке — на лицевой стороне справа сверху.
  • При наличии скрепленных мини-бумажек к документу (самый яркий пример — чеки) желательно к пакету подготовить оформленную должным образом опись и присвоить ей номер по тем же правилам, по которым осуществлялась нумерация остальных страниц.

Обложки

Перед тем как правильно прошить документ, требуется подготовить все необходимые материалы. Для каждой отдельной папки необходима картонная обложка. Среди обложек выделяют:

  • стандартные, которые имеют размер 22,9 на 32,4 см, применяемые для типовых бумаг;
  • нестандартные, используемые для листов большего формата, отличного от А4;
  • длительного хранения – изготовлены из более прочного материала и могут иметь произвольную форму (рассчитано для документов со сроком хранения более 25 лет).

Для сдачи в госорганы применяется бескислотный картон. На обложках указывается опознавательная информация, необходимая для быстрого и удобного поиска папки среди других материалов. В первую очередь прописывается наименование учреждения, подразделения, формулировка названия материалов. Также фиксируется заданный индекс дела, сроки хранения, номер папки. Внизу проставляется общее число листов и дата формирования подшивки.

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

  • стандартными
  • нестандартными
  • длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Нельзя прошивать при помощи степлера, клея, скрепок. Они не обеспечивают надлежащий уровень защиты: при таких способах крепления можно незаметно удалить скрепляющий элемент, достать листы, заменить их или подложить новые. Если аудитор, налоговая служба или иной контролирующий орган увидят документ, прошитый подобный образом, у организации могут быть различного рода проблемы, начиная с отказа в приёме отчётности и заканчивая вынесением ультиматума по немедленному исправлению всех имеющихся в архивах важных бумаг.

Количество дырок на самом деле играет не последнюю роль. При определении требуемого числа следует отталкиваться от важности договора. Самая простая по содержанию документация прошивается при помощи 2 дырок, особо ценная – 5-ю дырками.

Учитывается и расстояние между отверстиями. Оптимальный вариант: каждая находится от предыдущей на расстоянии 3 см. Для соответствия требованию проводят подготовительную разлиновку: заранее намечают, где нужно сделать отверстия. Однако разлиновка не всегда помогает. Например, скошенные отверстия нередко возникают при подшивании очень толстых документов или журнала.

Пристальное внимание уделяют нумерации страниц. Ключевые положения по вопросу:

  • используются арабские цифры;
  • числа располагают по возрастанию;
  • место проставления: правый верхний угол;
  • нельзя, чтобы число заходило за край листа;
  • приложения также подлежат нумерации;
  • тип нумерации для приложения: сквозной;
  • при прикреплении письма отчёт ведут начиная с конверта (на нём ставят первое по счёту число);
  • каждая страница письма нумеруется в зависимости от порядка изложения;
  • при работе с делом, представленным несколькими томами, содержимое каждого из них нумеруется отдельно.

Особого подхода требует и печать. Ставить её нужно в последнюю очередь и таким образом, чтобы она одновременно находилась и на листке прошивки и на документе. Если у индивидуального предпринимателя нет личной печати, то он может пропустить этот шаг.

При заполнении листа сшивки не нужно мельчить. Каждая единица информации должна легко считываться. Сокращения также недопустимы. Кроме того, следует оформить запись так, чтобы она шла и поверх документа и поверх наклеенного прямоугольника бумаги.

Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:

  • Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.
  • Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
  • И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.

Посмотреть правила и образец заполнения расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 можно в этой статье.

Если вас интересует, что такое ОКАТО — ознакомьтесь с этим материалом.

Опись – всему голова

Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения:

  • название данного документа;
  • дата составления описи;
  • аннотация;
  • непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
  • в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО.

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

  • наименование документа;
  • дату составления описи;
  • заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
  • перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
  • фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Закрытое акционерное общество

«Восток»

Санкт-Петербург 00.00.0000

Как правильно прошить документы

Опись документов

N

п/п

Дата документа Заголовок документа Номера

листов

Количество листов Примечание
1
2
3

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Описательная информация, раскрывающая содержание и временные сроки прошитых документов, является обязательной. В ней отмечается наименование документа, дата шнуровки дела, период хранения. Помимо этого, опись снабжена аннотацией, представляющей собой пояснительную записку, в которой выделены все пункты содержания материала, согласно списку тем указаны страницы, также отмечена причина хранения данных бумаг. В конце фиксируются персональные данные уполномоченного лица, ответственного за подшивку.

Опись не включается в общую нумерацию. Чаще всего опись подшивается вместе с папкой либо наклеивается на обложку с тыльной стороны (в некоторых случаях расположена в специальной папке для описей).

Как правильно прошить документы

Сопоставленные с описью тома складываются и обвязываются в стопки высотой по 20 см. Материалы сортируются по возрастанию номеров. Затем дела могут быть оставлены храниться в специальном структурном отделе либо переданы сотрудникам архива. По истечении сроков содержания материалов в архиве они, согласно установленному порядку, уничтожаются.

Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

  • нумеруются именно листы, а не страницы;
  • опись нумерации не подлежит;
  • при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
  • номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
  • нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
  • если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
  • если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;
  • листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
  • лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
  • если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
  • если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
  • склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Для проведения процедуры предварительно необходимо ознакомиться с сопутствующей документацией, а уже после приступать к выбору инструментов. Причём их тип нередко зависит от толщины и важности конкретного документа. Так, при обращении с совсем тонкими бумагами проще использовать иглу, со средними – дырокол. Скрепление объёмных плотных папок проходит при участии шуруповёрта и в меру толстой верёвки.

Обычно прошивку осуществляют при помощи следующих предметов и приспособлений:

  • дырокол;
  • ножницы;
  • файл сшивки;
  • нитки или тесьма;
  • игла;
  • шило;
  • клей.

Для создания отверстий в особо толстых томах иногда используют дрель. Однако её применение требует осторожности, навыков и правильно подобранного диаметра сверла. В отношении же клея правила предельно просты. Под запрет попадает резиновый, так как может пропечататься на другие листы. Хорошие варианты: обычный типографский ПВА, казеиновый и силикатный. У каждого есть свои сильные и слабые стороны, но в целом они все примерно равны друг другу.

К ниткам тоже предъявляются особые требования. Они должны быть в меру толстыми, очень прочными и несыпучими. Этими критериям отвечает лавсановая лента. В случае её отсутствия следует воспользоваться суровой нитью. Хлопчатобумажная тоже подходит, но только при условии, что будет многократно сложена (для утолщения и повышения стойкости к разрыву).

Как правильно прошить и считать листы в прошитом документе? Процесс нумерации не вызывает серьезных проблем у делопроизводителя. Нумерация производится черным карандашом. Использовать чернила не допускается. Основные принципы верного указания номера заключаются в следующем:

  • в процессе обозначения используются арабские цифры (очень редко – римские);
  • цифры ставятся по возрастанию;
  • нумеруются листы, а не страницы (хотя постраничная нумерация может также присутствовать отдельно);
  • цифры должны располагаться сверху страницы в правом углу;
  • обозначения не могут налагаться на текст;
  • приложения нумеруются общим списком с основным документом (при условии, что приложение не выделено в отдельную папку).

Материалы для прошивки всегда раскладываются согласно хронологии: от более ранних к тем, которые были сформированы недавно.

При наличии в деле письма его необходимо начинать нумеровать с конверта, а затем уже вести пересчет содержащихся в нем листов. Когда имеется нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. Большеформатные материалы нумеруются справа в верхнем углу, сгибаются в два-три раза, а затем сшиваются с одного края.

В случае, когда на листе расположен не один, а несколько различных документов (чеки, бланки) – составляется опись данных фрагментов, а лист нумеруется в обычной последовательности. Однако при наличии склеенных между собой бумаг нумеровать каждый лист нужно по отдельности с включением в общую опись.

При совершении ошибок при счете и прописывании правильной последовательности пропущенные номера позволено нумеровать с использованием цифры с предыдущего листа с добавлением к ней буквы (например, 11 и далее 11а, 11б).

Когда нумерация пропущена или нарушена основательно, необходимо переписать номера листов заново. Неверная цифра зачеркивается и рядом ставится правильный номер. Если прошивка уже была скреплена заверительной надписью, в ней также производятся исправления.

Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом.

Как правильно прошить документы

Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

  • Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
  • В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
  • В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
  • Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.
  • Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.
  • Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
  • Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива.

При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть.

Какие документы и для чего нужно сшивать

Чтобы можно было подшить бумаги, потребуется следующий список принадлежностей:

  • пакет бумаг на прошивку;
  • специализированная иголка 100 на 125 мм;
  • нить для прошивки документов из полиэфирного волокна с диаметром сечения от 1,4 мм;
  • жидкий канцелярский клей;
  • чистый листок бумаги формата А4.

Существует несколько видов прошивания бумаг:

  • в 2 отверстия;
  • в 3 отверстия;
  • в 4 отверстия;
  • в 5 отверстий.

Важно! При прошивке документов нить должна быть не сильно туго натянута и при этом не свисать, и не болтаться. Необходимо оставлять 2 длинные конца нити для того, чтобы далее зафиксировать их надлежащим образом при помощи бумаги и клея.

Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия.

Как правильно прошить документы

Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми.

Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.

И государственные, и частные предприятия передают в архивное учреждение свои дела. Негосударственные структуры должны заключить соответствующий договор с Федеральной архивной службой.

Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше. Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий. И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная. Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному  нарушению целостности документа.

Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции. Некачественная прошивка может быть использована против вас, если не досчитаются какого-либо важного листа, или он будет изменен.

Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим:

Как правильно прошить документы

центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2.

Регламент, регулирующий нормы прошивки документов нитками

Прошивка документации необходима для того, чтобы исключить подлог страниц, их утрату или вставку «левых» листков к важным документам. Чем выше степень важности конкретного дела, тем больше дырок для прошивки оно имеет.

В соответствии с установленными требованиями к оформлению многостраничной документации, в организации принят перечень файлов, которые должны сшиваться:

  • акт, фиксирующий приход-расход денежных средств, — кассовая книга;
  • счета-фактуры и акты;
  • различные виды отчетности бухгалтерии, в т. ч. авансовые;
  • элементы планирования — штатное расписание;
  • бумаги для участия в котировочных закрытых заявках;
  • всевозможные ведомости.
    Как правильно прошить документы

    Как сшить договор

Процедура грамотной архивации отчетности является обязательной для всех представителей структурных отделов фирм любой формы собственности. Архивация документов и договоров включает в себя важные этапы, в числе которых:

  1. Составление плана работы на год, который в обязательном порядке согласовывается со всем руководящим составом организации на собрании. Данный план включает конкретные сроки предоставления всех видов документации для архива. Чтобы график было реально исполнить, нужно предоставлять сотрудникам не конкретный день для сдачи, а какой-то определенный временной отрезок, например, с 10 по 15 число текущего месяца за предыдущий.
  2. В заданные в графике сроки специалист каждого подразделения передает архивариусу бумаги, оформленные и прошитые по механизму, установленному для конкретных документов. К каждому такому делу предоставляется реестр с описью, в котором фиксируются наименования документов, даты их составления и количество листов, также указываются данные об исполнителе.
  3. Архивариус проводит сверку документации на предмет корректности, отсутствия лишних документов, которых нет в описи, считает страницы. При наличии замечаний по прошивке или содержанию документация направляется исполнителю для внесения исправлений, а в случае отсутствия нареканий — принимается на хранение.
  4. Если требуется продублировать документы в электронном виде, то данная процедура находится в ведомстве сотрудников подразделений, которые сканируют бумаги, раскладывают их по папкам электронного архива (в большинстве современных предприятий такой архив присутствует), после чего переходят к завершающей процедуре архивирования разнообразных типов документации.
  5. В конце передачи документов сотрудник на описи проставляет свою подпись. Архивариус, подписываясь, фиксирует факт отсутствия нареканий, присваивает каждому переданному документу номер в специальной книге учета, проставляет дату и вкладывает в соответствующую ячейку.
Как правильно прошить документы

Передача документа в архив

Обратите внимание! Срок хранения документов по российскому законодательству не может быть менее 10 лет. На определенные виды бумаг устанавливается иные сроки, которые зафиксированы правовыми актами.

К помещению, в котором будет расположен архив, также предъявляются особые требования для сохранения документов в должном виде:

  • хорошая вентиляция;
  • допустимый уровень влажности и пожарной безопасности;
  • наличие специализированной изоляции для электроприборов и проводки;
  • использование пожаростойких материалов при ремонте помещения;
  • отсутствие системы канализации и водопровода в комнате.

Обычно вопросами подготовки документации занимается специалист, наделенный функциями делопроизводителя согласно приказу учреждения или своим должностным инструкциям. Как правильно прошить документ пошагово? Порядок прошивки документов содержит следующие моменты:

  • Распределение документов по дате и номеру листа в правильной последовательности, лицевой стороной вверх.
  • Удаление любых посторонних деталей с подготовленных материалов: скобы, крепки и т. д.
  • Укладка всех листов ровной стопкой (при наличии большого количества листов используется определенное приспособление).
  • Проделывание отверстий (они не должны заходить за поля, где находится текст, и должны располагаться на 1,5 см дальше от края листа). Для стандартных документов делается 3 прокола (иногда 4), для важных бумаг необходимо сделать 5. Центральное отверстие будет располагаться посередине, другие отверстия – в промежутке через 3 см каждое.

Как правильно прошить документы

В полученные проколы продевается подходящая нить (если нитка тонкая, то она пропускается дважды), концы которой закрепляются узлом на тыльной стороне подшивки. Поверх связанных нитей прикрепляется прямоугольный лист (4 на 8 см) так, чтобы концы оставались видимыми. На наклейке указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов и данные сотрудника, производившего сшивку.

Как правильно прошить документы РБ? Так же, как это описано в статье выше.

Материал для сдачи в архив требует соблюдения определенных наставлений о том, как правильно прошить документ. Перед тем как начать сшивать бумаги, необходимо удалить все лишние крепления, зацепы или иные элементы, мешающие прошивке. Весь перечень листов располагается по порядку, производится формирование ровной со всех сторон стопки.

Как правильно прошивать документы для архива?

Для типовых документов осуществляется произведение трех проколов при помощи специальной иглы либо шила. Отверстия располагаются на одинаковом расстоянии друг от друга (три сантиметра), начиная с центрального, которое должно быть расположено ровно посередине листа.

Сшивание материалов проводится с левой стороны стопки. От края листа, а также от текстовой части документа необходим отступ (полтора сантиметра). Используемая для продевания нить должна быть прочной и составлять около 70 сантиметров. Изначально прошнуровка начинается с центрального отверстия с конца документа и протягивается, пока оставшийся хвост нити не составит 15 сантиметров.

Материалы постоянного хранения сроком более 10 лет передаются в архив согласно описи. Она удостоверяется заверительной надписью, предполагающей указание общего количества дел, их номерные знаки (прописываются словами и цифрами), ниже ставится дата и подписи участников приема-передачи документов.

Оказалось, что существует не так много регламентов, как правильно прошивать документы для архива. Главное – неукоснительно придерживаться их.

Заверительная надпись

Данная процедура является обязательной и проводится после прошивки и нумерации всего материала. Заверительная надпись представляет собой небольшой отрезок бумаги, прикрепляющийся к узлу из ниток на обороте прошивки.

В данной бумаге указывается число прошитых листов (обязательно прописью и цифрами). Помимо этого, необходимо указать, имеются ли в деле поврежденные/испорченные листы.

Фиксируются персональные данные ответственного, проводившего сшивание материалов, а также ставится его подпись. Поверх надписи ставится штамп учреждения. Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа.

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов).

Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.

Формирование документов для налоговой

Как правильно прошить и опечатать документы для ФНС? Подготовка бумаг в это учреждение практически не отличается от стандартных типовых процессов, для которых подробно описаны приведенные выше рекомендации. Однако все-таки имеются некоторые отличия от прошивки материалов, передаваемых в архив. Официальные документы сшиваются специальной нитью или шпагатом.

Хотя с недавних пор для заявлений и учредительных документов, подаваемых в Налоговую службу, подшивка не обязательна. Безусловно, это в какой-то мере является плюсом: появится больше свободного времени, которые можно потратить с большей пользой.

По истечении года после завершения дел материалы сдаются в архив конторы. Если такового не имеется, то передаются на государственное или муниципальное хранение. В среднем нотариальная документация хранится до 75 лет.

Одним их важнейших требований к прошитым документам является неприкосновенность. Поэтому в случае упущения какого-либо листа или материала просто так вставить его не получится. Для этого потребуется расшивать дело и формировать его заново либо оформлять пропущенный документ отдельно. В полностью готовую подшивку не разрешается добавлять или вынимать листы.

Теперь понятно, как правильно прошить и опечатать документы для налоговой или архива.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector