Порядок хранения документов бухгалтерского учета

Правовая база

Соблюдать законы по срокам хранения документации важно прежде всего потому, что вы можете аргументировать ваши затраты в случае проверки. При раннем уничтожении бумаг или их потере вы не сможете доказать хотя бы сам факт их существования. И проверяющие будут вправе не учесть ваши расходы и вычеты по НДС, они доначислят штрафы и налоги.

Вот почему в хранении документов вы должны быть безупречны – вы избавите себя и организацию от лишних волнений и разбирательств.

Сроки хранения бухгалтерских бумаг устанавливаются тремя фундаментальными документами:

  • Федеральный закон № 402 «О бухгалтерском учете», последние изменения были внесены 28.11.2018 г. законом №444-ФЗ;
  • Перечень, утвержденный приказом Министерства культуры России;
  • Налоговый кодекс.

Почему существует несколько правовых документов вместо одного? Бухгалтерский учет многозадачен, он затрагивает отчетность, трудовые отношения, кадровые решения и многое другое.

Нормативные бумаги могут упоминать одни и те же документы и устанавливать различный порядок их хранения. Таким образом, происходит своеобразный «нахлест». При несовпадении двух сроков хранения следует руководствоваться тем сроком, который дольше.

Чаще всего в официальных документах звучит формулировка: «хранить не менее какого-либо количества лет». То есть точные сроки выбирает для себя сама компания, сообразуясь со своими возможностями (если есть кому заниматься архивом, позволяет помещение). Выбранные сроки по основным документам принято и лучше всего прописывать во внутренних документах, например, в части «Положение об архиве».

Нормы хранения бухгалтерских документов

Порядок, по которому в компании ведется бухгалтерский учет и хранение документов бухучета утверждается руководителем. Это следует из закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (статья 7). Исходя из общих правил обработанные первичные документы, относящиеся к одному учетному регистру, подшивают в отдельную папку в хронологическом порядке.

  1. Первичные документы, регистры бухучета, бухгалтерская отчетность, а также заключения о ней аудиторов хранятся в компании в течение срока, установленного правилами госархива, но не менее 5 лет после окончания отчетного периода.
  2. Учетная политика, экономстандарты и иные документы по организации и ведению бухучета необходимо хранить не менее 5 лет после окончания года, в котором документы были использованы в последний раз при составлении бухгалтерской или налоговой отчетности. Эти же требования установлены для средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронном виде,а также проверку электронной подписи на подлинность.
  3. Компании обязаны обеспечить условия для безопасного хранения документов бухучета, а также защитить их от внесения изменений.
  4. В случае смены руководителя компании необходимо обеспечит передачу документов бухучета. Порядок, по которому происходит передача определяет компания самостоятельно.

Где хранить документы

Порядок хранения документов бухгалтерского учета

Если документооборот компании небольшой, документы допускается хранить в том же помещении, где происходит основная работа. При большом бумажном обороте документов компании выделяют отдельное помещение под архив.

Помещение должно отвечать нескольким правилам хранения:

  • Оно не должно находиться в подвальных этажах, где высокая влажность, а также должно отапливаться. Главная цель этих требований – уберечь недолговечный носитель информации от сырости;
  • Окна должны плотно зашториваться, лучше использовать жалюзи. Попадание солнечного света приводит к выгоранию бумаг;
  • Помещение необходимо защитить от несанкционированного доступа: на окнах должны быть решетки, если этаж низкий. Дверь должна запираться на ключ или кодовый замок.

Уничтожение документов с истекшим сроком

(утв. Росархивом
от 06.10.2000)

(Извлечение)

Срок хранения
«постоянно» применяется в соответствии
с пунктом 2.4 Указаний.

Отметка «ЭПК»
применяется в соответствии с пунктом
2.8 Указаний.

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения
документов

Примечание

1

2

3

4

4. 1. Бухгалтерский
учет и отчетность

135

Бухгалтерские
балансы и отчеты; доку­менты
(приложения к балансу, поясни­тельные
записки, специализированные формы)
к ним:

{amp}lt;1{amp}gt; При
отсутствии годовых – пост.

{amp}lt;2{amp}gt; При
отсутствии годовых, квартальных –
пост.

а)
сводные годовые

Пост.

б)
годовые

Пост.

в)
квартальные

5л.{amp}lt;1{amp}gt;

г)
месячные

1
г. {amp}lt;2{amp}gt;

136

Передаточные,
разделительные, ликви­дационные
балансы; приложения, пояс­нительные
записки к ним

Пост.

137

Аналитические
документы (таблицы, записки, доклады)
к годовым балансам и отчетам

Пост.

138

Переписка
об утверждении и уточнении балансов
и отчетов

5л.

139

Документы
(протоколы, акты, заключе­ния) о
рассмотрении и утверждении балансов
и отчетов

Пост. {amp}lt;1{amp}gt;

{amp}lt;1{amp}gt; Квартальных
– 5 л.

142

План
счетов бухгалтерского учета

5л.

143

Отчеты
по перечислению денежных
сумм
по государственному и негосударственному
страхованию (пенсионному, медицинскому,
социальному, занятости)

Пост.

145

Документы
(планы, отчеты, протоколы,
акты,
справки, докладные записки, переписка)
о проведении документальных ревизий
финансово-хозяйственной деятельности,
контрольно-ревизионной работе, в том
числе проверке кассы,
правильности
взимания налогов и др.

5л. {amp}lt;1{amp}gt;

{amp}lt;1{amp}gt; При условии
завершения проверки -(ревизии). В
случае возникновения споров, разногласии
следственных и судебных дел – сохраняются
до вы несения окончательного решения

1

2

3

4

148

Бухгалтерские
учетные регистры (главная книга,
журналы-ордера, разработочные таблицы
и др.)

5л. {amp}lt;1{amp}gt;

{amp}lt;1{amp}gt; При условии
завершения проверки (ревизии). В случае
возникновения споров, разногласии,
следственных и судебных дел – сохраняются
до вынесения окончательного решения

150

Первичные
документы и приложения к ним,
зафиксировавшие факт совершения
хозяйственной операции и явившиеся
основанием для бухгалтерских записей
(кассовые, банковские документы,
ко­решки банковских чековых книжек,
ор­дера, табели, извещения банков
и пере­водные требования, акты о
приеме,
сдаче,
списании имущества и материалов,
квитанции, корешки к ним, счета-фактуры,
накладные и авансовые отчеты и др.)

5л. {amp}lt;1{amp}gt;

{amp}lt;1{amp}gt; При условии
завершения проверки (ревизии). В случае
возникновения споров, разногласий,
следственных и судебных дел – сохраняются
до вынесения окончательного решения

151

Документы
(акты, сведения, переписка)
о
взаимных расчетах и перерасчетах
между
организациями

5л.

152

Переписка
о финансово- хозяйственной деятельности
(об учете фондов, о нало­жении
взысканий, штрафов, приеме,
сдаче,
списании материальных ценностей и
др.)

5л.

153

Лицевые
счета работников

75 л. ЭПК

154

Положения
о премировании работников

5 л. {amp}lt;1{amp}gt; ЭПК

{amp}lt;1{amp}gt; После
замены

новыми

155

Документы
(сводные расчетные (расчетно-платежные)
ведомости (табуляграм­мы) на выдачу
заработной платы, посо­бий, гонораров,
материальной помощи и др. выплат {amp}lt;1{amp}gt;;
доверенности на полу­чение денежных
сумм и товарно-матери­альных
ценностей, в том числе аннули­рованные
доверенности) о получении заработной
платы и других выплат

5 л. {amp}lt;2{amp}gt;.

{amp}lt;1{amp}gt; При
отсутствии лицевых счетов – 75 л.

{amp}lt;2{amp}gt; При условии
завершения проверки (ревизии). В случае
возникновения споров, разногласий,
следственных и судебных дел – сохраняются
до вынесения оконча­тельного решения

156

Переписка
о выплате заработной платы

5л.

157

Сведения,
справки о совокупном доходе работников
за год и уплате налогов

5л.

158

Гарантийные
письма

5л.

159

Сведения
об учете фондов, лимитов за­работной
платы и контроле за их распре­делением,
о расчетах по перерасходу и задолженности
по заработной плате, об удержании из
заработной платы, из средств социального
страхования, о вы­плате отпускных
и выходных пособий

5л.

161

Документы
(копии отчетов, заявления, списки
работников, справки, выписки из
протоколов, заключения) о выплате
пособий, оплате листков нетрудоспособности

5л.

162

Исполнительные
листы

До минования
надобности {amp}lt;1{amp}gt;

{amp}lt;1{amp}gt; Не менее
5 л.

1

2

3

4

163

Документы
(справки, акты, обязательства, переписка)
о дебиторской и креди­торской
задолженности, недостачах, растратах,
хищениях

5 л. ЭПК

164

Перечень
лиц, имеющих право подписи первичных
учетных документов

До замены новым

165

Документы
(заявления, решения, справ­ки,
переписка) об оплате учебных отпус­ков

До минования
надобности {amp}lt;1{amp}gt;

{amp}lt;1{amp}gt; Не менее
5 л.

166

Документы
(протоколы, акты, расчеты, заключения)
о переоценке основных фондов,
определении износа основных средств,
оценке стоимости имущества организации

Пост.

167

Документы
(акты, выписки банков, ве­домости,
расчеты, переписка) об аморти­зационных
отчислениях

5л.

168

Оборотные
ведомости

5л.{amp}lt;1{amp}gt;

{amp}lt;1{amp}gt; При условии
завершения проверки (ревизии). В случае
возникновения споров, разногласий,
следственных и судебных дел – сохраняются
до вынесения окончательного решения

169

Сообщения
(свидетельства) о постановке на учет
в налоговых органах

5л. {amp}lt;1{amp}gt;

{amp}lt;1{amp}gt; После
снятия с учета

170

Отчеты
по налогам:

{amp}lt;1{amp}gt; При
отсутствии

годовых – пост.

{amp}lt;2{amp}gt; При
отсутствии

а)
годовые

Пост.

б)
квартальные

5л. {amp}lt;1{amp}gt;

в)
месячные

1 г. {amp}lt;2{amp}gt; –

171

Документы
(расчеты, справки, таблицы, сведения)
о начисленных и перечислен­ных
суммах налогов в бюджеты всех уровней

5 л. ЭПК

172

Переписка
о разногласиях по вопросам
налогообложения, взимания акцизных
и других сборов

5 л. ЭПК

173

Документы
(расчеты, сведения, заявле­ния,
решения, списки, ведомости, пере­писка)
об освобождении от оплаты по налогам,
предоставлении льгот, креди­тов,
отсрочек уплаты или отказе в ней по
налогам, акцизным и другим сборам

5 л. ЭПК

176

Документы
(заявки, справки, лимиты, расчеты) о
расходах на приобретение оборудования,
производственного и жи­лого фонда

5л.

177

Документы
(акты сверок, справки) об уплате налогов
в бюджет зачетами, цен­ными бумагами,
поставками продукции, товаров, работ,
услуг

5л.

185

Лицевые
счета акционеров

5л. {amp}lt;1{amp}gt;

{amp}lt;1{amp}gt; После
перехода права собственности на
акции. При условии завершения про
верки (ревизии)

1

2

3

4

186

Договоры,
соглашения (кредитные, хозяйственные,
операционные)

5 л. {amp}lt;1{amp}gt; ЭПК

{amp}lt;1{amp}gt; После
истечения срока действия дого­вора,
соглашения

187

Паспорта
сделок

Пост.

188

Документы
(акты, справки, счета) о приеме
выполненных работ

5л. {amp}lt;1{amp}gt;

{amp}lt;1{amp}gt; При
отсутствии лицевых счетов – 75 л.

189

Договоры
о материальной ответствен­ности

5л. {amp}lt;1{amp}gt;

{amp}lt;1{amp}gt; После
увольнения материально-ответственного
лица

190

Образцы
подписей материально-ответственных
лиц

До минования
надобности

192

Документы
(протоколы заседаний ин­вентаризационных
комиссий, инвентар­ные описи, акты,
ведомости) об инвента­ризации
основных средств, имущества, зданий
и сооружений, товарно-матери­альных
ценностей

5л. {amp}lt;1{amp}gt;

{amp}lt;1{amp}gt; При условии
за­вершения проверки -(ревизии). В
случае возникновения споров,
разногласий, следст­венных и судебных
дел – сохраняются до вы несения
оконча­тельного решения

193

Книги,
журналы, карточки учета:

{amp}lt;1{amp}gt;
После окончания срока действия
последнего договора контракта,
соглашения {amp}lt;2{amp}gt; После ликвидации
основных средств при условии завершения
про верки (ревизии) {amp}lt;3{amp}gt; При условии
за­вершения проверки (ревизии). В
случае возникновения споров,
разногласий, следст­венных и судебных
дел – сохраняются до вынесения
оконча­тельного решения {amp}lt;4{amp}gt; После
погашения налога при условии завершения
проверки (ревизии) {amp}lt;5{amp}gt; С даты последней
записи при условии завершения проверки
(ревизии)

а)
ценных бумаг

Пост.

б)
договоров, контрактов соглашений
(кредитных, хозяйственных, операцион­ных)

5л. {amp}lt;1{amp}gt;ЭПК

в)
основных средств (зданий, сооруже­ний)

5 л. {amp}lt;2{amp}gt;

г)
расчетов с организациями

5 л. {amp}lt;3{amp}gt;

д)
приходно-расходных кассовых доку­ментов
(счетов, платежных поручений)

5 л. {amp}lt;3{amp}gt;

е)
погашенных векселей на уплату нало­гов

5 л. {amp}lt;4{amp}gt;

ж)
реализации товаров, работ, услуг,
облагаемых и не облагаемых налогом
на добавленную стоимость

5 л. {amp}lt;5{amp}gt;

з)
хозяйственного имущества

5 л. {amp}lt;3{amp}gt;

и)
вспомогательные, контрольные
(транспортные, грузовые, весовые и
др.)

5 л. {amp}lt;3{amp}gt;

к)
подотчетных лиц

5л.

л)
исполнительных листов

5л.

м)
сумм доходов и подоходного налога
работников

5л.

н)
депонированной заработной платы

5 л. {amp}lt;3{amp}gt;

о)
депонентов по депозитным суммам

5л.

п)
доверенностей

5 л. {amp}lt;3{amp}gt;

194

Программы,
руководства по организации и внедрению
автоматизированных сис­тем
бухгалтерского учета и отчетности

Пост.

195

Переписка
об организации и внедрении
автоматизированных систем учета и
отчетности

5л.

196

Заказы
на бланки учета и отчетности

1 г

197

Документы
(счета, справки, переписка и др.) по
финансовым вопросам благотворительной
деятельности

5 л. ЭПК

Сроки хранения документов

Таблица с перечнем сроков хранения.

Вид документации

Минимальный срок хранения (возможен больший при принятии соответствующего решения внутрикомпании)

График отпусков

1 год

Журнал по медкомиссии

5 лет

Приказы на отпуск

5 лет

Копии документов или корешки о принятии наличных средств

5 лет

Документы по учетной политике

5 лет

Заключения аудиторов

5 лет

Карточки инвентаризации по выбывшим фондам

5 лет

Первичные документы и регистры

5 лет

Договоры о материальной ответственности с сотрудниками организации

5 лет

Документация ККТ

5 лет (отсчет начинают вести после того, как ей перестали пользоваться)

Паспорта на ККТ

Пока не истек срок действия

Журнал инструктажа по технике безопасности

10 лет

Акты по процессам, которые велись в компании (в том числе о несчастных случаях)

45 лет

Трудовая книжка

50 лет (если сотрудник перестал являться на работу, но официально так и не уволился)

Книга по движению трудовых и учету пустых бланков

50 лет

Трудовые соглашения

50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)

Приказы о приеме на работу, увольнении, переводе

50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)

Личные карточки работников

50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)

Должностные инструкции

бессрочно

Положение по обучению и повышению квалификации сотрудников

бессрочно

Инструкции по охране труда

бессрочно

С указанием сроков хранения

Оно означает, что в пределах указанного срока должен быть обеспечен доступ к документам и возможность их полноценного использования при необходимости.

Документы, требующие обязательного хранения, условно можно разделить, на документы:

  • которые находятся в работе в течение отчетного года;
  • какие всегда необходимы в работе, несмотря на то, что ими ежедневно не пользуются.

Порядок хранения документов бухгалтерского учета

К первой группе документов относятся:

  • первичная документация и регистры по всем направлениям учета – по учету основных фондов, материальных запасов, оплате труда, и т.д. Причем, к данной группе документов относятся формы, заполненные как на самом предприятии, так и полученные им от поставщиков (подрядчиков и прочих лиц);
  • отчетность. Эта группа документов включает в себя налоговые декларации и расчеты, бухгалтерскую и статистическую отчетность, и расчеты по взносам во внебюджетные фонды. Сюда также относятся аудиторские заключения;
  • учетная политика и иные документы, которые содержат в себе сведения об организации и порядке ведения кадрового, бухгалтерского и иного учета на предприятии, включая средства для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронных подписей.

Хранить документы, относящиеся к первой группе, необходимо:

  • для целей бухучета (статья 29, закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ) – не менее пяти лет с окончания отчетного года или года, в котором указанные документы использовались последний раз;
  • для целей налогового учета (статья 23, Налоговый кодекс РФ) – на срок не меньше 4х лет. При этом Кодексом могут быть установлены и более длительные сроки хранения. Например, участник инвестиционного проекта субъекта РФ обязан хранить все документы в течение 6-ти лет. А для подтверждения суммы понесенного убытка – на весь срок, в течение которого с его помощью уменьшается налоговая база и который может исчисляться не одним – двумя годами.

Ко второй группе относятся документы, которые подлежат хранению на предприятии в течение всего срока его деятельности. В частности, для ООО в законе «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14-ФЗ предусмотрен следующий список обязательной к постоянному хранению на предприятии документации:

  • регистрационные документы, включая протокол учредительного собрания (решение) о создании компании;
  • документы, подтверждающие право собственности на находящееся на балансе фирмы имущество;
  • протоколы, оформляющие проведенные собрания учредителей и иных лиц;
  • документы о выпуске ценных бумаг;
  • положения об обособленных подразделениях предприятия;
  • списки аффилированных лиц;
  • заключения различных контролирующих органов по тем или иным вопросам деятельности предприятия (по проведенным  проверкам, и т.д.);
  • и иные документы, какие должны быть в наличии у предприятия в соответствии с действующими законодательными нормами.

Общий срок хранения любых бухгалтерских документов – не менее чем 5-ть лет.

Но в ряде случаев он может быть и значительно больше. Сводная таблица со сроками хранения представлена ниже.

Виды документацииСроки ее хранения
Первичная документация, бухгалтерские регистры, отчетность и заключения аудиторов по ней, учетная политика и иная документация по организации и ведению на предприятии учета С учетом сроков, установленных в Правилах по архивному делу, но не меньше чем пять лет
Инвентарные карточки по выбывшим основным фондам В течение срока, который установлен руководителем предприятия с учетом архивных Правил, но не менее пятилетнего срока
Копии документов или их корешки, которые подтверждают принятие предприятием наличных средств, в том числе и при расчетах платежными картами Не меньше пяти лет
Документация о выпуске, приобретении, техобслуживании, регистрации и вводе в эксплуатацию кассовой техники.ЭКЛЗ и иные фискальные накопители Не менее 5-ти лет с даты окончательного применения указанных документов
Контрольные ленты, журналы кассира-операциониста и иные документы, которыми подтверждаются произведенные наличные расчеты с покупателями В течение сроков, какие установлены для первичной документации, но не меньше пяти лет
Паспорт на кассовую технику На весь срок действия Паспорта
Книга, в которой учитывается движение трудовых книжек.Книга, предназначенная для учета пустых бланков трудовых книжек Хранится 50-т лет. Но в случае ликвидации фирмы при сдаче кадровых документов – 75 лет
График с отпусками один год
Положения:- о системе обучения, действующей в компании;- об аттестации сотрудников. Постоянно
Трудовые соглашения.Приказы:- о приеме на работу;- о переводе сотрудника на иную работу;- об увольнении.Заявления сотрудников на отпуска без сохранения зарплаты.Личные карточки персонала. 75 лет
Должностные инструкции Постоянно
Приказы о предоставлении отпусков пять лет
Трудовые книжки Пока сотрудник работает. В случае если есть книжки невостребованные, то не меньше 50-ти лет с последующей их сдачей в архив
Договоры на полную материальную ответственность сотрудников 5 лет
Книги, в которых учитываются приказы:
– по основной деятельности; 5-ть лет
– о приеме сотрудника на работу; 75-т лет
– об увольнении сотрудников; 75 лет
– о предоставлении работникам отпусков. 50 лет
Журнал регистрации командировочных удостоверений 5 лет
Табель учета рабочего времени.График сменности (при сменном режиме работы). 1 год
Списки занятых на вредном производстве.Наряды и табели по сотрудникам с вредными профессиями 75 лет
Инструкции, содержащие положения об охране труда Хранить постоянно
Акты о несчастных случаях 45 лет
Журнал по инструктажу по технике безопасности 10 лет
Журнал по прохождению сотрудниками обязательной медкомиссии 5 лет

Несмотря на то, что в данном списке значительную часть составляют кадровые документы, они являются неотъемлемой часть бухгалтерского учета. На их основании происходит начисление оплаты труда и компенсационных выплат, больничных листов и вознаграждений, а также налога на доходы, страховых взносов и разнообразных пособий.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО. Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Чтобы организовать хранение документов, предприятие может:

  • либо обратиться к услугам специальной архивной организации;
  • либо создать собственный архив. Это разрешено ст.13 закона «Об архивном деле» №125-ФЗ от 22.10.04г.

Создавая собственный архив, предприятие должно под эти цели выделить отдельное помещение и оборудовать его стеллажами, полками или глухими шкафами. При наличии в данном помещении окон их необходимо зашторить или иным образом затенить, чтобы исключить попадание солнечного света на документы, приводящее к их выцветанию.

Кроме того, нужно собственное архивное помещение оборудовать защитой от несанкционированного доступа и от пожаров – металлической входной дверью, решетками на окнах и сигнализацией.

Для организации быстрого поиска нужных документов следует разработать номенклатуру дел.

В случае передачи дел для их хранения у специализированной структуры, необходимо выбирать организацию, которая оснащена современным оборудованием и всеми условиями для длительного хранения документов, включая наличие противопожарной сигнализации и систем контроля доступа.

Порядок хранения документов бухгалтерского учета

Трудовые книжки сотрудников предприятия, их пустые бланки и вкладыши к ним должны находиться всегда в кадровой службе или в бухгалтерии, если на нее возложено кадровое делопроизводство. При этом трудовые книжки хранятся всегда в сейфе.

Стоит отметить, что документы в электронной форме должны быть защищены от несанкционированного внесения в них каких-либо изменений и одновременно их хранение должно обеспечивать возможность создания при необходимости копии на бумажном носителе.

В архив передаются документы для длительного (больше 10 лет) и постоянного хранения.

Передача данных материалов в архив осуществляется по графику, который утвержден руководителем организации в приказе о формировании архива.

В этом же приказе назначается лицо, ответственное за ведение архива, и утверждаются правила:

  • сдачи в архив документов и их выдачи;
  • ведения архива;
  • уничтожения документов, у которых срок хранения истек;
  • организации мероприятий для сохранности архивных дел.

Все документы в архив принимаются только в виде подлинников, а при их отсутствии – в виде заверенных копий. Передаваемые документы должны быть сброшюрованы по какому-либо признаку, подшиты, а на обложке их дела ставится идентифицирующая информация, в частности:

  • год исполнения документов;
  • область учета;
  • порядковые №№;
  • период, за который сформированы регистры и первичные документы;
  • вид подшитых документов;
  • количество подшитых листов, и т.д.

Что касается сдачи в архив документов в электронной форме, то данный порядок утверждается в Приказе руководителя об архиве организации отдельно. Но обычно указанные документы предварительно дублируют на другие носители.

Порядок хранения документов бухгалтерского учета

Документы могут быть потеряны либо из-за стихийного бедствия, либо в результате действий третьих лиц или собственных сотрудников. Но в любом случае потребуется подтверждение факта утраты соответствующими органами. Это могут быть правоохранительные структуры (если документы похищены), или органы пожарного надзора (если документы сгорели), и т.д.

При обнаружении гибели или пропажи документации руководитель организации своим приказом должен сформировать комиссию для выяснения причин выявленного факта. Если это необходимо, то для участия в расследовании могут быть приглашены представители охранной компании, пожарной или следственной структуры.

  1. Регистры для вычета НДС (книга покупок, книга продаж, журнал учета счетов-фактур). Срок, с которого определяется их хранения устанавливается по дате последней внесенной в регистр записи.
  2. Документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения определяется с момента прекращения начисления амортизации.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

За сохранность нужных бумаг целиком и полностью отвечает руководитель компании – с него и спросят. Несмотря на то что начальство всегда делегирует заботу об архиве своим сотрудникам.

Величина штрафов прямо пропорциональна значительности утерянного документа. За легкие нарушения предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере 300 – 500 рублей. Если же отсутствие бумаги влечет за собой искажение бухгалтерского отчета, руководитель и главный бухгалтер могут быть оштрафованы на 2000 – 3000 рублей.

Самой опасной пропажей могут оказаться первичные документы, регистры и счета-фактуры. Их используют при ведении налогового учета, и именно потенциальное уклонение от уплаты налогов строго карается штрафом от 10 000 до 30 000 рублей.

Если сами сотрудники обнаружили пропажу документов, необходимо незамедлительно сообщить об этом руководителю. Согласно правилам ведения бухучета, руководитель обязан назначить комиссию для установления причин пропажи.

Результатом работы комиссии должно стать составление акта о результатах расследования. Даже если акт не разъяснит потерю бумаг, он продемонстрирует проверяющим органам нежелание утаивать информацию.

Существует ряд обстоятельств, которыми можно объяснить утрату бумаг и не понести за это ответственность. К таким случаям относят форс-мажор в виде стихийных бедствий или взлома, поджог помещения. Руководство должно заблаговременно получить справку от пожарных инстанций или правоохранительных органов, объясняющую утрату документов.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector