Подписание первичных бухгалтерских документов

Первичные документы. Оформление, типичные ошибки и правила их исправления

Новый федеральный закон N 402-ФЗ, который вступил в силу с 01.01.2013 года, разрешает хозяйствующим субъектам самостоятельно устанавливать формы первичных документов. Они должны быть поданы на утверждение руководителю предприятия лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета предприятия.

Правда, Министерство финансов РФ в тексте Информации N ПЗ-10/2012 отмечает, что унифицированные формы, применение которых уполномоченные органы устанавливают на основании других федеральных законов или в соответствии с ними, остаются обязательными к использованию при совершении конкретных хозяйственных операций.

Например, Банк России утвердил в соответствующем положении обязательное использование стандартных бланков кассовых документов. Однако разрабатывать собственные формы первичных документов не каждому под силу. Это потребует времени и усилий, к тому же их составитель должен обладать соответствующей квалификацией.

А потому можно по-прежнему пользоваться типовыми бланками, которые разработал Госкомстат РФ. Но не забудьте утвердить соответствующие формы приказом по предприятию за подписью директора.

Лигай О.А.Эксперт Отдела экономических проектов ИПС «Кодекс» Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов.

На основании этих документов ведется бухгалтерский учет. Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции.

Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

Подписание первичных бухгалтерских документов

Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией и возможных финансовых санкций по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, необходимо обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

Основные требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, изложены в Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 N 129-ФЗ. А также в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105, которое действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы разрабатываются и вводятся в действие постановлениями Госкомстата РФ. Они обязательны к применению для предприятий всех отраслей экономики.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, могут быть разработаны организацией самостоятельно и оформлены организационно-распорядительным документом.

  •  наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Подписание первичных бухгалтерских документов

В необходимых случаях в форме документа могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

  • Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
    Запрещается использовать для записи простой карандаш.
  • Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.
  • В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.
  • В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.
  • Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.
  • Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.
  • Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Унифицированные формы документов из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России, не являются обязательными к применению. Вместе с тем, обязательными к применению остаются формы, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов. Таким образом, организация обязана применять типовые формы документов, утвержденные Правительством РФ, Банком России (например, платежные поручения, расходные и приходные кассовые ордера) и другими уполномоченными органами во исполнение федеральных законов. Такие разъяснения содержатся в информации Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012, письме ФНС России от 23 июня 2014 г. № ЕД-4-2/11941.

https://www.youtube.com/watch?v=4I3ivaPZck4

Если для какого-либо факта хозяйственной жизни постановлением Госкомстата России установлена унифицированная форма первичного документа, то организация вправе по собственному выбору:

  • либо разработать форму документа самостоятельно;
  • либо использовать унифицированную форму.

По общему правилу формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть руководитель должен утвердить либо самостоятельно разработанную организацией форму, либо факт использования организацией унифицированных форм.

Подписание первичных бухгалтерских документов

В любом случае в первичном документе должны содержаться все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Включенные в этот перечень сведения по своему составу и содержанию тождественны реквизитам документов, составленным по формам из альбомов унифицированных форм. То есть действующие унифицированные формы соответствуют требованиям части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В унифицированные формы можно при необходимости добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки и т. п.) либо исключать их. Исправленную унифицированную форму утвердите приказом (распоряжением) руководителя в качестве первичного документа.

Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждены информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012. Правильность этого подхода подтвердила ФНС России в письме от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104@, разослав в нижестоящие инспекции письмо Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547. Данное письмо налоговой службы размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения, обязательные для применения».

Пример, как добавить в унифицированную форму дополнительную информацию

В ООО «Альфа» погашение задолженности перед подотчетными лицами иногда происходит в безналичной форме. Чтобы отобразить данную операцию в унифицированной форме авансового отчета, было принято решение добавить в нее дополнительную строку «Перерасход в сумме___ перечислен на зарплатную карту сотрудника по платежному поручению от «__» ________ 200__г. № ___». Данную форму утвердили приказом руководителя организации.

Как утвердить формы

Формы первичных документов утвердите в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

При этом типовые бланки без изменений к учетной политике прикладывать не нужно. Факт применения унифицированных форм можно отразить в учетной политике следующими способами:

  • написать: «В качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России, без изменений». В этом случае нужно будет применять унифицированные формы для каждой операции, для которой форма существует;
  • прописать для разных объектов бухучета, какие унифицированные формы организация будет применять, примерно так: «…применять унифицированную форму _____, утвержденную постановлением Госкомстата России от______№_______». Например, при использовании унифицированной формы № ТОРГ-12 можно сделать такую запись: «Применять унифицированную форму № ТОРГ-12, утвержденную постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации».

Обязательные реквизиты первичного документа

Основной бухгалтерский закон предъявляет четкие требования к оформлению любого первичного документа, составляемого субъектами предпринимательства.

В обязательном порядке первичный документ должен содержать:

  • непосредственно название документа;
  • дата, когда документ был составлен;
  • название субъекта хозяйствования, от имени которого совершается операция;
  • суть хозяйственной операции;
  • натуральные (с указанием единицы измерения) и/или денежные измерители хозяйственной операции;
  • указание должности лиц, совершивших хозяйственную операцию, ответственных за ее правильность и за верное оформление документов;
  • подписи таких лиц с указанием их фамилий и другой личной информации, которая поможет их идентифицировать.

Законодательством предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, которые должны указываться организацией. Их наличие определяет, учтутся ли документы в итоговой отчетности при вычете сумм из налогооблагаемой базы, принят ли будет факт совершения хозяйственной операции, не будет ли претензий у ФНС в отношении легальности операций.

К обязательным реквизитам первичных документов можно отнести следующие сведения:

  • наименования поставщика, покупателя, грузополучателя и плательщика за перевозку;
  • банковские реквизиты, ИНН, физический и юридический адрес компаний;
  • номер и дата документа;
  • номенклатура, которая была перемещена, куплена или продана при осуществлении операции;
  • единицы измерения, количественное и стоимостное выражение номенклатуры;
  • итоговая сумма по всем позициям в документе;
  • подписи, должности, расшифровки подписей ответственных лиц;
  • марка, номер машины, данные водителя при осуществлении перевозки;
  • количество мест, масса и категория перевозимого груза;
  • основание оформления документа, номер и дата договора, информация о спецификации, сертификатах, экспертизах, если такие проводились.

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Регистры

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

  • Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
  • Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
  • Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

  • книги;
  • карточки;
  • свободные листы.

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

  • Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
  • Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
  • Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

  • синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
  • аналитические регистры (платежная ведомость);
  • комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Подробнее о бухгалтерских регистрах см. в статье «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)».

Данные, содержащиеся в первичных документах, отражаются в бухгалтерских регистрах. Регистры бухучета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, сгруппированные по счетам бухучета (например, ведомости, отчеты в табличной форме).

Формы регистров утверждает руководитель организации. Обязательными реквизитами регистра бухучета являются:

  • наименование организации (экономического субъекта), составившей регистр;
  • даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;
  • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра, и их подписи с расшифровкой.

Регистры составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

При внесении исправлений в регистры нужно проставить дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра (с расшифровкой).

образец приказа на право подписи первичных документов

– пропуски или изъятия;

– отражение мнимых и притворных объектов бухучета.

Такие правила определены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Сотрудник, ответственный за оформление первичного документа, должен обеспечить его своевременную передачу для внесения в регистры бухучета. При этом данный сотрудник несет ответственность за достоверность данных, зафиксированных в первичном документе. Об этом сказано в части 3 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА)

Документальное оформление хозяйственных операций, осуществляемых индивидуальным предпринимателем, применяющим общую систему налогообложения, регулируется Порядком, утвержденным приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.

Подписание первичных бухгалтерских документов

Требования, предъявляемые к первичным учетным документам, содержатся в пункте 9 данного порядка. Они практически полностью совпадают с требованиями, предъявляемыми к первичным учетным документам, которые используют организации. Единственным дополнением является то, что индивидуальные предприниматели должны прикладывать к первичному документу, которым оформлена реализация товара или его приобретение, первичный документ, подтверждающий оплату за данный товар.

Основные средства — это такие материальные активы, которые служат более 1 года и переносят свою стоимость на готовый продукт частями.

— при постановке объекта основных средств на учет заполняется форма № ОС-1 и заводится инвентарная карточка по форме № ОС-6;

— перемещение объектов ОС сопровождается оформлением акта приема-передачи или же просто отмечается в инвентарной карточке;

— при списании объекта ОС заполняют форму № ОС-4;

— для учета объектов НМА предусмотрена специальная форма № НМА-1.

— для инвентаризации разработаны формы № ИНВ-1 и № ИНВ-1а (инвентаризационная опись), № ИНВ-18 (сличительная ведомость), № ИНВ-22 (приказ) и № ИНВ-26 (ведомость результатов).

Обособленное подразделение

Ситуация: может ли обособленное подразделение отражать хозяйственные операции на основании первичных документов, оформленных от имени головного отделения организации? Обособленное подразделение выделено на отдельный баланс и ведет бухучет самостоятельно.

Подписание первичных бухгалтерских документов

Да, может.

При этом в учетной политике нужно отразить условие о том, что все первичные документы оформляются от имени головного отделения.

Способы ведения бухучета организация устанавливает самостоятельно и прописывает в учетной политике для целей бухучета (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Положения, указанные в учетной политике, распространяются на все обособленные подразделения организации (п. 9 ПБУ 1/2008). Поэтому если в учетной политике организации сказано, что все первичные документы оформляются от имени головного отделения, то обособленное подразделение вправе вести бухучет на основании таких регистров.

Кроме того, одним из обязательных реквизитов любого первичного документа является наименование экономического субъекта, составившего документ (подп. 3 ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Экономическими субъектами считаются, в частности, коммерческие и некоммерческие организации (подп. 1 ч. 1 ст.

2 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Организацией признается юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 48, ст. 51 ГК РФ). Обособленное подразделение самостоятельным юридическим лицом не является, оно является его частью (ст. 55 ГК РФ). Следовательно, обособленное подразделение, ведя бухучет самостоятельно на основании документов, оформленных от имени головного отделения организации, не нарушает законодательство о бухучете.

Подписание документов директором — единственным учредителем организации

Компании ежедневно совершают хозяйственные операции, которые необходимо сразу же отражать в бухгалтерском, управленческом и налоговом учете. Что такое первичные документы? Это как раз отражение этих операций, выступающее также как доказательство того, что они состоялись. Затем в целях анализа, систематизации, контроля, прогнозирования и для осуществления других экономических процедур все документы по операциям регистрируются в специальные справочники и журналы – регистры учета.

Документы, которыми оформляют хозяйственные операции с деньгами, подписывают 2 лица – руководитель предприятия и главный бухгалтер. Сюда же Стандарт относит финансовые и кредитные обязательства – то есть документы, оформляющие:

  • финансовые вложения фирмы;
  • договор займа;
  • договор кредита;
  • товарный и коммерческий кредит.

Подписание первичных бухгалтерских документов

Главбуха может заменять:

  • иной специалист компании, на которого возложили ведение учета (когда нет главбуха в принципе);
  • уполномоченный на подписание сотрудник (в этом случае готовят доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов).

Также см. «Что такое первичные документы бухгалтерского учета».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Хотелось бы остановиться на спорном вопросе возможности признания расходов в случае подписания первичных учетных документов по заработной плате директором — единственным учредителем организации. Речь идет о ситуации, когда директор — единственный учредитель организации начисляет себе зарплату и, соответственно, подписывает всю первичную документацию по оплате труда.

Позиция Минфина России (письмо от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790) заключается в принципиальной невозможности выплаты зарплаты директору — единственному учредителю организации, поскольку с ним нельзя заключить трудовой договор. Основная причина заключается в том, что подписание трудового договора одним и тем же лицом от имени работника и от имени работодателя не допускается (письма Минтруда России от 06.03.

2013 № 177-6-1, от 28.12.2006 № 2262-6-1). Следовательно, все первичные учетные документы, подписанные директором-учредителем организации, касающиеся оплаты труда, не могут служить основанием для их включения в состав налоговых расходов (письмо Минфина России от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790). Несмотря на то что в письме Минфина идет речь об «упрощенных» расходах, вывод с большой степенью вероятности можно распространить и на налогоплательщиков, применяющих общую систему налогообложения.

Основным аргументом в пользу запрещения учета «зарплатных» расходов, по мнению Минфина России, является нелегитимность заключения трудового договора директором с самим собой. Представители финансового ведомства и ранее высказывали аналогичную позицию (письма Минфина России от 16.01.2015 № 03-11-11/665, от 17.10.2014 №03-11-11/52558).

Однако еще более десяти лет назад Пленум ВС РФ (п. 4 постановления ВС РФ от 20.01.2003 № 2 «О некоторых вопросах, возникших в связи с принятием и введением в действие Гражданского процессуального кодекса РФ») разъяснял, что отношения между единоличными исполнительными органами обществ (директорами, генеральными директорами), членами коллегиальных исполнительных органов обществ (правлений, дирекций), с одной стороны, и обществами — с другой, основаны на трудовых договорах.

При этом положения ТК РФ не содержат запрета на заключение трудового договора с руководителем — единственным учредителем организации. То есть в том случае, когда функции руководителя осуществляет единственный участник (учредитель) общества, трудовой договор может быть заключен на общих основаниях (ст. 15, 20, 57 ТК РФ).

Но, принимая во внимание позицию Минфина России и Роструда относительно невозможности выплаты зарплаты директору — единственному учредителю организации, следует учитывать возможные налоговые риски в части исключения таких расходов из налоговой базы, независимо от правильности оформления первичных документов по зарплате.

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

О том, сколько нужно хранить первичные документы, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2018–2019 годах может быть таким:

  1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

Что такое первичный документ

О наиболее часто применяемой ее форме читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 – бланк и образец».

  1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите здесь.

  1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

Подробнее об указанных ведомостях см. в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49».

  1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, – здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:
  • Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 – при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

Подробнее о данном акте см. в материале «Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС».

  • Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

Об этом подробнее см. в статье «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец».

  • Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

Подробнее см. в материале «Унифицированная форма № ОС-4 — Акт о списании объекта ОС».

  • Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

Подробнее о таком первичном документе см. в статье «Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец».

  • Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

Об этом см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-1а — бланк и образец».

  1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2018–2019 годов:
  • Приходный кассовый ордер.

Подробнее о его составлении см. в статье «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?».

  • Расходный кассовый ордер.

Подробности о нем см. в материале «Расходный кассовый ордер – бланк и образец».

  1. Платежное поручение.

О правилах оформления этого документа читайте здесь.

  1. Авансовый отчет.

О том, чем руководствоваться, оформляя такой документ, читайте в статье «Каковы правила оформления авансовых отчетов?».

  1. Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте здесь.

  1. Бухгалтерская справка.

О принципах ее оформления см. материал «Бухгалтерская справка об исправлении ошибки – образец».

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2018-2019 – список был предложен выше:

  • Договор. Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
  • Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
  • Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться.

I. Общие положения

1. Настоящее Положение устанавливает правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации об ошибках в бухгалтерском учете и отчетности организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений) (далее – организации).

2. Неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации (далее – ошибка) может быть обусловлено, в частности:

  • неправильным применением законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;
  • неправильным применением учетной политики организации;
  • неточностями в вычислениях;
  • неправильной классификацией или оценкой фактов хозяйственной деятельности;
  • неправильным использованием информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчетности;
  • недобросовестными действиями должностных лиц организации.

Не являются ошибками неточности или пропуски в отражении фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна организации на момент отражения (неотражения) таких фактов хозяйственной деятельности.

3. Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности, составленной за этот отчетный период. Существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и характера соответствующей статьи (статей) бухгалтерской отчетности.

1) характер ошибки;

2) сумму корректировки по каждой статье бухгалтерской отчетности – по каждому предшествующему отчетному периоду в той степени, в которой это практически осуществимо;

3) сумму корректировки по данным о базовой и разводненной прибыли (убытку) на акцию (если организация обязана раскрывать информацию о прибыли, приходящейся на одну акцию);

4) сумму корректировки вступительного сальдо самого раннего из представленных отчетных периодов.

16. Если определить влияние существенной ошибки на один или более предшествующих отчетных периодов, представленных в бухгалтерской отчетности, невозможно, то в пояснительной записке к годовой бухгалтерской отчетности раскрываются причины этого, а также приводится описание способа отражения исправления существенной ошибки в бухгалтерской отчетности организации и указывается период, начиная с которого внесены исправления.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ от 28 июня 2010 г. N 63н

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ “ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ И ОТЧЕТНОСТИ” (ПБУ 22/2010)

1. Утвердить прилагаемое Положение по бухгалтерскому учету “Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности” (ПБУ 22/2010).

2. Установить, что настоящий Приказ вступает в силу с годовой бухгалтерской отчетностью за 2010 год.

402-ФЗ статья 9

ЗаместительПредседателя ПравительстваРоссийской Федерации -Министр финансовРоссийской Федерации

А.Л.КУДРИН

Ситуация: в каких случаях нужно составлять бухгалтерскую справку?

Бухгалтерскую справку нужно составлять в любых случаях, когда бухгалтеру необходимо обосновать проводки или расчеты. Например:

  • при представлении уточненных деклараций для обоснования расчетов, отраженных в них (письмо ФНС России от 14 декабря 2006 г. № 02-6-10/233);
  • для подтверждения сумм, отраженных в бухучете, например, при расчете дивидендов;
  • для обоснования сторнировочных проводок и т. д.

Этот первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Может ли приказ о назначении на должность главбуха автоматически наделить его правом второй подписи

Минфин РФ в информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, комментируя положения закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, высказал мнение о том, что руководитель хозяйствующего субъекта обязан утверждать перечни лиц, которые наделены правом подписи первичных учетных документов.

Позиция ведомства основывается на положениях ст. 7 и 9 закона № 402-ФЗ и может рассматриваться как определяющая преемственную норму права относительно той, что была установлена п. 3 ст. 9 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, действовавшего ранее. В прежнем НПА, регулирующем бухучет, содержалось прямое требование об утверждении руководителем перечня лиц, имеющих право ставить подпись на первичке.

Действующее законодательство не регламентирует то, каким образом соответствующие лица должны приобретать свои полномочия. На практике в российских организациях распространено закрепление данных полномочий посредством издания руководством:

  • приказа на право подписи первички конкретным лицом или перечнем лиц;
  • доверенности на право подписи первички.

Рассмотрим специфику обоих способов передачи прав на подпись первички подробнее.

Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.

Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.

В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность.

Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.

Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.

Право подписи первичных документов можно передать доверенному лицу. Это довольно часто встречающаяся практика в компаниях, где происходит большое количество реализаций и поступлений товаров, а директор занят другими делами, разъездами и прочей деятельностью, касающейся функционирования организации. Для того чтобы поручить подпись первичной документации другому человеку, надо соблюсти ряд правил.

Так, работник, осуществляющий заверение документации, должен быть официально устроен в компании с оформлением трудового договора и записью в трудовую книжку. В компании должны храниться все необходимые данные по работнику. Естественно, он должен обладать специальным образованием, понимать смысл и правила оформления документооборота. Последнее и самое важное – на него должна быть оформлена надлежащим образом доверенность.

Доверенность оформляется на конкретного работника с указанием его паспортных данных, места прописки, фактического места жительства и должности в организации. Выписывают ее на определенный срок. Если трудовой договор срочный – на период его действия. Если работник трудится без сроков договора, доверенность выписывают на год.

В предыдущем варианте рассматривался пример с операционистом бухгалтерской базы или бухгалтером, в обязанности которого входит подпись первички в течение всего рабочего времени. Есть ситуации, когда доверенность выписывают на других должностных лиц – водитель, экспедитор, инженер, механик. Пример такого случая – самовывоз водителем купленного товара с территории поставщика.

Для оформления документов, получения права на забор груза и его транспортировку организация выписывает доверенность. Она состоит из двух частей – сам документ и его корешок. Первая часть остается поставщику, корешок забирает компания. Такая доверенность выписывается сроком до 10 дней с указанием фирмы, в которой работник должен получить ТМЦ.

Первичка может быть подписана и другим способом – электронным. Условием является ведение электронного документооборота, наличие соответствующего программного и технического обеспечения и сертификата электронной подписи. На человека, имя которого фигурирует в сертификате, также необходимо оформить доверенность.

Право второй подписи главбуха — это полномочие на подписание определенных документов компании в условиях наличия первой подписи — руководителя или иного уполномоченного на эту процедуру сотрудника.

Обязательные реквизиты первичных документов

В настоящее время такими полномочиями главбуха может наделить только первое лицо фирмы — ее руководитель. Осуществить он это может 2 способами:

  • составить приказ, указав в нем виды документов, право подписания которых предоставляется, и срок действия делегированных полномочий;
  • оформить предоставленное главбуху право второй подписи доверенностью, прописав в ней обозначенные выше нюансы.

В недавнем прошлом статус главбуха как одного из первых лиц компании признавался на законодательном уровне. Однозначно толковалось и право второй подписи главбуха.

К примеру, в обозначенных ниже (на сегодня уже утративших силу) нормативных актах о праве подписи главбуха говорилось, что:

  • отсутствие подписи главбуха на денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах лишало указанные документы своего статуса — закон запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ);
  • право второй подписи принадлежало главбуху — такую формулировку содержал п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов.

Никто не подвергал сомнению статус второй подписи главбуха, если был оформлен приказ о его назначении на должность.

После того как на смену закону № 129-ФЗ и инструкции № 28-И пришла пара обновленных одноименных нормативных документов (закон № 402-ФЗ и инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И), о законодательно закрепленных полномочиях главбуха в проставлении подписи на документах говорить не приходится по следующим причинам:

  • из текста инструкции № 153-И исчезло упоминание о второй подписи главбуха;
  • в законе № 402-ФЗ отсутствует отдельная, посвященная главбуху, статья и фраза о запрете в приеме к исполнению документов без его подписи.

Таким образом, в настоящее время вторая подпись главбуха на документах фирмы обязательна только в том случае, если право подписи конкретных документов предоставлено отдельным приказом или доверенностью.

При назначении на должность главбуха руководитель может лишить его права подписи документов (полностью или частично) или, наоборот, наделить его этим правом.

В любом случае данные решения руководства должны быть отражены в приказе или доверенности.

Образцы первичных документов

Если руководитель право подписи документов главбуху не предоставил, то передавать кому-либо это право в отсутствие главбуха не придется.

Если же право второй подписи предоставлено главбуху и закреплено приказом или доверенностью, уход главбуха в отпуск или на больничный, отъезд в командировку или наличие иных оснований для его отсутствия требуют от руководителя дополнительных действий — необходимо издать приказ или оформить доверенность на право второй подписи другому лицу.

Находясь, к примеру, в отпуске, наделенный правом второй подписи на платежной ведомости главбух подписать этот документ не вправе. Если полномочия на подписание никому не делегированы, главбуха необходимо формально отозвать из отпуска для подписания этого документа.

Такой вывод следует из общего определения времени отдыха и «отпускных» нюансов:

  • время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ);
  • период отпуска не считается рабочим временем (ст. 107 ТК РФ), за работником сохраняется только рабочее место на время отпуска и средняя зарплата;
  • проставление подписи на документах — это выполнение трудовой функции, которая подлежит оплате согласно трудовому договору.

Таким образом, при отсутствии главбуха закрепленное внутрифирменными актами право второй подписи на определенных документах необходимо делегировать другому сотруднику (финансовому директору, старшему бухгалтеру и др.).

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.

Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. 

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.

Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.

Санкции за нарушение порядка и сроков хранения документов

5. Ошибка отчетного года, выявленная до окончания этого года, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка.

6. Ошибка отчетного года, выявленная после окончания этого года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного года (года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность).

7. Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, но до даты представления такой отчетности акционерам акционерного общества, участникам общества с ограниченной ответственностью, органу государственной власти, органу местного самоуправления или иному органу, уполномоченному осуществлять права собственника, и т.п.

8. Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после представления бухгалтерской отчетности за этот год акционерам акционерного общества, участникам общества с ограниченной ответственностью, органу государственной власти, органу местного самоуправления или иному органу, уполномоченному осуществлять права собственника, и т.п.

, но до даты утверждения такой отчетности в установленном законодательством Российской Федерации порядке, исправляется в порядке, установленном пунктом 6 настоящего Положения. При этом в пересмотренной бухгалтерской отчетности раскрывается информация о том, что данная бухгалтерская отчетность заменяет первоначально представленную бухгалтерскую отчетность, а также об основаниях составления пересмотренной бухгалтерской отчетности.

1) записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в текущем отчетном периоде. При этом корреспондирующим счетом в записях является счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка);

2) путем пересчета сравнительных показателей бухгалтерской отчетности за отчетные периоды, отраженные в бухгалтерской отчетности организации за текущий отчетный год, за исключением случаев, когда невозможно установить связь этой ошибки с конкретным периодом либо невозможно определить влияние этой ошибки накопительным итогом в отношении всех предшествующих отчетных периодов.

Право подписи первичных документов

Пересчет сравнительных показателей бухгалтерской отчетности осуществляется путем исправления показателей бухгалтерской отчетности, как если бы ошибка предшествующего отчетного периода никогда не была допущена (ретроспективный пересчет).

Ретроспективный пересчет производится в отношении сравнительных показателей начиная с того предшествующего отчетного периода, представленного в бухгалтерской отчетности за текущий отчетный год, в котором была допущена соответствующая ошибка.

10. В случае исправления существенной ошибки предшествующего отчетного года, выявленной после утверждения бухгалтерской отчетности, утвержденная бухгалтерская отчетность за предшествующие отчетные периоды не подлежит пересмотру, замене и повторному представлению пользователям бухгалтерской отчетности.

11. В случае если существенная ошибка была допущена до начала самого раннего из представленных в бухгалтерской отчетности за текущий отчетный год предшествующих отчетных периодов, корректировке подлежат вступительные сальдо по соответствующим статьям активов, обязательств и капитала на начало самого раннего из представленных отчетных периодов.

12. В случае если определить влияние существенной ошибки на один или более предшествующих отчетных периодов, представленных в бухгалтерской отчетности, невозможно, организация должна скорректировать вступительное сальдо по соответствующим статьям активов, обязательств и капитала на начало самого раннего из периодов, пересчет за который возможен.

13. Влияние существенной ошибки на предшествующий отчетный период определить невозможно, если требуются сложные и (или) многочисленные расчеты, при выполнении которых невозможно выделить информацию, свидетельствующую об обстоятельствах, существовавших на дату совершения ошибки, либо необходимо использовать информацию, полученную после даты утверждения бухгалтерской отчетности за такой предшествующий отчетный период.

Подпись главного бухгалтера

14. Ошибка предшествующего отчетного года, не являющаяся существенной, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка. Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления указанной ошибки, отражаются в составе прочих доходов или расходов текущего отчетного периода.

Внимание: отсутствие (непредставление) первичных документов является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ.

Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму:

  • от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ);
  • от 2000 до 3000 руб. за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18).

  • если в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда РФ от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2);
  • если ведение учета и расчет налогов были переданы специализированной организации (п. 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18);
  • если причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18).

Отсутствие первичных учетных документов не только служит основанием для отказа в признании осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль, в принятии НДС к вычету, но и образует самостоятельный вид налогового правонарушения. За грубое нарушение правил учета
(к которому относится отсутствие первичных документов), не повлекшее занижение налоговой базы, предусмотрены налоговые санкции (см. табл. 1).

Таким образом, если у налогоплательщика нет в наличии документов более чем за один налоговый период, сумма штрафа за отсутствие первичных документов вырастет в три раза.

Следует отметить, что с 1 января 2014 г., благодаря вступ­лению в силу поправок, внесенных Федеральным законом от 23.07.2013 № 248-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федераци, а также о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации», положения ст. 120 НК РФ применяются также к индивидуальным предпринимателям и налоговым агентам.

Несмотря на то, что в ст.120 НК РФ речь идет об отсутствии первичного документа, по мнению налоговиков, за составленный первичный документ с погрешностями (например, отсутствие подписи в накладной) налогоплательщику также грозит штраф по ст. 120 НК РФ (письмо Минфина России от 09.06.2011 № 03-02-07/1-187).

За отсутствие первичных учетных документов должностные лица организации могут быть привлечены к административной ответственности (см. табл. 1)

Таблица 1

Санкции, за нарушения правил учета, предусмотренные НК РФ и КоАП РФ

Размер штрафа

Нарушение

Норма

Налоговая ответственность

10 000 руб.

Нарушение совершено в течение одного налогового периода (при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного п. 2 ст. 120 НК РФ, и без занижения налоговой базы)

Пункт 1 ст. 120 НК РФ

30 000 руб.

Нарушение совершено в течение более одного налогового периода (без занижения налоговой базы)

Пункт 2 ст. 120 НК РФ

20% суммы неуплаченного налога, но не менее

40 000 руб.

Нарушение привело к занижению налоговой базы

Пункт 3 ст. 120 НК РФ

Административная ответственность

От 2000 до 3000 руб.

— нарушение привело к занижению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;

— нарушение привело к искажению любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%

Статья 15.11 КоАП РФ

При применении Перечня следует учитывать, что установленные сроки хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года.

Так, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2015 г., начнется с 1 января 2016 г.

Приведем сроки хранения отдельных видов бухгалтерских документов (см. табл. 2).

Кто подписывает первичные документы

Таблица 2

Сроки хранения отдельных видов бухгалтерских документов

Наименование бухгалтерского документа

Срок хранения

Норма закона

Кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты

Не менее пяти лет при условии завершения проверки или ревизии и отсутствия споров и разногласий

Пункт 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, п. 362 Перечня

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.)

Не менее пяти лет

Пункт 379 Перечня

Лицевые счета работников

Не менее 75 лет

Пункт 413 Перечня

Исполнительные документы

Не менее пяти лет

Пункт 416 Перечня

Договоры о материальной ответственности

Не менее пяти лет после увольнения материально ответственного лица

Пункт 457 Перечня

Личные карточки работников

Не менее 75 лет

Пункт 658 Перечня

Графики предоставления отпусков

Не менее года

Пункт 693 Перечня

Электронные документы

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.

Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551. Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г.

Подписание первичных бухгалтерских документов

Разрабатывать форматы типовых форм ФНС России не планирует.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

А если организация составляет документы не по формату, который утвержден ФНС России? Тогда бланки представляйте инспекторам на бумаге – заверьте копии с отметкой о том, что документы подписаны электронной подписью.

Аналогичные разъяснения приведены в письме ФНС России от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671.

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:

  • перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
  • список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
  • способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
  • порядок хранения электронных документов;
  • способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

А вот форматы электронных документов, которые применяет организация, в учетной политике отражать не обязательно. Это подтвердила ФНС России в письме от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671. Хотя в данном письме речь идет про учетную политику для целей налогообложения, вывод ФНС России актуален и для учетной политики для целей бухучета.

Пометки на документах

Ситуация: можно ли делать служебные пометки на первичных документах?

Подписание первичных бухгалтерских документов

Да, можно.

Запрета делать служебные пометки на первичных документах в законодательстве нет. Например, на документе можно ставить пометку о том, что он прошел обработку и отражен в бухучете (п. 2.20 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

Печать на документах

Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому печать на документе проставьте:

  • если организация по собственному выбору использует самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем, которая предусматривает наличие печати;
  • если организация по собственному выбору использует унифицированную форму, содержащуюся в альбоме унифицированных форм, которая предусматривает наличие печати. При этом руководителем утверждено, что форма применяется без изменений (или изменения не касаются печати);
  • при применении типовых обязательных форм, установленных уполномоченными органами (Правительством РФ, Банком России и т. п.) на основании федеральных законов, если типовые формы предусматривают наличие печати.

Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации, приведен в таблице.

Подписание первичных бухгалтерских документов

В договорах, которые обычно заключает организация (купли-продажи, оказания услуг и т. д.), печать также можно не ставить. Печать нужно ставить лишь в том случае, если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Еще один момент. С 7 апреля 2015 года ООО и акционерные общества вообще могут не иметь печатей. Так предусмотрено статьями 2 и 6 Закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ.

Документы на иностранном языке

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский. Это необходимо как для целей бухучета, так и налогообложения (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ст. 313 НК РФ, письмо Минфина России от 28 февраля 2012 г. № 03-03-06/1/106).

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести документ на русский язык может как профессиональный переводчик, так и сотрудник организации, владеющий иностранным языком (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 26 марта 2010 г. № 03-08-05/1).

При этом организация может сохранить некоторые слова на иностранном языке, если они являются зарегистрированным товарным знаком, например, название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.) или не имеют существенного значения для подтверждения произведенных расходов, например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Если документы на иностранном языке составлены по типовой форме (идентичны по количеству граф, их названию, расшифровке работ и т. д. и отличаются только суммой), то в отношении их постоянных показателей достаточно однократного перевода на русский язык. В последующем переводить нужно только изменяющиеся показатели данного первичного документа. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725.

Учет и контроль движения товаров на складе

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. А если ее отчетность подлежит обязательному аудиту, то она обязана вести внутренний контроль ведения бухучета и составления отчетности (за исключением случаев, когда руководитель принял обязанность ведения бухучета на себя). Такие требования установлены статьей 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер. Утверждается график приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота нужно описать:

  • этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
  • сроки прохождения каждого из этапов;
  • перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
  • перечень сотрудников, проверяющих документы;
  • взаимосвязь ответственных лиц.

График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Пример графика документооборота в табличной форме

Главный бухгалтер ООО «Альфа» разработал график документооборота в табличной форме (см., например, часть графика документооборота, посвященную банковским документам).

Пример графика документооборота в виде схемы

В ООО «Альфа» принято решение продолжать оформлять для сотрудников, направляющихся в служебные поездки, командировочные удостоверения. Главный бухгалтер «Альфы» разработал график документооборота в виде схемы (см., например, схему обработки командировочного удостоверения).

В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии. Например, сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика.

Пример памятки исполнителю о порядке оформления документов

Документооборот в ООО «Альфа» организован путем составления отдельных памяток сотрудникам (см., например, памятку командированного сотрудника).

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации.

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив.

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.

Учет и оформление движения товаров должны производиться в соответствии с нормативными актами.

Поступление, перемещение и отпуск товарно-материальных ценностей оформляются первичными документами в количественном и стоимостном выражении. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются организацией в составе применяемой ею системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций на основании унифицированных форм.

Первичные документы должны оформляться в соответствии с требованиями Положения о бухгалтерском учете и отчетности и Российской Федерации и содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; содержание хозяйственных операций; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

В необходимых случаях в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Ответственность за своевременность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Первичные документы по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли при завершении ревизии хранятся три года в соответствии с нормативным перечнем. В случаях возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел первичные документы сохраняются до вынесения окончательного решения.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов: накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой. Накладная, которая может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации.

В накладной указываются номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя.

Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

При закупке товара или его приемке необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Учет первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в Журнале поступления товаров произвольной формы, который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату его регистрации, сведения о поступивших товарах.

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками, и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

Доверенность (формы М-2 и М-2а) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Подписание первичных бухгалтерских документов

Приходный ордер (форма М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Графа «номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

Карточка учета материалов (форма М-17) применяется для движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Отпуск товаров со склада оформляется лимитно-заборными картами, требованиями-накладными, накладными для отпуска товаров на сторону.

Лимитно-заборная карта (форма М-8) применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Первичные документы утеряны

Ситуация: как поступить, если первичные документы утеряны?

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку, на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом.

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector