Номенклатура дел организации: образец 2019 с новыми сроками

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

  • Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании.
  • С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи. Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
  • Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.
  • Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.

Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение.

Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.

Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.

Не все предусмотренные трудовым законодательством РФ документы перечислены в утвержденном Приказом Перечне. В частности, там нет приказов, уведомлений.

Номенклатура дел организации: образец 2019 с новыми сроками

Номенклатура дел в школе — перечень дел, систематизированная опись документов (бланков, выписок, форм, приказов, отчетов, справок, документов, бумаг кадровой службы), которые образуются в ходе выполнения непосредственной деятельности образовательного учреждения. Это своеобразная база данных, необходимая для хранения и реставрации документов, которые давно вышли из оборота.

платные образовательные услуги

Сохраните это себе, чтобы не потерять:

Больше узнать о принципах составления номенклатуры дел в школе, организации документооборота, хранения и утилизации документов помогут статьи электронного журнала “Справочник руководителя образовательного учреждения”

– Уборка в кадровых документах школы – какие выбросить, а какие оставить (кадровая работа)

 

– Как организовать делопроизводство (документооборот)

 

Поскольку каждый вид деятельности ОУ предполагает документальное сопровождение, для школы особенно важно грамотно организованное документальное сопровождение. Опись зависит от структуры, вида деятельности и правовой формы организации учреждения, для которого она составляется. Ведение подобного перечня регламентируется ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 (ред. от 28.12.

2017) «Об архивном деле в Российской Федерации», письмом Минобрнауки «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 и правилами работы госархивов. По состоянию дел на 2019 год составление и актуализация номенклатуры дел является обязательным для всех образовательных учреждений. Частные предприятия могут делать это опционально, но обязательной номенклатура становится для предприятий, сдающих документы в госархивы.

В ходе разработки номенклатуры дел школы на год принято руководствоваться:

  • Уставом учреждения, Положениями о его структурных подразделениях;
  • штатным расписанием образовательного учреждения;
  • номенклатурой прошлых лет, описями дел временного и постоянного хранения;
  • регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с перечислением сроков хранения;
  • примерными и типовыми сроками хранения документации, принятыми вышестоящими ведомствами. 

Унифицированную форму новой номенклатуры дел школы регламентируют не Основные правили работы архивов организаций, а письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64, которое пришло на смену правилам, установленным еще в 1988 году и с опозданием отмененным законодательством РФ только в 2000-х годах.

Для определения сроков хранения документов в образовательном учреждении приказом директора может быть создана специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) из трех работников, которая будет:

  • утверждать номенклатуру дел;
  • утверждать перечни документов, которые подлежат постоянному или временному хранению;
  • составлять акты на документы, подлежащие уничтожению. 

Руководитель учреждения в локальном нормативном акте вправе составить положение об ЭК, указав ее функции и порядок работы. 

К бланку описи выдвигаются следующие требования:

  • все документы, которые издаются или принимаются в ходе выполнения непосредственной деятельности школы, подлежат систематизации;
  • если несколько дел можно сгруппировать по номинальному, предметно-вопросному или хронологическому принципу, их объединяют;
  • допускается раздельная группировка бумаг временного и постоянного хранения;
  • заголовки дел должны быть сформулированы строго и четко, чтобы при объединении несколько документов в одно дело, исключалось неправильное трактование сути или сроков хранения;
  • внутри разделов номенклатуры дела систематизируют по сроку хранения или степени важности. 

На сегодня различают три разновидности номенклатуры, используемые в делопроизводстве:

  • Типовая — используется для определения описи документации однотипных учреждений. Составление такой номенклатуры регулируется вышестоящими ведомствами и предусматривает типовые сроки хранения бумаг, единую индексацию и типовой состав дел. Это нормативный документ, который берется за основу при разработке конкретной номенклатуры. 
  • Примерная — отражает примерный состав дел и их индексов для подведомственных учреждений, утверждается вышестоящими структурами и министерствами. Это не нормативный документ, однако он устанавливает примерные сроки хранения, индексы и состав дел. Используя примерную номенклатуру для создания индивидуальной, могут меняться заголовки, количество дел. Сроки хранения примерной номенклатуры согласовывают в госархиве. 
  • Индивидуальная — предусматривает структурные, правовые и функциональные особенности учреждения, поскольку разрабатывается для определенного экономического субъекта на базе примерных и типовых номенклатурных приказов. 

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

  • перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 558, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

  • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
  • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
  • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

  • перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
  • сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Порядок составления и оформления номенклатуры дел

Начать составление номенклатуры нормативных документов следует с изучения документального фонда организации или, к примеру, отдела кадров. С этим сложностей обычно нет, так как у кадровиков все документы хранятся чаще всего в порядке. Если номенклатура составляется в первый раз, необходимо исследовать и описать все документы. Если же номенклатура уже составлена, то ежегодно ее требуется проверять и обновлять.

После исследования документальной базы необходимо заполнить форму номенклатуры дел. По окончанию года к номенклатуре дел составляется итоговая запись, в которой делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Виза согласования с экспертной комиссией подписывается только тогда, когда в подразделении эта комиссия действительно существует и работает. Если комиссии нет, то поле заполнять не нужно.

Номенклатура состоит из нескольких граф, каждая из которых должна быть заполнена.

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

    Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  2. Образец номенклатуры дел, часть 1

  3. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  4. В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Номенклатура дел организации: образец 2019 с новыми сроками

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

  • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
  • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

  • приказы;
  • договоры;
  • учетные документы;
  • карточки;
  • трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Номенклатура дел организации: образец 2019 с новыми сроками

Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

  • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
  • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

Номенклатура дел организации: образец 2019 с новыми сроками

Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество единиц хранения;
  • сроки хранения и номера статей по перечню;
  • примечания к номенклатуре.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.

Что включает в себя номенклатура дел отдела кадров

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Номенклатура дел отдела кадров включает в себя следующие документы:

  1. Нормативно-правовые акты, приказы и распоряжения по вопросам кадрового обеспечения
  2. Локальные нормативные акты (например, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции)
  3. Организационные документы: журнал ознакомления с локальными нормативными актами, журнал учета трудовых договоров, журнал учета приказов по личному составу, штатное расписание, график отпусков. Сюда же относится табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. А также журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих из других организаций в командировки.
  4. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений: трудовые договоры, приказы по личному составу, документы по оформлению командировки, личная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС) на каждого работника, трудовые книжки и прочие документы.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. ;
  2. ;
  3. ;
  4. ;
  5. ;
  6. .

Порядок составления и оформления номенклатуры дел

Ответственному работнику следует ежегодно проверять соблюдение сроков хранения всех категорий документов, если какие-либо формы дел не будут использоваться в новом году, не стоит исключать их из перечня. Из описи не удаляют даже те формы документов, которые уже были упразднены, но срок их хранения еще не истек.

Новые формы томов (дел) вносятся в номенклатуру, если они точно будут использоваться в предстоящем году, следовательно, не нужно регистрировать формы дел про запас. Номенклатуру дел школы на 2019 год, согласно образцу, необходимо было составить в конце 2018 года. Если перечень документов уже есть в учреждении, его актуализируют, утверждают и вводят в действие с 1 января каждого нового года.

Чтобы систематизировать документы образовательной организации и определить сроки их хранения, составьте номенклатуру дел. Читайте рекомендации экспертов справочной системы «Образование» по разработке описи документов

Номенклатура дел организации: образец 2019 с новыми сроками

Составление номенклатуры школы начинают с ее структурных подразделений. Директор составляет приказы на руководителей подразделений с требованием представить проекты номенклатуры, на основании которых секретарь учебной части, делопроизводитель или иной ответственный работник объединяет созданные описи в одну сводную по образовательному учреждению.

В процессе составления номенклатуры, следует реализовать три этапа. 

Анализ. Проанализировать документацию образовательного учреждения, определить бумаги, нуждающиеся в систематизации (не нужно включать в опись справочники, печатные издания, брошюры, бюллетени, информационные листы и сборники постановлений вышестоящих ведомств). Главным образцом номенклатуры дел в школе станут не текущие приказ, справочные картотеки и положения, а документы прошлых лет и описи текущего делопроизводства.

  1. Документы профсоюзной организации, если она оформлена как отдельное юрлицо, тоже не вносятся в номенклатуру дел школы. Описи подлежат все приказы, корреспонденция, журналы, графики, картотеки, а также документы, касающиеся воспитательной работы в школе. 
  2. В номенклатуру должны быть внесены бумаги временно действующих групп и комиссий, которые были созданы для решения определенных задач, документация общественных организаций и даже документы, которые поступили в ОУ для окончания решения вопроса или его продолжения, бумаги по переходящим делам.
  3. В течение года в бланк описи пополняется документами, которые были созданы в результате решения новых вопросов образовательного учреждения, для чего в каждом разделе номенклатуры выделяются резервные номера. 

Заголовки. После составления перечня документов необходимо продумать заголовки комплексов, в которые будут объединяться документы, отражая их содержание и характер. Они должны быть лаконичными, но при этом не допускать двусмысленности трактовки, поскольку именно по ним будет производиться поиск документов. Заголовок состоит из:

  1. вида (переписка, документ, дело) или названия вида (протокол, акт, приказ);
  2. автора документа — должностного лица, структурного подразделения, организации;
  3. адресата, которому адресованы документы или корреспондента, получающего документацию;
  4. краткого содержания бумаг;
  5. указания месторасположения организации-адресата или корреспондента (местность, территориальное образование);
  6. даты (периода), к которому относятся бумаги;
  7. наличия копий дела (например, «Приказы по воспитательной работе. Копии»), подлинность документа в заголовке не отображают. 

В заголовки конкретных дел могут вноситься другие элементы, детализация которых определяется в индивидуальном порядке для удобства работы с документами. Именно поэтому формулировки «Общая переписка», «Разные приказы» исключены, как и использование слов «документальные материалы»и «материалы», поскольку они не регламентированы государственным терминологическим стандартом.

Структура бланка. Разработать схему размещения документов в каждом комплексе по степени важности или иному утвержденному принципу. Если дела систематизируют по важности, тогда первыми указывают бумаги вышестоящих инстанций, организационную и распорядительную документацию, затем документы, регулирующие работу школы (положения, устав), следом указывают внутреннюю документацию (решения коллегиальных органов, распоряжения и приказы) и завершают опись плановой отчетностью ОУ и перепиской.

Номенклатура дел организации: образец 2019 с новыми сроками

Внутри каждой из групп документов бумаги также располагаются по иерархическому принципу — сперва годовые, затем квартальные и месячные. Когда речь идет о систематизации переписки, сначала вносят переписку с вышестоящими и директивными органами, после — с неподчиненными учреждениями, а завершают — подведомственными учреждениями.

Для упрощения систематизации бумаги можно объединять по делам или разъединять по частным вопросам. Также документы могут группироваться по номинальному принципу — по должностям, согласно структурному принципу или смешанному. Заголовки располагают в стабильном порядке, едином для всех структурных подразделений.

Документы образовательной организации

Получите диплом установленного образца

Для грамотной и эффективной организации документооборота в школе рекомендуем пройти обучение по программе «Документы образовательной организации».

Номенклатура дел в школе на 2019 год, объединяющая бумаги бухгалтерии, столовой, библиотеки и других подразделений, как и описи за предыдущие годы, оформляется в виде таблицы на бланке школы. В работе используются пункты 4.14–4.17 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 и методические рекомендации Минобразования от 20.12.2000 № 03-51/64. Опись составляется в единственном экземпляре, который передается в архив на хранение после истечения срока действия.

Бланк номенклатуры выглядит следующим образом:

  • в верхней левой части листа указывают наименование образовательного учреждения (справа выделяется место на подпись директора);
  • по центру указывают наименование документа, место составления, № и период действия номенклатуры;
  • табличная часть разделяется на пять граф: 1 — индекс дела (группы цифр через дефис), 2 — заголовок дела, 3 — количество частей, томов дела (заполняется в конце года, новый том заводят, когда число страниц достигает 250 или толщина дела — 4 см); 4 — сроки хранения документов и законодательные акты, регламентирующие эти сроки; 5 — примечания.
  • под табличной частью указывают составителя документа, его должность и подпись. 

Важно правильно указать сроки хранения номенклатуры дел в школе, которые строго определены законодательством для каждого типа бумаг, пренебрегать которым нельзя. Для основных видов бумаг сроки хранения регламентирует Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, для технической документации — Приказ Минкультуры от 31.07.2007 № 118. Если документ не числится ни в одном из приказов, срок его хранения школа может утвердить самостоятельно, создав экспертно-проверочную комиссию.

Итак, номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, которые создает организация, с указанием сроков их хранения. Такое определение дает ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденный  приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст. Фактически, это список документов организации, в нашем случае кадровых.

Номенклатура дел создается для того чтобы обеспечить делопроизводство в организации, а  именно, правильно формировать, учитывать и хранить необходимые дела.

Подробнее о номенклатуре дел читайте здесь:

Кроме того, данный перечень дел систематизирует документооборот, она систематизирует информацию и является главным учетным документом.

Как правило, номенклатура дел составляется по каждому структурному или обособленному подразделению. Кроме того, создается единый сводный перечень дел в целом по организации. В этой связи, в отделе кадров существует собственная номенклатура дел отдела кадров. В бухгалтерии будет применяться перечень дел бухгалтерии и т.д.

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год - образец

Имеется три типа номенклатуры дел:

  • типовая,
  • примерная,
  • индивидуальная.

Для каждой организации создается собственная индивидуальная номенклатура дел. Но разработать ее можно на основе типового перечня дел.

Перечень создается с целью учета всех дел, которые ведутся в организации в целом или отдельно по каждому структурному подразделению. Кроме того, с помощью этого документа осуществляется надлежащая группировка дел по тематике и разделам. Также перечень требуется для обеспечения хранения дел в хронологической последовательности и определения сроков хранения конкретных документов.

В большинстве случае составление номенклатуры дел не является обязательным. Обеспечить составление перечня должны только те организации, которые включены в перечень субъектов, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Поэтому большая часть коммерческих организаций не обязана разрабатывать номенклатуру дел, но ее создание будет в интересах самой организации, поскольку позволит обеспечить регламентацию и правильное хранение дел.

Итак, номенклатура дел создается на каждый календарный год. Поэтому на 2019 года необходимо сформировать самостоятельный перечень дел.

Номенклатура дел организации: образец 2019 с новыми сроками

В номенклатуру отдела кадров надо включать все дела, которые создаются в данном структурном подразделении. Как правило, в данный перечень включаются документы на бумажных носителях. Между тем, в последнее время активно развивается электронный документооборот. В этой связи в каждом тематическом подразделе перечня надо привести список документов, которые создаются и хранятся в электронном виде.

Создание номенклатуры дел состоит из последовательных действий. В первую очередь, надо определиться с ответственным работником, которому будет поручен данный объем работ. Как правило, перечень дел в отделе кадров составляет руководитель отдела или инспектор отдела кадров. За основу можно взять форму, которая приведена в приложении 8 ГСДОУ, утв. приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. В этом документе также можно найти основные правила заполнения разделов номенклатуры.

  1. ;
  2. ;
  3. ;
  4. ;
  5. ;
  6. .
Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector