Переход на электронный кадровый документооборот в 2019 году

Законопроекты

С 23.03 по 01.10.2018 Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194. В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения электронного кадрового документооборота (ЭКД).

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

По информации Минтруда от 19.10.2018, выявлены определенные трудности, которые правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие проблемы указал бизнес:

  1. Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1000 до 5000 рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым.
  2. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи. В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.
  3. Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателю из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера. Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены. А значит, привлечь к ответственности смогут и сотрудник, и контрольно-надзорные органы.
  4. В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права.

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде. По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

  • к декабрю 2019 года — инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
  • к июлю 2019 года — проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Стоит отметить, что вопросы перехода к кадровому документообороту в электронном виде в Законопроекте № 1 не затрагиваются, поскольку, как отметила Марина Маслова, формирование соответствующих подходов планируется в рамках разработки Концепции комплексного правового регулирования отношений, возникающих в связи с развитием цифровой экономики.

Эксперт рассказала о реализуемом в этом году Минтрудом России при участии Федерации независимых профсоюзов России эксперименте с крупнейшими компаниями – работодателями, уже внедрившими и использующими системы корпоративного электронного документооборота. По результатам эксперимента планируется не только оценить выявленные риски, необходимые расходы и эффективность ведения кадровых документов в электронном виде, но и подготовить предложения по оптимизации перечня обязательных для ведения кадровых документов.

Среди уже обозначенных требующих разрешения вопросов можно выделить, в частности, необходимость определения вида электронной цифровой подписи, используемой в кадровом документообороте, порядка хранения и передачи подписанных ею документов, указания лица, за счет которого приобретается электронная подпись (то есть обязан ли работодатель приобретать электронные подписи для всех сотрудников или они должны делать это самостоятельно), недопущения сбоев в работе программного обеспечения при обработке и передаче данных. По мнению Минтруда России, при разработке проектов, касающихся электронного кадрового документооборота, необходимо учитывать следующие принципы:

  • бесплатность для работников – они не должны нести расходы по приобретению электронной подписи или электронных устройств, необходимых для взаимодействия с работодателями в электронном виде;
  • недопущение дискриминации работников, не имеющих электронных устройств;
  • добровольность для участников правоотношений – ведение кадровых документов в электронном виде должно стать правом, а не обязанностью работодателей;
  • наличие развитой инфраструктуры.

Разработчики Законопроекта № 2, основываясь примерно на тех же принципах, отмечают, что полный переход на электронный кадровый документ возможен в ближайшее время, поскольку практически все компании ведут документооборот в корпоративных информационных системах, а законодательно установленная необходимость архивировать и хранить документы в бумажной форме влечет для них существенные издержки.

Самый сложный и спорный момент связан с предоставлением возможности заключения трудовых договоров в электронном виде. Однако авторы проекта уверены, что уже сейчас в ТК РФ можно включить норму, разрешающую заключать электронный трудовой договор в случае, когда работодатель готов обеспечить все необходимое, в том числе приобретение электронной подписи – причем использовать предлагается усиленную квалифицированную электронную подпись, поскольку она исключает вероятность исправления документа задним числом, – а работник не возражает против такой формы.

Как сообщила Анна Попова, произведенные консалтинговой компанией McKinsey {amp}amp; Company расчеты показали, что ежегодная экономия для российского бизнеса при полном переходе на электронный кадровый документооборот может составить около 50 млрд руб., для государства как работодателя – более 12 млрд руб.

Эксперт также рассказала о реализуемом в настоящее время Рострудом и ПАО Сбербанк пилотном проекте по проведению ведомством дистанционных проверок документов в электронном виде. Однако полностью отработать процедуру, по ее словам, не получится до тех пор, пока не появится возможность заключения электронных трудовых договоров, поэтому в Минтруд России направлен запрос о необходимости создания определенной регуляторной песочницы.

Предлагается разрешить ряду работодателей заключать трудовые договоры в электронном виде на основании приказа министерства или Постановления Правительства РФ. Проведение такого эксперимента позволит предметно обсуждать нормы, касающиеся контроля и надзора, при подготовке и обсуждении законопроекта об электронном кадровом документообороте.

Крупные компании, по словам их представителей, готовы модернизировать свои корпоративные информационные системы и нести обоснованные расходы, необходимые для ведения электронного документооборота, но использование во внутреннем документообороте усиленной квалифицированной электронной подписи, минимальная стоимость которой не менее 1 тыс. руб.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

, делает этот процесс невыгодным. “Мы готовы даже выдавать работникам смартфоны на андроиде за 2 тыс. руб. с установленной программой, это проще, чем бумажки принимать. Но если будет введено требование, что во внутреннем документообороте все документы должны подписываться УКЭП, нам это будет невыгодно.

При 70%-ной текучке кадров и необходимости ежегодного обновления УКЭП нам придется каждый год выдавать 250 тыс. подписей”, – подчеркнул представитель торговой сети “Пятерочка” Алексей Коряков. Оптимальным вариантом могло бы стать использование простой цифровой подписи, создаваемой сотруднику на период работы у конкретного работодателя, при условии повышения ее надежности, отметила Ольга Бернацкая.

По мнению Саввы Шипова, вопрос о том, какая электронная подпись должна будет использоваться при работе с кадровыми документами в электронном виде, действительно требует отдельного обсуждения и соответствующих экономических расчетов на стадии разработки законопроекта об электронном кадровом документообороте – до его внесения в правительство.

Кстати, положения о подготовке и реализации этого проекта должны быть включены в план мероприятий по направлению “Нормативное регулирование” программы “Цифровая экономика Российской Федерации”, полагает замминистра. Кроме того, он отметил, что многие из возникших при обсуждении процесса цифровизации трудовых отношений вопросов с большой долей вероятности будут сняты положениями других законопроектов, разрабатываемых в рамках программы по цифровой экономике, – о совершенствовании работы удостоверяющих центров и статуса ЭЦП, о создании национальной системы управления данными, об электронных доказательствах и др.

Кто разрабатывает

Смысл единой медкарты

В апреле 2019 года в Сочи проходит Всероссийская неделя охраны труда-2019. В ходе её было озвучено предложение сделать так, чтобы единая электронная медицинская карта работника была открыта начальству и страховщикам.

Суть в том, чтобы сделать доступными работодателям и Фонду социального страхования (ФСС) данные о здоровье сотрудников. Считается, что это позволит им принимать превентивные меры, чтобы предотвращать появление хронических профессиональных заболеваний.

Создание единой медицинской карты работника аккумулирует в ней:

  • данные всех обследований, проведенных в обычных больницах и поликлиниках;
  • результаты профосмотров.

Переход на электронный кадровый документооборот в 2019 году

Это, в свою очередь, позволит страховщику и работодателю:

  • контролировать состояние здоровья сотрудника;
  • прогнозировать ранние риски воздействия на него вредных факторов, чтобы не довести человека до состояния, когда у него возникает профессиональное заболевание.

Также см. «Вредна ли работа за компьютером: озвучена позиция ФСС и Минздрава».

Зачем нужен еще один эксперимент

В Министерстве труда решили не ждать, когда появятся очередные изменения в законодательстве, касающиеся электронной цифровой подписи. Кроме того, чиновники уверены, что практический опыт перехода на электронные документы намного полезнее для разработчиков законопроекта, чем любые другие варианты сбора информации.

Цель второго пилотного проекта — выявить и по возможности найти решение проблем, связанных с использованием электронной подписи, архивным хранением е-документов, прочими моментами при работе с ЭКД. Причем работать бизнесу, который согласится участвовать в эксперименте, придется в период, когда меняются и другие нормативные акты. По данным Минтруда, к 2020 году должны быть утверждены поправки в следующие Федеральные законы:

  • «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • «Об обязательном экземпляре документов»;
  • «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • иные нормативные правовые акты, в которых есть упоминания об электронных документах, процедурах хранения и использования электронного дубликата (электронного образа) документа либо самого документа.

Что касается участников проекта, они пока неизвестны, но планируется, что это будет порядка 10 организаций, готовых к изменениям в работе. Все расходы, которые придется нести работодателям, полностью ложатся на их плечи. При этом они смогут выбрать, какие виды электронной подписи использовать и какие кадровые документы вести исключительно в электронном виде. Единственное правило — обязательно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, если заключается:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор.

Либо если в них вносятся изменения.

Переход на электронный кадровый документооборот в 2019 году

Уточняется также, что в рамках эксперимента компаниям предстоит разработать и обеспечивать работоспособность собственной информационной системы, которая позволит хранить электронные документы, предоставлять к ним доступ разным категориям пользователей для различных действий (внесение изменений, контроль, получение выписки (копии), пр.).

Не забыли чиновники и о правах работников. Компании, которые будут участвовать в пилотном проекте, обяжут прописать в коллективных договорах или отдельных соглашениях с работниками, что они не против перевода документов в онлайн-формат.

По планам Минтруда, эксперимент должны пройти в период с 01.01.2020 по 31.12.2022. Но если депутаты Госдумы не успеют утвердить законопроект, сроки могут измениться. Следите за нашими новостями.

Что показал опыт с электронными больничными

«Мы хотим с Минздравом полностью перейти на электронный документооборот. И считаем, что надо изменить отношение к контролю за здоровьем человека. BigData дает нам возможность создать социально-медицинский профиль человека и тем самым в рамках концепций нулевого травматизма и здорового образа жизни перейти к индивидуальному подходу к человеку, к индивидуальному контролю за его здоровьем и, возможно, к индивидуальному тарифу в социальные фонды».

Также см. «Семь золотых правил концепции нулевого травматизма».

Таким образом, индивидуальный контроль за здоровьем персонала может привести и к индивидуальным тарифам взносов в социальные фонды.

Учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Нужна электронная подпись? Удостоверяющий центр ГАРАНТ поможет подобрать и приобрести сертификат электронной подписи и для юридического, и для физического лица.

Подробнее

  • о работодателе, выполняемой работе и ее периодах. Имеются в виду наименование страхователя (им является работодатель), сведения о приеме на работу, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, переводах на другую работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора, а также данные приказа или иного документа страхователя, ставшего основанием для оформления перечисленных трудовых отношений;
  • об образовании: наименование и год окончания учебного заведения, специальность или профессия, а также квалификация (при наличии), данные документов об образовании, о квалификации;
  • о поощрениях и награждениях за успехи в работе.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Такой расширенный перечень сведений обо всех сотрудниках, в том числе работающих по совместительству, по задумке министерства, работодатели должны будут направлять в ПФР в электронном виде – по форме, утвержденной фондом, – уже с 1 января 2020 года. Причем поправками в закон о персонифицированном учете предлагается установить, что работодатель обязан представлять новые сведения о трудовой деятельности, кроме информации об образовании, в день издания соответствующего приказа (о награждении, переводе, увольнении и др.).

В то же время Законопроектом № 1 не предусмотрен единовременный полный отказ от бумажных трудовых книжек – предполагается, что до 1 января 2027 года работодатели продолжат их вести. Исключения составят трудовые книжки тех работников, которые обратятся к работодателю с письменным заявлением об отказе от их ведения на бумажном носителе, – в этом случае трудовые будут переданы на хранение самим работникам.

Переход на электронный кадровый документооборот в 2019 году

Как отметила директор Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда России Марина Маслова, необходимость установления указанного переходного периода обусловлена неготовностью работающих граждан отказаться от традиционных трудовых. Как показал опрос работающих граждан, более половины из них выступают за сохранение бумажных трудовых наряду с электронными, даже зная – исходя из формулировки вопроса, – что почти вся информация об их трудовой деятельности уже передается в ПФР.

Кстати, такие же результаты показал и опрос, проведенный порталом ГАРАНТ.РУ, – 58% респондентов поддерживают существование обоих форматов трудовых. Для работодателей же, как отмечается в финансово-экономическом обосновании к законопроекту, переход на электронные трудовые книжки никаких дополнительных расходов не повлечет, поскольку они и сейчас ведут кадровые документы в корпоративных информационных системах, что позволяет формировать в автоматизированном режиме необходимые для передачи в систему персонифицированного учета ПФР данные, а практика представления отчетности в ПФР в электронном виде имеет место с 2002 года.

По словам заместителя директора фирмы “1С” Анны Поляковой, разработчики корпоративных информационных систем готовы внести необходимые изменения в их типовые версии, и для пользователей таких версий это действительно не повлечет дополнительных расходов. А вот работодателям, дорабатывающим информационные системы под свои бизнес-процессы, все же придется их соответствующим образом донастроить.

Кстати, несмотря на правило об обязательном формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде и направлении их в ПФР для включения в единую информационную систему, при устройстве на новую работу работнику, согласно Законопроекту № 1, все же придется предъявлять заверенные надлежащим образом бумажные документы, содержащие соответствующие сведения, – полученные либо у последнего работодателя (предлагается установить, что он обязан выдавать их сотруднику при увольнении), либо в ПФР, либо в МФЦ.

Единственный способ получить сведения о трудовой деятельности в электронном виде для этой цели – воспользоваться единым порталом госуслуг, для чего, разумеется, сам портал должен иметь доступ к данным сведениям. Но процесс его синхронизации с информационной системой, содержащей сведения о трудовой деятельности граждан, не должен затянуться, поскольку предполагается, что с его помощью с 2021 года эти данные в отношении поступающего на работу лица принимающий работодатель сможет получать самостоятельно.

Возможность получения сведений через разные каналы позволит не допускать возникающих в настоящее время ситуаций, когда последний работодатель не отдает бывшему сотруднику трудовую книжку, в связи с чем тот не может устроиться на новую работу, так как при заключении трудового договора предъявление трудовой книжки обязательно (ч. 1 ст.

65 ТК РФ), подчеркнула представитель Минтруда России. Кроме того, Законопроект № 1 предусматривает не просто обязанность работодателя выдавать работнику сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе в день прекращения трудового договора или не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления, если информация запрашивается во время работы у этого работодателя, но и обязанность возместить не полученный по причине несвоевременной выдачи этих сведений заработок (данным положением предлагается дополнить ст. 234 ТК РФ).

Нельзя не отметить, что всего, согласно сопроводительным материалам к Законопроекту № 1, его принятие потребует внесения изменений в более 100 нормативных актов (как законов, так и подзаконных актов), содержащих положения о трудовых отношениях и трудовом стаже, а также упоминание о сведениях о трудовой деятельности.

Проекты необходимых для реализации законопроекта подзаконных актов или хотя бы их концепции должны быть готовы к моменту внесения Законопроекта № 1 в Госдуму, иначе палаты Федерального Собрания РФ просто не примут документ, отметила первый заместитель председателя Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и государственному строительству Людмила Бокова.

Эксперты АНО “Цифровая экономика” также считают использование системы персонифицированного учета ПФР наиболее оптимальным вариантом перехода на электронный учет сведений о трудовой деятельности работников. “Почти все работодатели имеют налаженные каналы связи с ПФР, – пояснила член рабочей группы – разработчика альтернативного законопроекта (далее – Законопроект № 2), вице-президент ПАО Сбербанк Анна Попова.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

–К тому же при начислении пенсий используется информация не из трудовых книжек, а из данной системы ПФР”. В то же время авторы Законопроекта № 2 считают установление длительного переходного периода, предлагаемого Минтрудом России, не только не обоснованным, но и обременительным для работодателей, так как, помимо одновременного ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде и бумажных трудовых книжек, им предстоит предусмотреть систему учета заявлений сотрудников об отказе от традиционных трудовых.

Данную позицию разделяют и эксперты Аналитического центра при Правительстве РФ. “Непонятно, почему с 2020 года нельзя полностью перейти на учет в базе ПФР. С моей точки зрения, технических барьеров нет. Если бы мы в свое время проводили голосование по вопросу, все ли готовы доверять порталу госуслуг, то, наверное, большинство населения сказало бы, что не знает, потому что не понимает, как этим пользоваться, а сейчас на портале создано 80 млн личных кабинетов”, – отметил руководитель проектного офиса по реализации программы “Цифровая экономика Российской Федерации” Владимир Месропян.

Среди других существенных отличий Законопроекта № 2 стоит выделить, во-первых, иную предполагаемую периодичность представления в ПФР сведений о различных кадровых событиях. Предусматривается, что данные должны будут направляться в фонд не сразу после подписания приказа или иного документа, а ежемесячно, что исключит необходимость донастройки используемого им программного обеспечения для обработки сведений фактически в онлайн-режиме.

Во-вторых, эксперты АНО “Цифровая экономика” уверены, что во всех случаях, требующих представления сведений о трудовой деятельности работников, они должны направляться в электронном виде. Представление сведений в бумажном формате должно стать исключением и допускаться только в том случае, когда соответствующая информация отсутствует в системе ПФР. В то же время при желании работник сможет получить бумажный документ, содержащий данные сведения, при увольнении.

Как вообще чиновники видят реформу

Переход на электронный кадровый документооборот в 2019 году

Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Как ФСС помогает работодателям

По действующим правилам ФСС возвращает работодателям 20% средств от взносов на конкретном предприятии на устранение рисков для здоровья работников, профилактику профзаболеваний.

Потратить эти средства можно по 12-ти направлениям. В том числе:

  • на санаторно-курортное лечение работников;
  • приобретение средств индивидуальной защиты;
  • проведение профосмотров.

Также см. «Дан старт реформе профилактических медосмотров: подробности».

Известно, что ФСС планирует дать работодателям больше возможностей по расходованию этих денег. На практике, кому-то важнее открыть для работников массажный кабинет или соляную пещеру, которая позволит им быстрее и легче восстанавливаться.

Кто уже готов к переходу

Переход на электронный кадровый документооборот в 2019 году

В Министерстве подчеркивают, что за внедрение ЭКД выступают компании из банковского сектора и IT-технологий, «где преимущественно вертикально интегрированные структуры, и работа связана с применением информационных технологий». Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта. Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

По словам эксперта КлубаТК, юриста рекрутингового агентства «Арес» Татьяны Магеры, внедрение кадрового электронного документооборота — необходимый и закономерный процесс. Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников.

Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровой форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя. Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему.

Способы мотивации

Основными мероприятиями по нематериальной мотивации – то есть по признанию результатов профессиональной деятельности, учитывающими многообразие мотивов, могут быть:

  • награждение сотрудников, показавших наилучшие результаты, благодарностями, почетными грамотами, корпоративными знаками отличия;
  • выдача символических подарков и сувениров (с фирменной символикой);
  • выдача профессиональной литературы работникам, показавшим наилучшие результаты;
  • предоставление возможностей для внедрения инициатив по улучшению качества функционирования компании;
  • занесение фотопортретов сотрудников, достигших эффективных результатов в профессиональной деятельности, на доску почета и/или в книгу почета, размещенных в офисе компании, на внутреннем портале, официальном сайте предприятия;
  • предоставление преимущества наиболее эффективным сотрудникам в ходе учета их пожеланий при составлении графика отпусков;
  • проведение торжественных мероприятий, включающих, в том числе публичную похвалу сотрудников, успешно выполняющих свои задачи, и создание условий для их общения с руководящим составом предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Также см. «Какие могут быть основания для нематериальной мотивации сотрудников».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector