Положение о командировках в 2019 году

Как устанавливают сроки

Длительность нахождения сотрудника в служебной поездке так же определяет положение о командировках. И здесь важно не забывать про форс-мажорные обстоятельства.

ПРИМЕР

ООО «Гуру» отправило главного бухгалтера Широкову в командировку. Срок отсутствия согласно приказу – 3 дня (6 – 8 сентября 2019 года). При этом компания отправила ее на самолете, однако обратный рейс задержали. В итоге сотрудница вернулась в город только вечером 10 февраля. То есть фактически командировка длилась 5 дней. А определение сроков поездки таким образом предписано положением о командировках 2019-го года в ООО «Гуру».

Для ситуаций, когда человек добирался к месту командирования на попутном транспорте, не предусмотрено каких-либо четких инструкций. Определение длительности поездки в этом случае происходит на основании приказа руководства, который был составлен для выдачи направления в командировку. Основанием для определения продолжительности отсутствия работника служат:

  • даты начала и окончания служебной поездки, согласно данному приказу;
  • сопутствующие бумаги (в зависимости от конкретной ситуации).

Кого нельзя направить в командировку

В обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.

Однако, существуют категории граждан, для которых служебная командировка либо вообще запрещена, либо требует получения от них письменного согласия.

Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:

  • Женщин, с которыми заключен трудовой контракт, ожидающих появления ребенка.
  • Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
  • Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.

Определенные категории граждан можно оправлять командировки, но у них предварительно в обязательном порядке необходимо запросить в письменной форме их согласие на это.

Положение о командировках в 2019 году

К ним относятся:

  • Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
  • Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
  • Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
  • Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
  • Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.

Важно! Специалистам кадровой службы нужно помнить, что перед командировкой этих категорий работников , запрос на их согласие обязательно должен быть получен в процессе оформления служебной поездки. При этом получить их согласие недостаточно, в документе также должна присутствовать информация, что они знают о своем праве на отказ от командировки.

Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.

Положения закона запрещают в этот период оформлять ему отпуск за свой счет или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Обратите внимание

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:

  • Приказ или распоряжение работодателя — основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке. организации.
  • Авансовый отчет — документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

  • Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
  • Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
  • Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
  • Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
  • Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.

Положение о командировках в 2019 году

Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.

Работник, на которого составлен приказ, знакомится с ним и ставит свою подпись.

Внимание! Если для командировки используется свой транспорт, то это нужно включить в имеющийся приказ, либо выпустить дополнительное распоряжение.

  • При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.
  • Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.
  • Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.
  • При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.

Внимание! Если требуется оформление командировки за границу, то суточные за дни, когда работник будет находиться в России выдаются в рублях, а за дни пребывания на территории иностранного государства — в его валюте.

См. подробнее – Суточные при загранкомандировках в 2018 году нормы и учет.

Если данный шаг указан в локальных нормативных актах, то когда выполняется оформление командировки нужно составить командировочное удостоверение. В зависимости от того, какой бланк применяется в компании, он также может включать в себя отчет о произведенной работе, расчет суточных, задание работнику на поездку.

Необходимость составлять журнал отбывающих в командировку также отменена. Фирмы могут продолжать его использовать по своему усмотрению. Но предварительно им необходимо закрепить форму журнала.

Как правило, в журнал включаются следующие сведения:

  • Личные данные о работнике;
  • Наименование компании, в которую он отбывает;
  • Название населенного пункта;
  • Даты отбытия и прибытия;
  • Отметка о получении отчета бухгалтерией.

Внимание! В командировочном удостоверении есть место для проставления печатей принимающей стороны. Но их наличие теперь не является обязательным в документе, так как документ не является обязательным.

В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.

Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.

К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:

  • Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке — счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
  • Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно — билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
  • Документы, подтверждающие найм такси — чеки, билеты, бланки.
  • Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт — путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.
  • Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд;
  • Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).

Внимание! При передаче авансового отчета в бухгалтерию, бухгалтер делает отметку на отрывном корешке и передает его работнику. Это необходимо для подтверждения факта передачи сотрудником документов в бухгалтерию.

Если по возвращении из поездки у сотрудника остались денежные средства, он должен вернуть их в кассу в срок 3 дней с момента оформления им авансового отчета. Для этой операции предусмотрен приходный кассовый ордер.

По закону, работодатель имеет право удержать эту сумму из зарплаты работника, но только в том случае, если еще не прошел месяц с момента завершения срока для добровольного возврата. Когда месяц прошел, то произвести удержание возможно только путем оформления судебного решения.

Работник также может добровольно согласиться на удержание долга из зарплаты. Для этого ему необходимо написать заявление. На основании этого документа создается приказ на удержание. Нужно помнить, что сумма удержанных средств не может превышать 20% от начисленной за этот месяц зарплаты.

Может возникнуть ситуация, что работник во время поездки израсходовал больше денежных средств, чем ему выдавалось. В этом случае нужно, в первую очередь, выполнить проверку его авансового отчета. Если траты были обоснованы, то они подлежат компенсации путем выдачи денежных средств из кассы по расходному кассовому ордеру.

Траты

Командированный работник в течение 3-х рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных для поездки средств.

Положение о командировках в 2019 году

При составлении положения необходимо конкретизировать статьи командировочных трат, которые организация компенсирует сотруднику.

ПРИМЕР

ООО «Гуру» возмещает командированным работникам затраты на питание в размере максимум 1 тысячи (1000) руб./сутки.

Механизм компенсации затрат тем сотрудникам, которые добираются к обозначенному адресу на личном транспорте, также необходимо осветить в положении о командировании работников. В подобных случаях длительность поездки устанавливают согласно служебному письму, которое должен написать командированный после своего возвращения в офис.

Длительность служебных поездок

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Положение о командировках в 2019 году

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание!Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Одним днём

Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.

Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником — чтобы выполнить оформление командировки в выходной день, необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня — этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.

Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.

Если командировка – однодневная, то есть работник к ночи возвращался домой, организация обязана компенсировать все затраты по проезду и провозу необходимого для работы багажа (если таковой есть). А вот суточные при такой командировке не положены.

Вопрос о возможности ежедневного возвращения решает руководитель предприятия. При этом учитывают:

  • километраж до места командирования;
  • занятость сотрудника в поездке и характер его работы;
  • необходимое время для отдыха.

Принятое руководством решение фиксируют в служебной записке. Если же ежедневное возвращение невозможно, выплату суточных производят на общих основаниях.

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция, заполнить документы онлайн

Рассмотрим подробнее какие вопросы включаются в Положение по командировкам.

Общие положения

Основным документом, который содержит основные правила и принципы оформления командировок, является положение №749. Потому в данном Положении лучше всего описать те моменты, которые прямо не оговорены и устанавливаются на усмотрение работодателей.

Например, будет ли считаться командировкой поездка надомного работника к своему работодателю, либо на основании каких условий однодневная поездка будет считаться командировкой.

Изменения в законодательных актах теперь не требуют, чтобы при отправлении в поездку на сотрудника были составлены служебное задание или командировочное удостоверение.

В настоящее время основным документом, который определяет служебные поездки, является приказ о командировке. Однако, если компания будет продолжать использование указанных бланков, то это необходимо зафиксировать в данном разделе.

Здесь же можно указать, допустимо ли производить продление поездки, либо, наоборот, сокращение ее срока — нужно описать при каких условиях это можно сделать, и как оформить документально.

Внимание: обязательно описывается процедура, согласно которой определяется длительность поездки. На основании этих данных затем производится расчет суточных к выдаче.

Положение о командировках в 2019 году

Еще один момент, который можно включить в этот раздел — на каких условиях командированного работника можно привлечь к выполнению обязанностей в выходной день.

Субъект бизнеса имеет право сам закрепить, какие именно расходы будут возмещаться после возвращения сотрудника из служебной поездки. Также здесь необходимо указать, каким образом работник должен подтвердить, что расходы были правомочны.

Компания может для разных должностей закреплять разные размеры оплачиваемых расходов.

В данном разделе можно описать следующие моменты:

  1. Какой тип транспорта сотрудники разных должностей могут использовать, чтобы добраться до места командировки и уехать из него;
  2. В каких условиях работник может пользоваться авиатранспортом;
  3. Какая может быть максимальная сумма оплаты за жилье в сутки (этот показатель можно устанавливать для каждой должности отдельно);
  4. Работники на каких должностях могут пользоваться услугами повышенной комфортности — перелет бизнес-классом, люкс-номера в гостинице и т. д.
  5. Может ли работник использовать в служебной поездке личный транспорт и как будет производиться компенсация расходов;
  6. Можно ли использовать такси в служебных поездках;
  7. Какие документы принимаются для отчета по каждому виду произведенных расходов.

В этом же разделе можно описать сумму суточных, которая будет выделяться для сотрудников разных должностей. Допускается установить разные суточные для дальних поездок и на ближние расстояния.

Внимание: отдельно должен быть описан процесс выдачи и списания суточных при командировках в иностранные государства. Для каждой страны можно закрепить свой размер суточных, стоимости жилья и т.д.

Такой раздел нужно обязательно включать в положение, поскольку именно в нем будет указываться каким образом сотрудники могут получать деньги подотчет, а затем как именно они должны отчитаться о понесенных расходах.

В разделе оговариваются следующие моменты:

  • В какое время работник, который едет в служебную командировку, должен получить средства подотчет;
  • Каким именно образом и за какой промежуток времени после возвращения из поездки работник должен оформить отчет по помеченным во время нее расходам.

Порядок утверждения

Положение по командировкам относится к числу внутренних нормативных актов компании. Поэтому, оно не закреплено как обязательное к применению. Но если субъект бизнеса принимает решение об использовании данного документа, необходимо соблюдать строгую процедуру по вводе его в действие.

Если в компании есть сформированный орган профсоюза, то проект положения необходимо обязательно отправить туда для проведения согласования. Если же органа такого нет — то данный шаг пропускается.

Затем документ требуется ввести в действие.

Это можно осуществить одним из следующих способов:

  1. На Положении проставляется гриф «Утверждаю» с отметкой руководящего лица. Если согласование документа производилось с иными должностными лицами, то тогда нужно предусмотреть аналогичные графы и для них.
  2. Составляется специальный распорядительный акт – приказ об утверждении положения о командировках. В нем обычно описывается при наступлении каких условий либо какой даты данное положение начинает действовать. На обложке документа тогда необходимо поставить гриф «Утверждено» и вписать информацию о приказе, которым он был принят.

Важно: после того, как Положение начало действовать, с его текстом обязательно нужно ознакомить всех работников субъекта бизнеса. Обязательно нужно зафиксировать факт ознакомления путем составления опросного листа, либо проставления подписей в специальном журнале.

Обязательные

Положение о командировках в 2019 году

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье «Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных».

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала «Упрощенка».

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и  готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Основание для отправки в командировку Письменное распоряжение руководителя
Дата начала командировки Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.
Дата окончания командировки Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.
Размер суточных 700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходов Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка
Дата начала загранкомандировки Дата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).
Дата окончания загранкомандировки Дата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.
Размер суточных 2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходов Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании  в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

Шаг 2. Выдайте суточные.

Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ.

Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Положение о командировках в 2019 году

Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд;
  • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

Как оформить командировку сотрудника в 2019 году: инструкция для бухгалтера

Каждая командировка — это не только сама поездка, деловые встречи и смена обстановки, но и правильное оформление документов. С 2017 года документы составляются с учетом вступивших в силу на законодательном уровне изменений. Поговорим о них подробнее.

Что это такое

Командировка — это выезд сотрудника в другой населенный пункт с целью выполнения служебного поручения. Срок поездки всегда оговаривается заранее.

Иногда требуется выезд работника в филиал или подразделение собственной компании, в данном случае процесс оформления идентичен стандартному, если подразделение расположено в другом населенном пункте или стране.

Работодатель обязан покрыть расходы работника на:

  • проезд до места назначения и обратно;
  • проживание;
  • питание и другие дополнительные цели.

Положение о командировках в 2019 году

Следует отличать командировку от служебного поручения. Дело в том, что последний термин предполагает выполнение служебного задания в том же населенном пункте, например, поездка на другое предприятие с целью проведения переговоров или подписания контрактов.

Командировкой не является поездка сотрудника, работающего машинистом, водителем, курьером и так далее, то есть его трудовая деятельность предполагает постоянные разъезды.

Командировка может осуществляться на личном транспорте сотрудника, если между работником и работодателем осуществлена договоренность. В данном случае очень важен расчет понесенных расходов. Расскажем, что об этом и не только об этом говорит закон в РФ.

Законодательство

О том, что именно является командировкой, рассказано в статье 166 ТК РФ, а в статье 167 описаны гарантии сотрудников предприятия.

Итак, если работник отправляется в служебную командировку, работодатель гарантирует ему:

  • возмещение понесенных расходов;
  • сохранение рабочего места;
  • отсутствие изменений в сумме среднего заработка.

Помимо расходов на проезд, проживание, поиск места жительства (что также может потребовать вложений, работодатель выплачивает своему сотруднику суточные. Под этим понятием подразумевается трата на питание и проезд в городе, куда он был направлен.

Согласно Постановлению Правительства за № 749 от 2008 года срок командировки определяется начальством в зависимости от сложности и целей поставленной задачи. Также в нем оговорено, когда начинается служебная поездка, и когда она заканчивается.

Дни отправки и возвращения работника обязательно включаются в данный срок. Пример: если поезд отправляется 2 июня в 23:58, то эта дата (2 июня) считается днем начала служебной командировки. Максимальная продолжительность законом не оговорена.

Обратите внимание

Если срок изменяется по имеющимся на то основаниям, то законодательно разрешено корректировать и сдвигать даты. Ниже расскажем, как произвести оформление командировки в 2019 году с учетом обычных и особых обстоятельств.

В статье 168.1 Трудового законодательства оговорено также возмещение расходов тех сотрудников, работа которых в организации связана с полевыми условиями или разъездами.

Им в обязательном порядке возмещаются:

  • затраты на проживание;
  • затраты на проезд и передвижение;
  • затраты на питание и так далее.

Сюда нередко включается закупка специальной обуви, униформы, если это необходимо в процессе труда.

Отказ от служебной командировки — тема, оговоренная в ТК РФ. Однако, не все категории работников имеют право на отказ.

В обязанности работодателя входит получение письменного согласие на осуществление такой поездки от:

  • женщин, имеющих детей, возраст которых не превышает 3 лет;
  • всех работников, имеющих в семье инвалида, за которым требуется уход;
  • граждан, оформивших опекунство над несовершеннолетними;
  • матерей или отцов одиночек, чьи дети младше 5 лет.

Важно! Работники должны знать, что направление в поездку этих категорий лиц без письменного согласия — прямое нарушение законодательства, которое может закончится серьезными штрафными санкциями.

Законом категорически запрещено (указаны статьи Трудового Кодекса) отправлять в поездки следующих лиц :

  • несовершеннолетних (ст. 268);
  • беременных женщин (ст. 259).

Положение о командировках в 2019 году

Законом установлено несколько видов служебных командировок:

  • зарубежные;
  • внутри страны.

Поездки за пределы страны требуют более тщательного подхода. На расчет суточных влияют дополнительные факторы, например, разница в курсе валют.

Также различают несколько типов поездок:

  • одиночные или групповые;
  • плановые или внеплановые;
  • краткосрочные или длительные.

Тип служебной командировки может влиять на размер расходов, срок, но не влияет на процедуру оформления, о которой и пойдет речь далее.

Законом установлена четкая процедура оформления документов для отправки гражданина в командировку. Обсудим вступившие недавно в силу изменения и образцы основной документации.

Если служебная поездка носит плановый характер, она оформляется согласно утвержденному графику. В противном случае можно обойтись приказом.

Сама процедура отправления сотрудника выглядит пошагово следующим образом:

  1. Составление приказа.
  2. Производится подготовка к поездке, включая получение аванса работником на оплату расходов.
  3. В назначенный день сотрудник покидает рабочее место и отправляется в поездку.
  4. В табель учета ставится соответствующая отметка.
  5. Как только работа заканчивается, работник возвращается в организацию.
  6. Он предоставляет отчет о проделанной работе и платежные документы, доказывающие целевое расходование предоставленных средств.

Если авансовый платеж не покрыл всех расходов, работодатель обязан возместить работнику потраченные средства.

Основным документом здесь является приказ о командировании. Он составляется при использовании унифицированных форм Т-9 (для одиночной поездки) и Т-9а (для групповой).

С вступлением в силу изменений в законодательстве от 2014 года с января 2015 года нет необходимости оформлять командировочное удостоверение, которое ранее было обязательным, и служебное задание.

Разберемся с тем, как заполняются документы. Внешне они схожи. В верхней строчке документа указывается наименование организации. Номер документа указывается порядковый. Датируется он в день оформления и обязательно визируется руководителем.

В приказе обязательно указываются следующие данные:

  • фамилия, имя и отчество направляемого сотрудника;
  • место и время командировки;
  • ее цель;
  • источник финансирования (указывается наименование собственной организации или иное).

Так как приказ не описывает расходов, следует направить его в бухгалтерию для скорейших расчетов и предоставления авансового платежа.

Отдельная тема — командировка, выпавшая на выходные дни или в момент отпуска. Что касается первого момента, то работник имеет право получить компенсацию в виде оплаты труда или дополнительный отгул по возвращении.

Сотрудника также могут вызвать для отправления командировки, если ему уже оформлен отпуск, но только с его согласия. При этом изначально оформляется приказ об отзыве из отпуска.

За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные, включая выходные и праздники. В итоговом отчете он не должен отчитываться за эти средства. Размер суточных устанавливается в самой организации, что указывается в коллективном договоре.

Налогом на доходы физических лиц не облагаются суточные в размере:

  • 700 рублей в день, если командировка осуществляется по России;
  • 2500 рублей для заграничных поездок.

Если командировка приходится на выходные, расчет оплаты этих дней происходит следующим образом:

  • если работник проводит этот день на свое усмотрение, не привлекаясь к работе, то оплачивать его не следует;
  • если он провел выходной в дороге или на работе, то каждый такой день оплачивается минимум в двойном размере или в размере среднего заработка, но с возможностью взять отгул.

В период нахождения в служебной поездке работнику сохраняется его средняя заработная плата. Чтобы произвести расчет, требуется сначала определить количество фактически отработанных дней (учитываются исключительно рабочие дни).

Бухгалтеру будет удобно пользоваться Положением из Постановления Правительства № 922 от 2007 года (п. 5).

В расчет не включают дни:

  • командировок;
  • больничных;
  • простоя;
  • отпуска.

Расчетный период — год. Если работник не отработал 12 месяцев, учитывают лишь отработанный период.

Теперь рассчитывается средний заработок за день, который включает все выплаты по оплате труда: эту сумму делят на количество отработанных дней. Полученное число следует умножить на количество дней командировки.

Важно

Если эта сумма меньше, чем та, которую получил бы работник, не выезжая с предприятия, ему можно доплатить, если это предусмотрено коллективным договором. На сумму доплаты уменьшается налоговая база.

Расчет командировочных не сложен, но потребует от бухгалтера внимательности и знаний законов и изменений в них.

Командировки сотрудников – это обычная процедура для многих организаций, которая доступна вне зависимости от их вида деятельности, размера и других параметров.

В 2018 году порядок оформления командировки работникам стал проще, потому многим руководителям компаний, и их бухгалтерам, теперь нужно ознакомиться с новыми правилами. Ведь ошибки в оформлении документов для служебных поездок могут быть чреваты финансовыми потерями в виде штрафов.

Чтобы этого не случилось и исключить все вопросы, стоит подробнее узнать, как оформить командировку сотруднику в 2019 году.

В 2019 году командировками считаются:

  • Отправки сотрудников из головного офиса в филиалы компании или отдельные подразделения.
  • Командирование работников, наоборот, из филиалов и подразделений в головной офис.
  • Поездки в головной офис тех работников, которые работают дистанционно.
  • Поездки лиц, отправляющихся в другую компанию с рабочим визитом, в том числе и за границу.

Первое изменение в правилах, произошедшее в 2018 году, можно заметить уже здесь. Теперь для отправления в командировку необязательно физически находиться на производстве или в офисе организации, можно работать и дистанционно, не ведя учёт рабочего времени.

Если сотрудник работает вахтовым методом или его работа связана с постоянными разъездами, это другая статья бюджета компании, поэтому её нельзя оформить в документах как командировку.

Направление

Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:

  • причины командировки;
  • задачи, решить которые должен командированный сотрудник.

Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:

  1. использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
  2. отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.

В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.

Нужно ли командировочное удостоверение в 2019 году

Командировочное удостоверение (2019) — это документ, удостоверяющий время пребывания в служебной поездке.

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году? В командировки ездят многие работники, но не всем удается отслеживать новые веяния в оформлении документов по служебным поездкам.

Что изменилось и нужно ли выписывать командировочное удостоверение в 2019 году? Ведь само удостоверение отменено.

Необходимость поездок по служебным делам должна подкрепляться документально. В первую очередь приказом генерального директора, в котором нужна и подпись работника.

  • Кроме приказа, до недавнего времени издавалось также служебное задание и командировочное удостоверение, которое нужно было брать с собой в поездку. Задание следовало заполнять отчетом о его выполнении.
  • Надо ли оформлять командировочное удостоверение в 2019 году?
  • И служебное задание, и командировочное удостоверение отменили (Постановление Правительства № 749), а точнее, сделали необязательным их оформление. Сейчас необходимым является только приказ о направлении в командировку.

Отправляя работника в путь, руководство хочет быть уверенным, что задание будет выполнено и цель поездки достигнута. Для этого на руки выдавалось командировочное удостоверение с отметкой о выезде из пункта отправления. Его нужно было предъявить по приезду в пункт назначения и получить отметку — подпись и печать. Такая отметка являлась доказательством совершения делового путешествия.

Кроме подтверждения факта прибытия, командировочное удостоверение в 2019 году (бланк, образец заполнения можно посмотреть в статье) являлось весомым аргументом для правоохранительных органов, доказывающим цель пребывания в населенном пункте. Предъявил документ, и каждому понятно, что человек «при исполнении».

Нередко приходится слышать, что командировочное удостоверение отменили. Это не совсем так, поскольку оно просто стало необязательным документом. Постановление об этом принято еще в начале 2015 года. Но многие организации по-прежнему оформляют его.

Правила, как оформлять командировочное удостоверение в 2019 году: кому и как заполнять бланк — могут закрепить во внутренних правилах организации, положениях о командировках, и тогда выполнять предписанные действия придется и руководителям, и работникам.

Что еще отменили

Вместе с командировочным удостоверением стали необязательными в применении служебное задание командируемому сотруднику и его отчет о проделанной в поездке работе.

На вопрос: обязательно ли командировочное удостоверение в 2019 году — повторим, что если в организации использование таких документов закреплено в локальных документах, то работникам придется следовать корпоративным правилам.

Если раньше из поездки работник привозил проштампованное командировочное и был уверен в компенсации затрат, то как быть теперь, когда оно не требуется и не было выдано перед тем, как отправиться в путь?

Подтвердить командировку теперь можно проездными документами — билетами, так что отмена командировочных удостоверений никак не повлияет на возмещение расходов.

Путешествие на автомобиле — второй способ перемещения по рабочим делам. Так как билеты при этом отсутствуют, факт исполнения поручения нужно подтвердить служебной запиской.

Она будет частью отчета по тратам наряду с квитанциями гостиниц.

Совет

Служебную записку пишут в свободной форме, указывая даты поездки, организации, которым был нанесен визит, и расходы, которые требуется покрыть работодателю (обычно это топливо).

Итак, вопрос, нужно ли оформлять командировочное удостоверение в 2019 году, становится понятен: документ не обязательно оформлять, но если ваш работодатель не отказался от привычки выдавать его перед каждой рабочей поездкой, придется отмечать его по прибытии, как и прежде.

Документ, который предприятие выдает сотруднику на время деловой поездки, называют командировочным удостоверением. С его помощью можно объяснить время и место нахождения работника во время отсутствия на постоянном месте службы. Однако с января 2015 года данное удостоверение отменено. Поэтому оформлять его закон не требует.

С 2017 года со сверхнормативных суточных нужно оплачивать страховые взносы. При этом п. 2 ст. 422 НК РФ предусматривает такие нормативы суточных денежных средств в 2019 году:

  • 700 руб./день – для деловых поездок по стране;
  • 2500 руб./день – в случае отъезда за границу.

Пожалуй, это единственное глобальное изменения в командировках, которое необходимо учесть при разработке нового положения о командировках в 2019 году.

Подробнее об этом см. «Как суточные облагаются страховыми взносами с 2017 года».

ПРИМЕР

Минимальный размер суточных для командировок по стране, установленный новым положением о командировках в 2019 году ООО «Гуру», равен 1 тыс. руб./день. При поездке по делам фирмы в соседний регион на 3 дня сумма суточных составит 3 тыс. руб. Из них 900 рублей подпадают под страховые взносы.

Имейте в виду: предприятие вправе самостоятельно устанавливать размер суточных средств для своих сотрудников на время командировок по стране и за ее пределами. Российским законодательством не предусмотрено никаких ограничений по этому поводу.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

Закон определяет, что ежегодный оплачиваемый отпуск — это такой период, во время которого сотрудник полностью освобожден от исполнения своих обязанностей. И если у работодателя возникает необходимость произвести оформление командировки в тот период, когда работник на отдыхе, нужно произвести отзыв его из отпуска.

Во время выполнения этой процедуры нужно учитывать, что по ТК существуют типы работников, которых отзывать категорически нельзя. Кроме этого, в обязательном порядке сотрудник должен подписать письменное согласие на отзыв.

Если все же возникла необходимость отозвать работника с целью отправления в поездку, нужно выполнить следующее:

  • Оформить приказ, который произведет отзыв работника из отпуска;
  • На приказе работник должен дать письменное согласие путем проставления в графе слов «Не возражаю».
  • Оформить приказ о направлении в командировку.
  • Выдать суточные и другие средства на покрытие расходов.

Также нужно учесть, что отзыв из отпуска требует обязательного внесения поправок в график отпусков. Поэтому, важно с работником сразу обсудить, в какое время он возьмет оставшиеся не использованные дни. Если он желает уйти в ежегодный отпуск сразу при возвращении из поездки, это нужно будет оформить снова.

Положение о командировках в 2019 году

Внимание! Еще один важный момент, о котором нельзя забывать — пересчет отпускных. Это можно не выполнять, если работник хочет взять дни отдыха сразу при возвращении, и эти дни входят в текущий месяц. Иначе лишнюю сумму нужно будет вернуть в кассу, либо зачесть ее в счет суточных либо будущих отпускных.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector