Как провести кадровый аудит кадровик должен знать

Предыстория

Изначально система экологического аудита была внедрена в Америке и использовалась как мера контроля промышленно-производственных корпораций. Осознавая важность мероприятий по охране природы, специальные фирмы проводили внутренний аудит и оценивали уровень вреда того или иного вида производственной деятельности для природы.

Основы экоаудита заложила Международная торговая палата (МТП) в 1989 году. Она разработала международный документ, позиционирующий экологический аудит как важнейший элемент самоконтроля хозяйственных субъектов. Так данная процедура стала неотъемлемой частью комплекса природоохранных мероприятий предприятия.

КЕС – Комиссия европейских обществ – в 1990 году предложила свой проектный сборник правил обязательного характера, который был раскритикован МТП, межнациональными организациями и некоторыми странами Евросоюза. Основная часть критики коснулась вопроса потенциальной угрозы вмешательства в производственный процесс и того факта, что заключение экоаудита можно открывать для общественности.

В 1993 году вышла директива Евросоюза, а также были окончательно утверждены стандарты и правила экоаудита. Компании, реализующие все требования в своей хозяйственной деятельности, получали право на маркировку своей продукции специальной эмблемой. Параллельно с внедрением этих правил в Великобритании внедрили стандарт экологического менеджмента BS 7750. Кроме того, были разработаны и внедрены нормативы управления компаниями с точки зрения экологической благоприятности ISO 14000.

Проверка наличия обязательной документации

Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в
которую потом методично придётся вносить данные. Титульная страница ведомости должна содержать:

  • название («Ведомость проверки кадровых документов»);
  • основание (реквизиты приказа);
  • состав комиссии;
  • период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

  • «порядковый номер»;
  • «кадровые документы»;
  • «Документ отсутствует»;
  • «Документ есть, но требует изменений»;
  • «Документ соответствует законодательству».
Важно

Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника, например 1. Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.

Перечень документов

  • трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним;
  • трудовые книжки;
  • штатное расписание;
  • книга или журнал учёта движения трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учёта рабочего времени;
  • личные карточки;
  • приказы о приёме на работу;
  • приказы о переводах, увольнении;
  • приказы по дисциплине, о командировках, отпусках;
  • приказы по основной деятельности (касающиеся ОК);
  • личные дела;
  • заявления работников (могут подшиваться к приказам);
  • правила внутреннего распорядка;
  • положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных;
  • инструкции по охране труда;
  • журналы ознакомления с ЛНА;
  • колдоговор (при наличии);
  • должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности);
  • перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем;
  • графики сменности;
  • договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).

бухгалтерский аудит

Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации:

  • бланков трудовых книжек и вкладышей;
  • учёта проверок;
  • трудовых договоров;
  • приказов по личному составу и по основной деятельности;
  • заявлений.

Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например:

  • включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия;
  • подписаны ли все личные документы и приказы;
  • правильно ли заполнены трудовые книжки;
  • прошиты и опломбированы ли журналы регистрации;
  • соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.

Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии, а по результатам её заполнения составляется отчёт.

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

  • трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Как провести кадровый аудит кадровик должен знать

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Отчет № 1

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

25.08.2018

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

  1. В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 1 от 12.08.2018, в период с 15 по 25 августа 2018 года комиссией проведен кадровый аудит документации отдела кадров ООО «Ромашка».
  2. В результате проведенного кадрового аудита установлено, что в целом отдел кадров ООО «Ромашка» соблюдает требования трудового законодательства Российской Федерации.
  3. Вместе с тем установлены следующие нарушения:
    • отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов;
    • отсутствует локальный акт, определяющий должностные обязанности сварщика ООО «Ромашка»;
    • не созданы условия для хранения трудовых книжек (отсутствуют металлические шкафы);
    • отсутствует утвержденный график отпусков сотрудников ООО «Ромашка» на 2018 год.
  4. Заключение комиссии: необходимо устранение выявленных нарушений.
  5. Настоящий отчет составлен в двух экземплярах, один из которых передан начальнику отдела кадров Иванову А. А., другой — директору ООО «Ромашка» Свинцову С. С.

(подпись) /Иванов А. А./

(подпись)  /Петров П. П.

(подпись) /Сидоров С. С./

Таким образом, проведение кадрового аудита не обязательно, но рекомендовано в различных ситуациях. Например, он желателен в случае назначения нового руководства организации, начальника отдела кадров или включения фирмы в план проверок Государственной инспекции труда. Проведение аудита позволит избежать обнаружения нарушений ведения кадровой документации и, следовательно, привлечения к административной ответственности за их допущение.

В
Российской Федерации предусматривается
проведение:

  1. обязательного
    экологического аудита;

  2. добровольного
    экологического аудита.

Обязательный
экологический аудит
проводится в случаях, прямо установленных
нормативными правовыми актами Российской
Федерации в отношении, как правило,
экологически опасных предприятий и
видов деятельности при:

  1. приватизации
    и банкротстве юридических лиц и граждан,
    осуществляющих предпринимательскую
    деятельность, если их деятельность
    является экологически особо опасной;

  2. проведении
    экологического страхования в целях
    определения ставки или размера страховых
    платежей и (или) возмещений;

  3. кредитовании
    юридических лиц и граждан, осуществляющих
    предпринимательскую деятельность,
    государственными банками;

  4. оценке
    деятельности по ликвидации экологических
    последствий аварий и стихийных бедствий;

  5. принятии
    решений государственными органами о
    продлении действия лицензий, выданных
    юридическим лицам и гражданам-предпринимателям,
    осуществляющим эксплуатацию экологически
    опасных объектов;

  6. выполнении
    международных обязательств Российской
    Федерации в области природопользования
    и охраны окружающей среды;

  7. в
    иных случаях, установленных нормативными
    актами.

С
учетом сложности работ по экологическому
аудиту право на проведение обязательного
аудита может быть предоставлено только
аттестованным специалистам, имеющим
опыт практической работы и высшее
образование в области предмета аудита.
Временный порядок аттестации экологических
аудиторов был утвержден приказом
Госкомэкологии РФ от 16 июля 1998 г. N 436.

Добровольный
экологический аудит
может проводиться по инициативе
предприятий и граждан-предпринимателей,
осуществляющих хозяйственную и иную
деятельность, оказывающую воздействие
на окружающую среду, при изменении
собственника объекта, передаче объекта
в аренду, в залог, при необходимости
модернизации производственного и/или
технологического процессов и в иных
случаях.

Целесообразность
проведения добровольного экологического
аудита диктуется интересами юридических
лиц и граждан-предпринимателей в
получении научно-обоснованных рекомендаций
относительно оптимальной организации
работ по рациональному природопользованию
и охране окружающей среды, повышению
их эффективности на уровне, соответствующем
требованиям законодательства РФ и в
иных целях.

Так
как проведение добровольного экологического
аудита осуществляется на платной основе,
предприятие или предприниматель
заинтересован в том, чтобы приглашенные
для этого лица имели достаточную
квалификацию. Критерием в этом случае
может служить обладание лицензией,
выданной специально уполномоченным
государственным органом в области
охраны окружающей среды на проведение
работ по экологическому аудиту.

Более
чем 20-летний мировой опыт свидетельствует,
что экологический аудит имеет смысл,
если он проводится прежде всего как
добровольная негосударственная
деятельность (“инициативный аудит”).
Причем проверка природоохранной
отчетности предприятий имеет здесь
вторичное значение. Главное же – это
аудиторские рекомендации и предложения
по улучшению эффективности и инициированию
природоохранительной деятельности
предприятия, развитию системы
экологического контроля и управления.

Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее – Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее – Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля” (ред. от 18.07.

2011, далее – Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” (ред. от 19.05.2008, далее – Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.

                                                ----
¦ -----------------------¬
¦ ¦ Составление плана по ¦
---- ¦исправлению выявленных¦
¦ нарушений ¦
---- L-----------------------
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
¦ -----------------------¬
¦ ¦ Составление отчета о ¦
---- ¦ текущем состоянии ¦
¦ кадровой документации¦
---- L-----------------------
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
¦ ---------------------------¬
¦ ¦ Определение состава ¦
---- ¦текущей документации и его¦
¦ юридической грамотности ¦
---- L---------------------------
- - - - - - - - ¦ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
¦ -------------------------¬
---- ¦ Определение сроков ¦
L-------------------------
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
-------------------------¬
¦ Определение цели ¦
L-------------------------
 N 
п/п
    Документ и   
описание
выявленных
нарушений
  Ссылка на  
нормативный
акт, который
нарушен
работодателем
  Возможные санкции 
при проведении
инспекционной
проверки и оценка
рисков
работодателя
  Рекомендации по 
исправлению
 1 
        2        
      3      
          4         
         5        
 1 
        Трудовые книжки: порядок организации работы и оформления       
В сведения о     
поощрении внесена
запись о трудовой
деятельности
Постановление
N 69, п. 3.1
и бланк
трудовой
книжки
1. Наложение        
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до 50 тыс.
руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Записи, внесенные
в раздел, не
предназначенный для
таких сведений,
могут быть не
засчитаны работнику
в трудовой стаж. При
судебном
разбирательстве
ответственность за
это будет нести
организация,
допустившая такое
нарушение
Исправить, оформив
вкладыш в трудовую
книжку и перенеся
в него записи,
ошибочно внесенные
в данный раздел
 2 
         Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним        
Журнал оформлен с
нарушением
установленных
требований (не
пронумерован и не
скреплен
сургучной печатью
или не
опломбирован)
Постановление
N 225, п. 41
1. Наложение        
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Журнал, не
оформленный
соответствующим
образом, не может
служить
доказательством
соблюдения процедуры
приема и выдачи
трудовой книжки на
руки сотруднику.
4. Возможны проблемы
при передаче журнала
в архив
Оформить в        
соответствии с
требованиями
законодательства
 3 
 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей 
в нее
 4 
                     Личные карточки работников Т-2
Карточки Т-2
хранятся вместе с
копиями личных
документов
сотрудников
(данные документы
имеют разный срок
хранения)
Перечень
1. Наложение        
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 2500 до
5000 руб.; на
юридических лиц - от
200 тыс. до
300 тыс. руб. -
ст. 13.25 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Возможно
возникновение
проблем при сдаче
документов в архив
Разделить         
документы по
срокам хранения
 5 
                       Приказы по личному составу                      
 6 
                       Приказы о приеме на работу                      
 7 
         Приказы о прекращении трудового договора с работником         
В основании-     
расторжении не
указывается часть
статьи ТК РФ
Альбом N 1.  
ТК РФ,
ст. 84.1
1. Наложение        
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Запись, внесенная
на основании приказа
в трудовую книжку,
не соответствует
формально тексту
приказа, что в
случае конфликта с
работником может
быть трактовано не в
пользу работодателя
Указывать в       
дальнейшем
 8 
             Приказы о вынесении дисциплинарного взыскания             
Используется не  
установленный ТК
РФ вид
дисциплинарного
взыскания в виде
штрафа
ТК РФ,       
ст. 192
1. Наложение        
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до 50 тыс.
руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Снятие данного
дисциплинарного
взыскания в связи с
его незаконностью
Пересмотреть      
вопрос о
дисциплинарном
взыскании
 9 
                           Приказы о переводе                          
 10
                    Приказы по основной деятельности                   
 11
                           Приказы на отпуск                           
Выдача работнику 
денежной
компенсации за
неиспользованный
отпуск
ТК РФ,       
ст. 126
1. Наложение        
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Претензии со
стороны налоговых
органов об
обоснованности
данных расходов
Не повторять в    
дальнейшем
 12
                            График отпусков                            
 13
                     Нарушения оформления отпусков                     
Работнику не     
вручается
уведомление о
начале отпуска за
две недели
ТК РФ,       
ст. 125
Наложение           
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ
Не повторять в    
дальнейшем
 14
             Штатное расписание и документы по оплате труда            
В штатном        
расписании
установлена
"вилка" окладов
ТК РФ,       
ст. ст. 3,
20, 22, 132,
принцип
равной платы
за труд
равной
ценности
1. Наложение        
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц
от 35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. В случае
конфликта или
инспекционной
проверки
установление
требования доплатить
работникам, которые
были
дискриминированы,
согласно требованиям
трудового
законодательства за
все время данного
нарушения с учетом
требований ст. 236
ТК РФ
Устранить данное  
нарушение,
разработав
дифференцированную
систему оплаты
труда, например
разработав систему
надбавок для
дополнительной
оплаты
сотрудникам,
которые имеют
дополнительные
качества и заслуги
перед
работодателем
 15
                     Приказы на сверхурочные работы                    
Привлечение      
работников к
работе
сверхурочно без
достаточных к
тому оснований и
не оформляя
приказ и
письменное
согласие
работника
ТК РФ, ст. 99
1. Наложение        
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. В случае
несчастного случая
возможна даже
уголовная
ответственность за
нарушение режима
труда и отдыха
сотрудника
Не повторять в    
дальнейшем
 16
                     Табель учета рабочего времени                     
 17
                    График сменности (график работы)                   
Графики сменности
утверждаются
менее чем за
1 месяц до
вступления в силу
ТК РФ,       
ст. 103
1. Наложение        
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Работник может не
согласиться с
соблюдением графика
при нарушении срока
уведомления
Исправить         
нарушение
 18
                             Путевые листы                             
 19
         Правила внутреннего трудового распорядка (оформление)         
 20
       Правила внутреннего трудового распорядка и изменения к ним      
(содержание)
При приеме на    
работу требуется
набор документов,
не установленный
законодательством
(требование
наличия диплома
устанавливается
не для всех
категорий
работников)
ТК РФ, ст. 65
1. Наложение        
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок
Устранить         
нарушение,
рекомендуется
скорректировать
формулировку и
указать не
"обязан", а
"желательно", "(по
желанию
работника)"
предоставление
данных документов
Не прописан      
перечень
должностей,
которым может
быть установлен
ненормированный
рабочий день
ТК РФ,       
ст. 101
1. Наложение        
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок
Необходимо        
добавить перечень
должностей,
которым
устанавливается
ненормированный
рабочий день
 21
          Положение об оплате труда и премировании работников          
Положения нет, но
при этом
производится
выплата премии
ТК РФ,       
ст. 135
1. Наложение        
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Возможно
обвинение в
дискриминации, т.к.
критерии
премирования не
зафиксированы ни в
локальных актах, ни
в приказах
Устранить данное  
нарушение
 22
     Положение по защите персональных данных (или другой документ,     
аналогичный по смыслу)
 23
                     Трудовой договор (оформление)                     
 24
                     Трудовой договор (содержание)                     
Отсутствие в     
трудовых
договорах
обязательных
условий согласно
ст. 57 ТК РФ
ТК РФ, ст. 57
1. Наложение        
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок
Рекомендуется     
скорректировать
согласно трудовому
законодательству
 25
             Журналы регистрации других кадровых документов            
Нет журнала учета
мероприятий по
контролю, который
должен быть
прошит,
пронумерован и
заверен печатью
юридического лица
Закон        
N 294-ФЗ,
ст. 16, п. 8
1. Обязательное     
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
2. Работодателю
данный журнал
необходим для
подтверждения факта
проводимой проверки
Оформить          
                              Другие нарушения                             
При приеме на    
работу на
руководящие
позиции не
проводится
проверка на
дисквалификацию
КоАП РФ, п. 2
ст. 32.11
1. Административный 
штраф -
100 тыс. руб.
2. Признание
недействительными
документов, которые
подписывало
дисквалифицированное
лицо
Проводить         
обязательно
 Документы полностью 
соответствуют
действующему
законодательству
  Документы нуждаются в 
доработке (внесении
изменений, дополнений)
   Документы отсутствуют  
(необходимо указать сроки
создания документов, их
утверждения и ввода)

Цели экологического аудита

Главная цель проведения аудита — помощь предприятию в формировании экологической политики, устранение имеющихся нарушений и организация оптимального природопользования. Задачи, которые преследует внутренний экологический аудит на предприятии:

  • обоснование политики и стратегии предприятия в области экологии;
  • определение приоритетных направлений в природоохранительной деятельности;
  • поиск новых возможностей для осуществления природоохранительной деятельности;
  • проверка соблюдения предприятием требований в отношении охраны окружающей среды;
  • повышение эффективности управления природопользованием;
  • предотвращение чрезвычайных ситуаций, аварий;
  • внедрение инновационных решений.

Как провести кадровый аудит кадровик должен знать

Вы можете ознакомиться с нашими выполненными объектами и стоимостью работ на проведение экологического аудита.

Центр экологического аудита и менеджмента «ЭкоЭксперт» выполнит все необходимые виды экологического аудита и поможет решить поставленные заказчиком задачи. Правильная система экологического аудита — это снижение негативного влияния на окружающую среду и надёжная защита от штрафных санкций.

Эффективность и необходимость экологического менеджмента очевидна, ведь он открывает возможность:

  • рационального распределения материальных издержек компаний на основании определенных природных факторов;
  • предотвращения рисков финансовых потерь, обусловленных нерациональным использованием природных ресурсов и загрязнением окружающей среды;
  • установки доверительных отношений с природоохранными органами и местным населением;
  • пользования льготами и субсидиями для фирм, заботящихся об охране природы;
  • выхода на международные стандарты экологического менеджмента.

Правила и порядок оформления документации по экологическому аудиту, внедрение новаторских программ и использование полученных данных помогают коренным образом изменить экологическое положение страны. Больше всего это касается тех предприятий и субъектов, которые угрожают природной среде загрязнением.

Экоаудит для бизнеса

В ходе проведения экоаудита анализу могут быть подвергнуты:

  • сырье и материалы, используемые предприятием в процессе производства продукции;
  • продукты питания и пищеблок (если предприятие работает в сфере производства пищевой продукции или общепита);
  • техпроцессы изготовления продукции;
  • непосредственно готовая продукция;
  • выбросы в атмосферу;
  • сточные воды и отходы;
  • используемые средства коллективной и индивидуальной защиты;
  • техника безопасности;
  • экопаспорт предприятия и иные документы, имеющие отношение к регулированию степени его воздействия на окружающую среду.

В качестве объектов экологического аудита могут выступать:

  • различные природные объекты, подвергшиеся и продолжающие подвергаться воздействию со стороны предприятий;
  • хозяйственные и иные виды деятельности, оказывающие влияние на окружающую среду, в том числе и те, которые имели место в прошлом;
  • результаты этих видов деятельности.

Для владельцев предприятий организация экологического аудита способствует:

  • формированию экологической стратегии и политики благоприятного для природы руководства;
  • выгодному использованию льгот по налогообложению с применением инновационных экономичных технологий;
  • минимизации негативных последствий, которые может повлечь остановка производства;
  • снижению риска чрезвычайных ситуаций по загрязнению природной среды;
  • налаживанию отношений с местными властями и органами надзора;
  • повышению спроса на производимые товары на внутреннем и внешнем рынке;
  • аргументированному привлечению инвесторов.

Основные объекты экологического аудита:

  • материалы и сырье;
  • технологические процессы;
  • готовая продукция;
  • выбросы в атмосферу;
  • отходы;
  • сточные воды;
  • средства коллективной и индивидуальной защиты;
  • положение о политике предприятия по охране труда и природы;
  • экологический паспорт;
  • техника безопасности и прочее.

Стандарты

На основе международного стандарта ISO 14012, каждое государство принимает свои стандарты на экологический менеджмент и аудит. Международный стандарт и мировой опыт служат основами для создания и внедрения нормативных правил каждого отдельно взятого государства, а также определения сферы деятельности управления экологическим аудитом.

Проверки проводятся на основании требований ISO, внедренных в детальность фирмы. Ответственность за соблюдение этих требований несет предприятие, а его соответствие устанавливается аудиторской проверкой. Стандарты категории 1400 действуют во всем мире и относятся к системе экологического менеджмента.

В эту категорию входят:

  • Система экологического управления ISO 1401.
  • Основные принципы руководства с точки зрения экоменеджмента (ISO 14004).
  • Нормативы по обеспечению функционирования экоменеджмента (ISO 14015).
  • Оценка экологического состояния на территориях и производствах (ISO 14020).
  • Главные стандарты по управлению экологией (ISO 14031).
  • Эффективность экологического менеджмента (ISO 14040).
  • Определение жизненного цикла: структура и принципы (ISO 14050).
  • Словарь менеджмента окружающей среды (ISO 14062).
  • Внедрение природоохранных факторов в разработку новой продукции (ISO 14063).
  • Обмен информацией о состоянии окружающей среды. Количественное определение выбросов парниковых газов в окружающую среду и их снижение (ISO 14064).

Еще двадцать лет назад в странах постсоветского пространства экологический аудит предприятия можно было провести лишь с помощью зарубежных фирм. В настоящее время система экоаудита в наших широтах находится на первых стадиях своего развития. Тому способствуют потребности предприятий, желающих выйти на международный рынок. Получив сертификат соответствия требованиям ISO 14000, можно рассчитывать на конкурентоспособность выпускаемого продукта на зарубежных рынках.

Локальные нормативные акты

Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:

  1. Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ).
  2. Положение об оплате труда (или иной документ, устанавливающий систему оплаты труда) (ст. 135 ТК РФ).
  3. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ).
  4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ).
  5. Положение о защите персональных данных (или иной документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных) (гл. 14 ТК РФ).

Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству.

Содержание подобных пунктов может быть самым разным – например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу.

Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности. Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др.

Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию.

Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.

В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства.

Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению.

Процедура

Экологический аудит и экологическая экспертиза — это независимая оценка деятельности организации.

Кадровый аудит на примере организации

Выделяют следующие основные этапы проведения экологического аудита:

  • оценка ситуации на предприятии на данный момент;
  • оценка соответствия деятельности субъекта установленным требованиям в области охраны окружающей среды;
  • рекомендации по устранению имеющихся нарушений.

Кто проводит экологический аудит? Это компании или индивидуальные предприниматели, имеющие лицензию на осуществление данного типа деятельности.

«ЭкоЭксперт» является лицензированной компанией, предлагающей такие услуги, как экологическая сертификация и аудит. Мы предоставляем клиентам качественные услуги и чётко соблюдаем установленные стандарты экологического аудита.

Проведение экологического аудита решает задачу по оценке соответствия предприятия нормативам, установленным для подобных объектов. Данная процедура отличается простотой, доступностью и понятностью для неизощренных людей. Организация экологического аудита состоит из нескольких этапов. Первый – подготовительный. Он состоит из:

  • идентификации процессов производственной и хозяйственной деятельности;
  • определения целей и задач хозяйственной политики предприятия;
  • установки уровня компетенции анализа, его этапов и масштаба;
  • определения процедурного порядка экологического аудита.

Затем следуют такие этапы аудита:

  • проверка первичных документов, регистрационных книг и прочей документации, отражающей текущие успехи компании в природоохранных мероприятиях;
  • получение объективных данных от разных источников (часто включает опрос сотрудников);
  • визуальный осмотр объекта и анализ его состояния;
  • исследование природной среды с помощью специальных устройств;
  • формирование рекомендательных предложений, направленных на повышение эффективности природоохранных процессов и добросовестное расходование экологических ресурсов.

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

  1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
  2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

  1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
  2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
  3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
  4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
  5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта. Он составляется в
свободной форме и может содержать элементы структуры:

  • название и дата документа;
  • сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
  • данные об обнаруженных недостатках (кратко);
  • рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости.

важно

Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел, что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность.

В заключение совет: если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию, в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

Таблица 3

Отчет № 1

25.08.2018

Заключение об экологическом аудите

Аудиторское заключение об экологическом аудите — это официальный документ, заверенный подписью и печатью специалиста, проводившего проверку (если проверка проводилась аудиторской организацией — также печатью данной организации), содержащий выводы о соответствии деятельности проверяемого предприятия и составляемой им отчетности требованиям действующего экологического законодательства, существующим нормативам и международным требованиям.

Заключение, составленное по итогам экоаудита, состоит из 3 частей (п. 21 приказа № 181), идущих в следующем порядке:

  1. Вводная. В ней указываются:
  • информация о компании-аудиторе (наименование, юридический адрес, номер телефона и банковские реквизиты);
  • Ф. И. О. аудиторов, принимавших участие в проведении проверки;
  • сведения о лицензии аудиторской компании (наименование выдавшего ее органа, дата выдачи и срок действия);
  • срок проведения мероприятий по аудиту.
  1. Аналитическая. В этом разделе обозначаются:
  • наименование проверяемого предприятия;
  • период, за который проводится проверка;
  • результаты проведенного анализа деятельности предприятия на предмет ее соответствия природоохранным требованиям;
  • факты выявленных в ходе проверки нарушений.
  1. Итоговая. Эта часть содержит:
  • выводы о степени воздействия предприятия на окружающую среду;
  • перечень предлагаемых мер по снижению негативного воздействия на экологию;
  • описание последствий, которые может повлечь за собой неприменение предлагаемых аудитором мер.

Итак, проведение экологического аудита может быть обязательным или инициативным. В первом случае инициатором проведения проверки является уполномоченный госорган, во втором — руководство аудируемого предприятия. Проверку может проводить как независимый аудитор, так и аудиторская организация, которая самостоятельно формирует состав комиссии из числа своих штатных сотрудников.

По итогам проведенного аудита составляется заключение, которое содержит сведения, полученные в ходе проверки, перечень выявленных недостатков и несоответствий, а также практические рекомендации по их устранению. В дополнение к перечисленному компания может самостоятельно проводить текущие внутренние аудиты, анализируя правильность исполнения экологических норм/правил и своевременно внося корректировки при возникновении недочетов и нарушений.

По окончании анализа руководители проверяемого предприятия получают итоги аудита в виде заключения. Этот акт является официальным, он заверяется подписью аудитора, представляющего центр экологического аудита, и печатью исследуемой компании. В документе можно найти экспертные выводы о соответствии документации и принципов работы предприятия законодательным экологическим нормам.

Заключение экологического аудита оформляется по стандартной форме и включает:

  • Вывод по результатам проверки относительно того, насколько природоохранная политика фирмы соответствует действующим требованиям, законам и нормативам.
  • Анализ состояния хозяйственных и финансовых отчетных документов, целесообразности использования финансовых фондов, выделяемых на охрану природы, и точности экологических выплат.
  • Оценку влияния деятельности исследуемого предприятия на состояние окружающей среды, экологию региона и здоровье сотрудников. Анализ данных о наличии и масштабе выбросов вредных веществ, ограничение которых обуславливается международными соглашениями.
  • Результаты анализа роста объемов производства с учетом изменения количества загрязняющих веществ в естественную среду. А также результаты анализа потребления энергетических и природных ресурсов.
  • Результаты сравнения исследуемого предприятия с аналогичными предприятиями государства по всем важнейшим показателям экологической деятельности.
  • Оценку угроз, возникновение которых может быть вызвано аварийными ситуациями, правильности составления планов по ликвидации аварийных очагов и неактивных последствий аварии, наличия материальных ресурсов, необходимых для ликвидации аварийных ситуаций.
  • Заключение касательно компетенции и квалификации сотрудников фирмы, отвечающих за природоохранные мероприятия, а также наличия у них технических средств, необходимых для самостоятельного качественного контроля состояния предприятия с точки зрения экологической благоприятности.
  • Вывод о степени информированности руководителей компании и степени загрязнения природы в процессе хозяйственной и производственной деятельности. Заключение о наличии и эффективности мотивационных программ, нацеленных на защиту природы, а также снижение материалоемкости и энергозатратности производства.

Обширность аспектов хозяйственной деятельности, которые учитываются в заключении, еще раз подчеркивает серьезность такой процедуры, как экологический аудит. Пример состава заключения, приведенный выше, унифицирован, но может меняться в зависимости от специфики предприятия.

Содержание отчета по аудиту кадровой документации в компании

Рис. 1

Таблица 1

Таблица 3

----T-----------------T---------------T-----------------------------------¬
¦ N ¦ Нарушение ¦ Что нарушили ¦ Оценка рисков при продолжении ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ данного нарушения ¦
--- ----------------- --------------- -----------------------------------
¦ 1 ¦Выплата ¦ТК РФ, ¦Со стороны государственных органов ¦
¦ ¦заработной платы ¦ст. ст. 136, ¦либо в процессе трудового конфликта¦
¦ ¦один раз в месяц ¦236 ¦работодателю будет предъявлено ¦
¦ ¦без выплаты ¦ ¦обязательное требование выплатить ¦
¦ ¦компенсации ¦ ¦компенсацию за задержку заработной ¦
¦ ¦согласно ст. 236 ¦ ¦платы всем работникам с 2002 г. (с ¦
¦ ¦ТК РФ ¦ ¦момента вступления в действие ТК ¦
¦ ¦ ¦ ¦РФ). При этом за задержку выплат ¦
¦ ¦ ¦ ¦более 2 месяцев предусмотрена ¦
¦ ¦ ¦ ¦ответственность вплоть до уголовной¦
--- ----------------- --------------- -----------------------------------
¦ 2 ¦Внутренние ¦ТК РФ, ¦Согласно ст. 8 ТК РФ локальные ¦
¦ ¦локальные ¦ст. ст. 136, ¦нормативные акты, принятые без ¦
¦ ¦нормативные акты ¦135, 190 ¦соблюдения установленного ст. 372 ¦
¦ ¦утверждены с ¦ ¦настоящего Кодекса порядка, учета ¦
¦ ¦нарушением ¦ ¦мнения представительного органа ¦
¦ ¦установленной в ¦ ¦работников, не подлежат применению.¦
¦ ¦трудовом ¦ ¦То есть применяемые локальные ¦
¦ ¦законодательстве ¦ ¦нормативные акты являются ¦
¦ ¦процедуры, т.е. ¦ ¦недействительными, что лишает ¦
¦ ¦без учета мнения ¦ ¦работодателя возможности применять ¦
¦ ¦представительного¦ ¦их ¦
¦ ¦органа ¦ ¦ ¦
L--- ----------------- --------------- ------------------------------------

Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.

Таблица 4

После его составления необходимо будет разработать план по исправлению выявленных нарушений, назначить ответственных (как правило, это сотрудник отдела кадров) и определить сроки.

Периодичность проведения аудита зависит от многих факторов, как правило, сплошной аудит проводится один раз в 1 – 3 года, чаще – при наличии внешних обстоятельств, а именно:

  • при смене руководителя отдела кадров;
  • в преддверии проверки ГИТ;
  • при смене руководства организации и т.д.

Примерный образец

Руководителю ООО “Синхрон”

А.А. Карпееву

Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год. В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии.

Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений). Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании.

В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом. Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать.

Регулирование деятельности

Деятельность в данной области подлежит государственному регулированию. В качестве специального уполномоченного госоргана для регулирования экоаудита выступает Министерство природы. Его основными функциями являются:

  • Издание нормативно-правовых актов, согласно которым осуществляется регулирование экологического аудита.
  • Организация аттестации, обучения и повышения уровня аудиторов, а также лицензирование аудиторской деятельности.
  • Организация системы контроля над соблюдением лицензионных требований индивидуальными аудиторами и аудиторскими организациями.
  • Разработка порядка представления отчетности аудиторских организаций и индивидуальных аудиторов уполномоченному государственному лицу.
  • Введение государственных реестров экологических аудиторов, а также аудиторских организаций и учебных центров.

При Министерстве природы должен функционировать совет по экоаудиту, участвующий в подготовке и предпросмотре главных документов и проектов решений уполномоченных органов, а также разрабатывающий правила деятельности аудиторов. Таким образом, введение аудита в практику природоохранной деятельности способствует решению целого комплекса проблем, связанных с охраной природы хозяйствующими субъектами.

Расширение сферы использования экологического аудита стимулирует природоохранную деятельность, способствует созданию методической базы по оценке степени экологической опасности, величины ущерба и так далее. Без правильной организации деятельности в области экологического аудита затрудняется экологическая сертификация и создание экономико-правовой системы экологического страхования.

Библиографический список

  1. Азбука кадровика: все документы по работе с персоналом: Сб. ст. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Вершина, 2008. 288 с.
  2. Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практ. пособие / Ответ. ред. Ю.П. Орловский. М.: Юридическая фирма “Контракт”, 2008. 239 с.
  3. Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Альфа-Пресс, 2011. 320 с.

А.Рогожина

Эксперт

в области управления персоналом,

руководитель

группы проектирования и сопровождения

организационных изменений

ОАО “БИНБАНК”,

член Национального

союза кадровиков

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector