Кадровые документы, которые должны быть в организации

Кадровое делопроизводство для чайников

Подготовка необходимого Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Этапы кадрового аудита

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

  1. Локальные нормативные акты.
  2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

  • график сменности,
  • положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

Вторая категория — более многочисленная — включает:

  • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
  • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
  • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

  • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
  • Какова текучесть кадров?
  • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Ведение кадрового делопроизводства – это деятельность, направленная на систематизацию документов персонала и проведение работы с ними.

Кадровый отдел существует во всех организациях и обеспечивает бесперебойную работу с документами, а так же своевременный учет всех изменений со стороны предприятия и его сотрудников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:

    Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.

Кадровые документы, которые должны быть в организации

На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С.

Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.

Изучение важных документов организации.

Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.

Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.

Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.

Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках трудового договора.

  • Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
  • Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.

    Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье.

    Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.

  • Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
  • Затем необходимы основные документы.

    Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

    1. бланки по приказам;
    2. договоры о материальной ответственности;
    3. журнал регистрации;
    4. книги по учету;
    5. табель по рабочему времени.
    6. После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести трудовые книжки.

    Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы. По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

    Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.

    Последний этап – набор сотрудников для трудоустройства.

    Для этой процедуры потребуется:

    1. приказы о зачислении на работу;
    2. оформление трудовых договоров;
    3. наличие трудовых книжек;
    4. карточки для сотрудников;
    5. книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.
  • Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.

    Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти здесь.

    Кадровые документы, которые должны быть в организации

    Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров. На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.

    Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:

    • Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
    • После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
    • Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
    • Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.

    Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы:

    1. предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
    2. HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров. Это система хранящая информацию на каждого из работников;
    3. WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
    4. HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному. Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.

    Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф.

    Как организовать кадровый учет в только что созданной компании — смотрите в видео-семинаре:

    • Количество академических часов: 32, занятий: 8
    • Базовая цена: 12000 руб.
    • Цена со скидкой: 10200 руб.
    • Возможно дистанционное обучение: 5500 руб. Часов: 32
    • Этот курс прошли уже 3829 человек
    • Записывайтесь сегодня, до открытия ближайшей группы остается 11 дней
    • Сформировать практические навыки оформления служебной документации, в соответствии с требованиями законодательства вне зависимости от форм собственности предприятия.
    1. Сформировать (актуализировать) знания и навыки ведения кадрового документооборота.
    2. Сформировать (актуализировать) знания и навыки оформления кадровой документации согласно нормативным требованиям.
    3. Сформировать (актуализировать) знания и навыки ведения учетных форм для работы с фондами.
    4. Сформировать (актуализировать) знания и навыки систематизации и архивации документов.
    5. Определить способы работы с трудовыми мигрантами, учитывая последние изменения трудового законодательства.
    6. Отработать полученные знания на практических ситуациях.
    • формируется знания и практические навыки ведения кадрового делопроизводства в современной организации.
    • разработать внутреннюю нормативную базу;
    • подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
    • произвести штатную расстановку;
    • подготовить трудовые соглашения;
    • разработать формы по личному составу;
    • оформить карточки Т-2;
    • утвердить бланки заявлений для сотрудников;
    • подготовить внутренние приказы.
    • положение об охране труда (как основной, определяющий политику организации документ);
    • вся необходимая документация по СУОТ;
    • инструкции по ОТ для всех перечисленных в штатном расписании должностей и специальностей и соответствующие распорядительные документы к ним;
    • приказы, определяющие ответственных лиц (например, за пожарную безопасность, выдачу СИЗ, обучение и т.п.);
    • разработанные программы обучения по ОТ;
    • журналы регистрации инструктажей (вводных, первичных, повторных, целевых, внеплановых) и протоколы проверки знаний;
    • журнал регистрации несчастных случаев.

    Локальные нормативные акты организации в отделе кадров

    Кадровая документация в компании состоит из:

    • бланков унифицированных форм;
    • положений и инструкций, разработанных самой компанией.

    Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.

    1 группа: документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности.

    2 группа: документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.

    К первой группе можно отнести следующую кадровую документацию:

    • приказ о приеме на работу (Т-1);
    • контракт с сотрудником (ТД-1);
    • трудовую книжку (постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225);
    • личную карточку сотрудника (Т-2);
    • документы о переводе (Т-5);
    • приказ об оформлении отпуска (Т-6);
    • приказ об увольнении (Т-8);
    • приказ о направлении работника в командировку (Т-9);
    • командировочное удостоверение (Т-10);
    • служебное задание (Т-10А);
    • распорядительный документ, свидетельствующий о поощрении сотрудника (Т-11).

    Ко второй группе относятся:

    • График отпусков (Т-7).
    • Штатное расписание (Т-3).
    • Приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а).
    • Распоряжение о командировании работников (Т-9а).
    • Приказ о поощрении сотрудников (Т-11А).
    • Табель учета рабочего времени (Т-12)
    • Документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13).
    • Журнал проверок воинского учета граждан.
    • Приказ об организации воинского учета.
    • Внутренние положения:
      • коллективный договор;
      • положение об охране труда;
      • положение о премировании;
      • правила внутреннего распорядка;
      • положение о командировках;
      • положение о коммерческой тайне;
      • положение об оплате труда;
      • положение об использовании личного транспорта в служебных целях;
      • прочее.

    О хранении кадровых документов см. материал «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

    Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:

    • защиты трудовых прав  сотрудников;
    • уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ;
    • информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.

    Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.

    ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:

    • дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
    • административная (ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ);
    • уголовная (ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 УК РФ);
    • гражданско-правовая (ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ).

    Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:

    • налоговые органы при выездных проверках;
    • военкомат в целях контроля ведения воинского учета.

    Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.

    Важно! ИП не обязаны вести воинский учет (п. 6 ст. 1 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

    Ответственный за воинский учет специалист назначается руководителем компании. Для ведения воинского учета может быть привлечен как новый сотрудник, так и уже работающий, с которым оформляется контракт на совмещение должностей. Количество специалистов, ведущих данный учет, зависит от численности военнообязанных сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» от 27.11.2006 № 719).

    В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:

    • приказ об организации воинского учета;
    • журнал проверок воинского учета;
    • личная карточка Т-2.

    О порядке внесений сведений о военном билете в Т-2 см. материал «Унифицированная форма № Т-2 – бланк и образец заполнения».

    Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек.  Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях).

    Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 300–1 000 руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – 500–1000 руб.

    Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

    Образец формы Т2

    Все кадровые действия должны подтверждаться первичкой. Их перечень закрепляется в нормативных актах.

    При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

    К необходимым бумагам относятся:

    • распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
    • кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
    • карточки Т-2;
    • трудовые;
    • соглашения;

    Кадровые документы, которые должны быть в организации

    В прочие обязательные бумаги входят следующие:

    • штатное расписание;
    • положение по ОТ;
    • журнал регистрации командировок;
    • правила внутреннего распорядка;
    • прочие.

    Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

    Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

    Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

    Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

    Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

    1. Положение о системе управления ОТ.
    2. Протоколы или удостоверения.
    3. Должностная инструкция ответственного по охране.
    4. Приказы о назначении ответственных лиц.
    5. Журнал вводного инструктажа.
    6. Журналы инструктажей на рабочем месте.
    7. Программа проведения инструктажей и обучения работников.
    8. Инструкции по ОТ.
    9. Перечень рабочих мест с вредными или опасными условиями работы.
    10. Перечень профессий и работ, для которых необходимо пройти медицинский осмотр.
    11. Журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности.
    12. Перечень выдаваемых бесплатно СИЗ.
    13. Карточки выдачи и учета СИЗ на каждого работника.
    14. Материалы по проведению СОУТ (приказ о создании комиссии и утверждении графика; перечень рабочих мест, подлежащих СОУТ; сведения об организации, проводящей СОУТ; карты СОУТ, сводная ведомость, перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, на рабочих местах которых проводилась СОУТ; заключение эксперта организации, которая проводит оценку).
    • свидетельство о государственной регистрации;
    • свидетельство о постановке на налоговый учет;
    • устав;
    • свидетельство о государственной регистрации права на здание, землю;
    • трудовые договоры с работниками;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • коллективный договор;
    • инструкции по ОТ;
    • журналы инструктажей по ОТ;
    • положение о службе ОТ;
    • должностные обязанности руководителя по ОТ;
    • приказ о назначении ответственного по ОТ;
    • карты аттестации рабочих мест;
    • карточки выдачи СИЗ работникам;
    • журналы учета выдачи СИЗ.

    Ввели отдельную ответственность на случай, если не сдать сведения персучета в ПФР. Так, если не предоставить сведения персонифицированного учета в срок или сдать не полностью, ответственных сотрудников оштрафуют на 300–500 руб. Ответственность прописана в статье 15.33.2 КоАП РФ

    1. Учредительные документы. По этим документам проверяющие определяют, кто владеет предприятием.
    2. Правоустанавливающие документы. По ним могут узнать, владеет ли фирма зданиями и сооружениями, либо берет их в аренду. Использует ли предприятие эти здания и сооружения в своей деятельности, либо сдает их в аренду.
    3. Приказ о назначении ответственных лиц. В правилах противопожарного режима РФ указано, что руководитель организации обязан назначить одного или несколько ответственных за пожарную безопасность.
    4. Документы, подтверждающие обучение работников мерам пожарной безопасности. Все работники обязаны проходить либо обучение по пожарно-техническому минимуму, либо противопожарный инструктаж.
    5. Инструкция о мерах пожарной безопасности. Это 100-процентный документ, который должен быть на каждом объекте. Требования к разработке инструкций пожарной безопасности можно посмотреть в Правилах противопожарного режима в РФ №69.
    6. Техническая документация на системы пожарной автоматики. Должны иметься в наличии документы по пожарной безопасности такие, как паспорт, планово-предупредительные ремонты, паспорта на различные технические устройства, журналы осмотра, журналы неисправности и проч.
    7. Договор на обслуживание данных систем пожарной автоматики. О бслуживание имеют проводить организации, имеющие специальную лицензию, которую выдает МЧС России.
    8. Декларация пожарной безопасности. Для отдельных зданий и сооружений – это обязательное требование.
    9. Сертификаты на отделочные материалы. На отделочные материалы, которые используются внутри помещений такие, как линолеум, плитка, пластиковые панели и прочие, сертификаты должны обязательно иметься в наличии.
    10. Сертификат на противопожарные двери. Несмотря на то, что на дверях имеется маркировка, сертификат могут затребовать при проверке.
    11. Акты проверок пожарных рукавов, гидрантов, системы вентиляции, пожарные лестницы, пожарной автоматики. Все эти акты указаны в первом разделе Правил противопожарного режима в РФ.
    12. Документация по огнетушителям. Должны иметься в наличии паспорта огнетушителей журналы учета и осмотра огнетушителей.

    ГОСТ Р 7.0.97-2016

    • получаете актуальную нормативно-правовую базу (основу КДП);
    • формируете комплекс навыков, необходимых для успешного выполнения должностных обязанностей сотрудника кадровой службы;
    • получаете знания и навыки о способах и методах применения норм трудового права;
    • рассматриваете «сложные случаи» применения норм трудового права;
    • выполняете практические задания;
    • развиваете компетенции актуальные для современного рынка.
    • прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
    • далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
    • личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
    • трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

    Необходимая литература

  • журнал под названием «Кадровик-практик», изучение которого будет не только полезным, но и интересным тем людям, которые много времени на работе посвящают именно этой отрасли;
  • книга «Заработная плата. Практическое руководство бухгалтера» написанная Г.Ю. Касьяновой станет удачным пособием для новичков, которые еще не успели набраться опыта на пути к профессиональному росту;
  • «Типовые ошибки кадрового делопроизводства» (автор Касьянов М.Ю.) расскажет об ошибках в работе с персоналом и будет полезна не только опытным работникам этой сферы, но и начинающим сотрудникам, а также руководителям организаций;
  • «Сложные вопросы расчетов по оплате труда» автора Гейц И.В. будет полезной для тех, кто интересуется различными видами расчетов в этой сфере, начислением отпускных или других видов выплат, и особенно для тех, кто любит наглядные примеры и решения сложных производственных задач;
  • журнал «Кадровое дело» рекомендуется для прочтения опытным пользователям программ и работающим в этой сфере людям без значительного опыта и практических навыков;
  • в электронном журнале «Все для кадровика» освещаются наиболее задаваемые вопросы со стороны сотрудников отдела персонала и появляются все нововведения в области это сферы.
  • Главные детали в контроле на бумаге

    Кадровые документы, которые должны быть в организации

    Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

    Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

    Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

    • оформление приема на работу;
    • внутреннее перемещение работников;
    • увольнение;
    • регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
    • организация трудового процесса;
    • иные.

    Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

    Направление кадровой работы Выполняемые задачи
    Учетно-контрольное прием, учет, увольнение персонала.
    Планово-регулятивное подбор, перемещение, адаптация работников.
    Отчетно-аналитическое
    • изучение сотрудников, оценка их труда;
    • аналитическая работа;
    • составление отчетов.
    Координационно-информационное
    • подготовка, обучение, переподготовка персонала;
    • прием работников по служебным и личным вопросам;
    • обработка письменных обращений трудящихся;
    • архивная и справочная деятельность.
    Организационно-методическое
    • документирование работы сотрудников;
    • работа с персоналом подразделений;
    • кадровое планирование и руководство.
    Документальное
    • ведение личных дел, трудовых книжек;
    • составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
    • оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

    В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

    Система кадрового делопроизводства

    Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

    Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

    • Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
    • унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
    • Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
    • Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
    • Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
    • Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
    • Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
    • Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
    • Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
    • Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
    • Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
    • Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
    • Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
    • инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

    ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

    Устав Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
    Правила распорядка труда (далее — Правила)
    • Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
    • Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.

    Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок

    Инструкция о защите персональных данных
    • Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения.
    • Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.

    Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

    Положение об охране труда Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
    График сменности Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
    Бумаги по нормированию труда В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.
    Состав кадровой документации предприятия

    Нормативные акты

    После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание.

    Ошибки, допускаемые в отделе кадров

    Не важно, как называются ваши локальные акты. Они могут носить статус положения, инструкции, регламента и даже правил. Главное, чтобы их нормы не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников. Ниже приведен перечень документов, которые характерны для большинства организаций.

    • с законченным высшим образованием;
    • не старше 50 лет;
    • переехавшие в сельскую местность;
    • заключившие трудовой договор не менее, чем на 5 лет.

    Под действие этой программы не попадают медицинские сестры и фельдшеры. Врач должен окончить интернатуру и быть готовым к полностью автономной и самостоятельной деятельности. Полученное пособие может быть истрачено на постройку или покупку собственного жилья.

    • компенсацию за переезд (особенно в сельскую местность);
    • оплату расходов по перевозу мебели и другой обстановки;
    • компенсацию расходов на проезд для себя и всей своей семьи;
    • суточные за каждый день в дороге (как при командировке);
    • среднюю зарплату за этот же период.

    Подъемные могут выплачиваться только один раз, а могут назначаться в качестве ежегодных выплат в течение трех лет. Но с каждым годом сумма будет уменьшаться. Уточнить конкретные условия можно у работодателя или в местной администрации.

    У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:

    • Оформление документов, касающихся отпуска, больничного и иных справок.
    • Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
    • Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
    • Проведение и подготовка кадровых приказов.
    • Расчет и последующее начисление заработной платы.

    Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте здесь бесплатно.

    Кадровые документы, которые должны быть в организации

    Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи, такие как:

    • отслеживание рынка по заработной плате;
    • отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
    • составление списка открытых вакансий в организации;
    • разработка положений об увольнении и приеме на работу сотрудников компании.

    Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.

    Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.

    В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

      При оформлении и увольнении работника.

    Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по испытательному сроку или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.

  • Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
  • При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
  • Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.
  • Кадровые документы, которые должны быть в организации

    – Конституционное право – Какие документы должны быть в отделе кадров

    Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:- журнал регистрации трудовых договоров;- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

    – журнал регистрации приказов о командировках работников;- журнал регистрации командировочных удостоверений;- журнал регистрации служебных заданий;- журнал регистрации локальных нормативных актов;- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

    Срок плановой выездной проверки для малого предприятия не может быть больше 50 часов, для микропредприятия — не может быть больше 15 часов (ст. 13 Закона N 294-ФЗ).

    Документы, подтверждающие трудовую деятельность

    Что такое кадровый учет? Кто его должен вести?

    1. Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
    2. Пересмотр документов и проверка.

    В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.

    Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.

    Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.

  • Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
  • Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
  • Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
  • Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
  • Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
  • Проверка трудовых книжек.
  • Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
  • Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.
  • Кто должен им заниматься в организации? Часто это «больной» вопрос для небольших предприятий. Поскольку ведение кадрового учета в полном объеме и «не для галочки» это весьма непростое дело, заниматься им должен специально обученный человек – специалист отдела кадров (говоря иначе, кадровик). Но мотивировать директора организации на введение в штат специального человека для учета кадров бывает очень трудно.

    Ввиду этого и возникает ситуация когда кадровый учет ведется только в некоторой его части: руководитель принимает сотрудника на работу, главный бухгалтер рассчитывает ему зарплату. И все. Хотя на работодателя возложено гораздо больше обязанностей, чем вышеперечисленно. Основным законом, регулирующим отношения работника и работодателя, является Трудовой Кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Именно он устанавливает права и обязанности работодателя в сфере кадрового учета.

    Первое. Если индивидуальный предприниматель впервые принимает сотрудника на работу, то ему в отличие от юридического лица необходимо зарегистрироваться в своих территориальных органах Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования в качестве работодателя. Сроки на регистрацию следующие: 10 дней для регистрации в ФСС и 30 дней для регистрации в ПФР. Срок считается со дня приема на работу первого сотрудника. Иначе индивидуального предпринимателя ждут немаленькие штрафы.

    Второе. Работодатель обязан ознакомить сотрудников со многими документами под роспись. Поэтому удобно завести соответствующую книгу (книги) где сотрудники будут расписываться о том, что они ознакомлены с документом. Кроме того, например расчетный листок работодатель обязан выдавать сотруднику. Поэтому разумно завезти книгу выдачи расчетных листков.

    Образец формы Т2

    Часто задаваемые вопросы

    Порядок восстановления Процедура не отражена в законодательстве.

    Обычно она состоит из следующих шагов:

    1. Изучение актуальных нормативов.
    2. Определение списка требуемых документов.
    3. Составление плана дальнейшей работы организации.
    4. Определение ответственных за документы лиц.
    5. Формирование штатного расписания.
    6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
    7. Определение законности режима труда на предприятии.
    Особенности у ИП с наемными работниками Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.

    Договор заключается в несколько этапов:

    • Получение необходимых бумаг.
    • Оформление заявления.
    • Составление и подписание соглашения.
    • Формирование приказа на прием.
    • Заведение карточки Т-2.
    • Внесение записи в трудовую.
    • Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
    Ведение на малом предприятии
    • В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел.
    • Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.
    • Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
    Упрощение учета на микропредприятиях Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

    Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства — сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.

    Внимание!

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    2. Позвоните на горячую линию:

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Поделиться:
    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

    ×
    Рекомендуем посмотреть
    Adblock detector