Как организовать контроль на предприятии

Основная цель контроля финансовой деятельности предприятия

Нередко руководители придерживаются мнения, что планерка – это пустая трата времени, так как каждая последующая аналогична предыдущей (темы для обсуждения остаются неизменными). Вроде бы, логично. Однако, сотрудникам необходима мотивация, они должны видеть динамику реализации задач и, конечно же, необходимо проверить проконтролировать, как эти задачи решаются. Причем, речь идет не только об уже решенных задачах, но и о тех, которые находятся в процессе выполнения или только планируются.

Использование данного метода позволяет выявить множество «интересных фактов». Например, определить, насколько качественно сотрудники выполняют свою работу.

Чтобы контроль работы сотрудников при помощи данного метода был эффективным, тайный покупатель должен иметь правдоподобную легенду и все записывать на диктофон. Причем, он должен пройти все этапы сделки, то есть завершить её.

Данный метод можно приравнять к автоматическому контролю качества выполнения своих обязанностей любым сотрудником. Суть метода в следующем: для работника устанавливаются определенные нормативы или KPI, которые и будут являться определяющими (их надо достичь или, напротив, их преувеличение недопустимо).

К примеру, KPI продавцов может заключаться в количестве контактов с потенциальными покупателями, а нормативом специалиста, занимающегося тендером, это может быть ограничение времени на подбор позиций (в течение пяти часов подобрать не менее десяти позиций товаров). Это дает сотрудникам возможность четко понимать порядок и объемы соей работы. От вас требуется организовать дополнительный контроль работы сотрудников.

На этой доске размещается информация относительно нормативов, плана реализаций или KPI.

Данные на доске мотиваций обновляются ежедневно или в течение рабочего дня, показывая сведения о задачах, реализованных определенным отделом или конкретным сотрудником, то есть, отражает деятельность в процессе осуществления. Информация должна быть доступна для ознакомления абсолютно всем работникам фирмы (от руководителей до простых работников). Доску мотиваций можно разместить как на офисном стенде, так и на компьютерах сотрудников.

Метод может применяться в отношении постоянно «путешествующих» сотрудников, например, для контроля торговых представителей. В данном случае, у вас появляется возможность быть в курсе всех передвижений и местоположения работника, благодаря использованию GPS в автомобиле или планшету, который всегда должен быть при сотруднике.

Если этот метод применить к менеджерам, то вы будете видеть реальную картину его передвижений (например, был ли он у клиента или занимался решением личных проблем).

Вас также может заинтересовать: Виды интернет-маркетинга

Контроль работы сотрудников

это особая система, включающая, в том числе, комплекс мероприятий, способствующих фиксированию действий персонала, работающего за ПК: защищает конфиденциальную информацию компании от её распространения «третьим лицам» и устанавливает эффективность работы конкретного сотрудника.

Сегодня наиболее популярными являются 3 метода контроля, отображающие действия сотрудника в течение рабочего дня и, в то же время, не вторгающихся в личное пространство человека. К таким методам относятся: установка видеонаблюдения, установка программ-шпионов на ПК и установка программ учета рабочего времени.

Вышеназванные методы позволяют осуществлять контроль работы сотрудников, соблюдая приватность. Перед тем, как выбрать метод, наиболее подходящий именно для вашей компании, надо иметь четкое представление: какие задачи будут решать ваши сотрудники в течение рабочего дня.

Установка видеонаблюдения – хорошее решение для фирм, сотрудники которой не сидят на одном месте (например, сфера общественного питания) или компаний, занимающихся финансовой деятельностью. Сделанные в течение рабочего дня записи дадут полную картину занятости персонала: кто что делал, отлучался или нет, как долго отсутствовал и т.п.

Установка программ-шпионов или программ учета рабочего времени – метод, наиболее подходящий для фирм, сотрудники которых работают в офисе за ПК. Этим работникам не надо куда-либо отлучаться, чтобы решить производственные задачи.

Сравнив данные по использованию обеих программ, мы пришли к выводу, что эффективность «шпиона», все-таки ниже, чем программы учета. Данные, которые предоставляют шпионские программы, могут быть настолько путаными, что для их «прочтения» потребуется довольно много времени и сил, что сведет к нулю все старания (контролировать подобным образом нерентабельно и бессмысленно).

Работодатели отдают предпочтение программе учета рабочего времени, так как она выдает информацию, отсортированную по категориям. При её установке сотрудники не испытывают абсолютно никакого дискомфорта, они могут свободно использовать свой ПК, просто система фиксирует время его работы и посещаемые в течение дня ресурсы.

Правильно подобранная система предоставляет руководителю возможность знать обо всех действиях подчиненных. Иногда, для повышения эффективности контроля используют 2 метода, добавляя видеонаблюдение или комбинируя их. Какой бы метод вы не выбрали – это, всего-навсего, инструмент, используемый грамотным руководителем для улучшения работы компании и процветания бизнеса.

Вас также может заинтересовать: Оптимизация бизнес-процессов: ликбез для руководителей

Ключевыми моментами в определении внутреннего контроля являются контроль эффективности, достижения запланированных операционных и финансовых показателей, ведения учета и составления отчетности, а также соблюдения законодательства экономическим субъектом. Представим организационно-методические особенности данных этапов и направлений контроля.

В общем виде организацию внутреннего контроля исходя из его определения можно представить следующим образом (рис. 1).

Рисунок 1. Внутренний контроль эффективности деятельности, достижения операционных и финансовых показателей

Как организовать контроль на предприятии

В первую очередь при проведении внутреннего контроля необходимо определить его объекты – показатели эффекта (результата) и эффективности (результативности).

Эффект – это результат деятельности экономического субъекта, формирующийся в абсолютном выражении (выручка, прибыль, маржинальный доход и т.д.), эффективность – относительный показатель деятельности (рентабельность, фондоотдача, оборачиваемость, производительность труда и т.д.). Кроме выбора самих показателей внутреннего контроля, необходимо определиться с методикой их расчета.

Так, при расчете показателей эффективности использования тех или иных ресурсов должны использоваться различные виды продукции:

  • при расчете фондоотдачи, фондоемкости – товарная продукция;
  • при расчете количества оборотов оборотных средств – реализуемая продукция;
  • при расчете выработки – валовая продукция.

Ввиду этих особенностей рассчитанные на основе выручки от реализации показатели эффективности использования основных, оборотных фондов и трудовых ресурсов являются не совсем корректными и далекими от реальной оценки.

Внутренний контроль эффективности и результативности деятельности, в том числе достижения финансовых и операционных показателей, представляется возможным организовать при помощи методов экономического анализа, виды которого представлены на следующем рисунке.

Рисунок 2. Классификация видов экономического анализа

Управленческий анализ позволит осуществить в рамках внутреннего контроля оценку эффективности использования ресурсного потенциала экономического субъекта (по основным фондам: фондоотдачи, фондоемкости, фондорентабельности; по оборотным фондам – оборачиваемости, в оборотах и днях; по трудовым ресурсам – производительности труда, трудоемкости продукции, работ, услуг) и достигнутого эффекта от осуществления деятельности (прибыль, выручку, маржинальный доход, экономию себестоимости). Финансовый анализ позволит дать оценку финансового состояния экономического субъекта.

Используемый в аудиторской деятельности ФПСАД №20 [10] также построен на применении экономического анализа для выполнения контрольных процедур. Так, ФПСАД №20 отмечает, что при применении аналитических процедур аудитор осуществляет анализ соотношений и закономерностей, основанных на сведениях о деятельности аудируемого лица, а также изучает связь этих соотношений и закономерностей с другой имеющейся в распоряжении аудитора информацией или причины возможных отклонений от нее.

На основании изложенного, применение аналитических процедур при осуществлении внутреннего контроля может быть обозначено следующей последовательностью.

Рисунок 3. Возможное применение аналитических процедур в рамках организации внутреннего контроля

Аналитические процедуры в рамках внутреннего контроля могут быть осуществлены разными способами (простым сравнением, комплексным анализом с применением сложных статистических методов и др.). Выбор аудитором процедур, способов и уровня их применения является предметом профессионального суждения.

Методом горизонтального анализа можно осуществить рассмотрение финансовой и другой информации о рассматриваемой организации в сравнении:

  • с сопоставимой информацией за предыдущие периоды;
  • с ожидаемыми результатами деятельности аудируемого лица, например сметами или прогнозами, а также предположениями аудитора;
  • с информацией об организациях, ведущих аналогичную деятельность (например, сравнение отношения выручки от продаж аудируемого лица к сумме дебиторской задолженности со средними отраслевыми показателями или с показателями других организаций сопоставимого размера в той же отрасли экономики).

Методами факторного анализа проводится оценка влияния факторов на выявленное отклонение, в результате чего осуществляются поиск путей эффективного использования ресурсов организации, а также рассмотрение взаимосвязей:

  • между элементами информации, которые предположительно должны соответствовать прогнозируемому образцу, исходя из опыта экономического субъекта;
  • между финансовой информацией и другой информацией (например, между расходами на оплату труда и численностью работников).
  • Совет № 1. Старайтесь предупреждать вероятные потери, а не выявлять их.

Финансовый экспресс-контроль: техника 15 минут

Избежать финансовых проблем позволит еженедельное планирование: вы сможете, не дожидаясь отчетов от бухгалтерии, контролировать расходы, не допускать лишних затрат, а главное, создадите инструмент для планирования будущего. Для этого нужно разово установить плановые показатели деятельности и затем следить за их отклонениями — такой контроль требует не более 15 минут в неделю.

Наладить подобную систему поможет алгоритм от редакции журнала «Коммерческий директор».

Сохранить алгоритм

Цели корпоративного финансового контроля

  • нормативной базы, которая закрепляет алгоритмы соответствующей системы;
  • технологической инфраструктуры, которая позволяет реализовать данные алгоритмы;
  • концепции принятия решений, которой следуют сотрудники фирмы, ответственные за управление капиталами предприятия.

Нормативная база может быть представлена НПА, принятыми на различных уровнях — федеральном, региональном, муниципальном, а также локальными источниками права, инструкциями, пояснительными записками.

Технологическая инфраструктура, используемая в рамках управления капиталами в корпорации, — это, прежде всего, бухгалтерское ПО, программы для удаленного взаимодействия с банками и платежными системами, ПО для отправки отчетности и осуществления документооборота внутри организации и с другими субъектами правоотношений в различных сферах.

Объектами финансового контроля на предприятии также могут быть:

  • стоимостные и натуральные производственные показатели;
  • статистические данные, отражающие, к примеру, темпы продаж;
  • характеристики ключевых клиентов, социальных групп покупателей, поставщиков, партнеров.

Как организовать контроль на предприятии

В состав объектов финансового контроля в принципе могут быть включены любые компоненты бизнес-процесса, способные охарактеризовать эффективность управления корпоративным капиталом.

Но для чего руководству фирмы либо специалистам, ответственным за финансовые вопросы бизнеса, требуется осуществлять финансовый контроль? Изучим его основные цели.

  • оценка качества ведения учета — бухгалтерского, налогового, управленческого;
  • выявление недоработок в выполнении сотрудниками предприятия трудовых обязанностей;
  • выявление недоработок в инфраструктуре управления капиталом предприятия;
  • оптимизация концептуальных подходов к управлению капиталом;
  • выявление факторов, влияющих на эффективность управления финансами предприятия.

Первая из целей финансового контроля на предприятии, отмеченная в перечне, важна с точки зрения легитимизации бизнес-процессов — в аспекте наличия документально оформленных лицензий, разрешений, патентов, корректного формирования отчетности (требуемой по закону, составляемой в силу пожеланий собственников компании либо предназначенной для инвесторов, банков и партнеров фирмы).

Вторая из отмеченных выше целей финансового контроля значима для предприятия с точки зрения обеспечения стабильности бизнес-процессов — тогда, когда их осуществление напрямую зависит от уровня компетентности, ответственности и опыта сотрудников.

Третья из отмеченных нами целей важна, прежде всего, для повышения технологической конкурентоспособности предприятия. Качество инфраструктуры, используемой при реализации решений по управлению финансами фирмы, предопределяет объем затрат на соответствующую реализацию с точки зрения времени, компенсации труда персонала, расходов на поддержание функциональности программно-аппаратных компонентов данной инфраструктуры.

Финансовый контроль позволяет также выявить потенциал для улучшения концептуальных подходов руководства фирмы к управлению капиталами предприятия. Как правило, при этом определяются также факторы, влияющие на успешность реализации принятой концепции. Распоряжение финансовыми ресурсами корпорации, их инвестирование в те или иные фонды чаще всего основано на методах и подходах, формирующих некую концепцию, которая время от времени может корректироваться — в зависимости от результатов использования соответствующих методов и подходов. А выявить данные результаты помогает финансовый контроль на предприятии.

Успешное достижение отмеченных выше целей предопределяет формирование еще одной. Речь идет о такой цели, как определение мер, направленных на:

  • повышение эффективности учета;
  • повышение компетенций сотрудников;
  • оптимизацию инфраструктуры управления корпоративным капиталом;
  • корректировку концептуальных принципов работы с финансами на предприятии;
  • выработку концепций по усилению активности использования позитивных факторов управления капитала и снижению зависимости бизнес-процессов от негативных факторов.

Рассмотрим ключевые методы корпоративного финансового контроля.

  • научно-теоретические методы;
  • социально-коммуникативные методы;
  • эмпирические методы.

Методы первого типа представляют собой совокупность подходов к сбору необходимой информации о положении дел на предприятии в части управления корпоративными финансами, а также к ее интерпретации. Примеры научно-теоретических методов, которые могут быть в данном случае использованы:

  • анализ;
  • моделирование;
  • статистика.

Применение научно-теоретических методов финансового контроля в организации позволяет ответить на вопрос, что нужно сделать для того, чтобы оценить качество управления корпоративными финансами (что проанализировать, смоделировать, отразить статистически).

Социально-коммуникативные методы необходимы в части выстраивания конструктивной системы взаимодействия субъектов финансового контроля и тех людей, которые имеют отношение к объектам контролируемой деятельности. Примеры таких методов:

  • убеждение;
  • диалог;
  • поощрение;
  • стимулирование;
  • мотивирование.

Социально-коммуникативные методы важны с точки зрения ответа на другой вопрос: как обеспечить корректную оценку качества управления корпоративными финансами. В определяющей степени это зависит от действий людей, работающих в компании — не только проверяющих, но и тех, кого проверяют.

Эмпирические методы финансового контроля на предприятии представлены совокупностью практических действий субъектов контроля, которые могут сопровождаться использованием инфраструктуры, необходимой для решения поставленных задач. Примеры эмпирических методов:

  • проверка документов, их арифметическое и логическое тестирование;
  • проведение опросов;
  • технологические тесты ПО и оборудования;
  • экспериментирование;
  • мониторинг хозяйственных операций;
  • работа с локальной юридической базой — в виде издания приказов и распоряжений, имеющих отношение к организации финансового контроля;
  • внутренний аудит;
  • ревизии.

Эмпирические методы отвечают на вопросы, каким образом можно оценить качество управления корпоративным капиталом, с помощью каких технологических, правовых, управленческих подходов и инструментов субъекты финансового контроля должны решать поставленные задачи. Данные методы в практическом аспекте дополняют те, что определены на уровне научно-теоретических методов.

Финансовый контроль может осуществляться на уровне отдельно взятого проекта

Вадим Рожкован,

директор по интеграции «Юралс Энерджи»

Финансовый отдел предприятия должен контролировать бюджет проекта, в том числе еще до заключения договора (их может быть несколько в рамках одного проекта). Именно в этот период в случае возникновения внешних факторов у руководителя предприятия должна быть возможность дать отрицательный ответ, если смета окажется превышена. Предоставить ему исчерпывающие данные о бюджете проекта обязан финансовый директор через своего работника — финансового контролера.

То есть гендиректор не подписывает соглашения без визы финансового директора. Финансовый директор не ставит визу на договорах по капитальным проектам без отметки финансового контролера. А финансовый контролер оценивает бюджет перед рассмотрением каждого нового договора и оповещает финансового директора о статусе (вписывается в бюджет или нет).

У финансового контролера есть еще одна важная обязанность — готовить статус-отчеты. В них включают данные по каждому из проектов: подробно расписанный бюджет, суммы заключенных соглашений, информацию о начислениях и платежах. Помимо этого, в отчете советуют обозначать, когда примерно завершится проект и сколько денег уйдет на его реализацию (оценивает менеджер).

Статус-отчет следует разрабатывать на регулярной основе, к примеру еженедельно, и отсылать топ-менеджерам предприятия. Если у руководителей будут эти данные, они смогут своевременно вносить коррективы в реализацию проекта, если потребуется.

Сведения в статус-отчетах должны быть достоверными. Для этого финансовому контролеру проекта нужно время от времени сверять содержание отчетов с информацией в системе учета (по оплатам и начислениям). Отметим, учет при этом необходимо вести в разрезе проектов.

Если предприятие будет следовать указанным рекомендациям, то сохранит свой капитал и значительно снизит вероятность злоупотребления со стороны персонала. Но нужно иметь в виду: прежде чем ввести на предприятии контроль в любой форме, протестируйте его, определив рентабельность. Расходы на поддержание контроля не должны превышать выгоды от применения.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector