Как использовать социальный интранет в работе

От старого к новому и от традиций к инновациям

Интранет во многих компаниях играет не совсем те функции, которые закладывались в него изначально, в настоящее время встает необходимость переосмысления задач, которые должны решаться интранетом для достижения бизнес-выгоды, например:

  • Некоторые компании используют Интранет в качестве системы управления документами. Для ее трансформации вам будет необходимо согласие всего руководства компании.

  • У некоторых компаний настолько бедный и неудобный интерфейс их интранета, что его использование остаётся на крайне низком уровне. Будьте готовы разработать проект по изменению дизайна, функций и освоению системы пользователем с нуля.

  • У некоторых компаний совершенно отсутствует какая-либо «культура взаимодействия». Чаще всего они пользуются электронной перепиской и традиционными приложениями. В таком случае необходимо продумать систему управления изменениями и вовлечения пользователей.

Ваш Интранет в глобальной перспективе

Рисунок выше иллюстрирует четыре уровня: Традиционный интранет, Социальный слой, Совместная работа, Интегрированные Бизнес-Приложения, Бизнес-Ценность

  • Традиционный интранет: Голос компании и новостной канал. Это классический способ доведения информации до сотрудников.

  • Социальный слой: Социальные элементы, которые работники уже используют вне офиса: метки, лайки, профили, новостные ленты, обсуждения и т.д. 

  • Совместная работа: Управление отделами или проектами через сообщества. У каждого сообщества есть свои уровни безопасности, равно как и у каждого пользователя – свои права доступа. Там, где это необходимо, можно открыть доступ внешним пользователям. У каждого проекта или департамента есть свое сообщество.

  • Приложения: Чаще всего именно этот элемент оказывает наибольшее влияние на продуктивность. Небольшие «умные» и крайне гибкие приложения для поддержки бизнеса должны использоваться в контексте сообществ. Примерами приложений могут быть: управление документами, план мероприятий, проект, хелпдеск, блог, форум, ЧаВо и т.д.

Интранет – это пользовательский опыт!

В наши дни сложно игнорировать необходимость в превосходном интерфейсе. Объединяя широкие функциональные возможности, мобильную стратегию и удобный интерфейс, шансы успешного освоения системы существенно увеличиваются. Инструменты и процессы, которые выглядят «не достаточно хорошо» или слишком сложны для работы, просто опускаются.

  • Инновации 

  • Облачные/коробочные возможности (а также будущий беспрепятственный переход к облаку)
  • Возможности для совместной работы (простые, без приложения сверхусилий по обучению пользователей)

  • Социальные функциональные возможности (обеспечивающие более качественного и быстрого взаимодействия между сотрудниками)

  • Совместимость с мобильными устройствами (система должны работать на ЛЮБОМ устройстве с ЛЮБЫМ браузером)

  • Отличный пользовательский интерфейс (он должен быть интуитивно понятным и не требовать бесконечных доработок)

И это подводит нас к следующей теме…

Но у меня есть SharePoint, так что у меня всего хватает…

SharePoint – достаточно распространённое решение для многих компаний. На бумаге оно, конечно, удовлетворяет всем требованиям с точки зрения IT. Но в реальным требованиях бизнеса оно часто не отвечает (см. пункты ранее). К сожалению, SharePoint часто не уходит дальше обычного файлового хранилища (второй из перечисленных ранее уровней).

Есть также огромная разница между SharePoint в коробочной и облачной версиях. Причем переход из коробочной в облачную версию чаще всего связан со многими трудностями. Если у вас уже есть одна бизнес-логика в корпоративном SharePoint, она, вполне вероятно, не подойдёт к SharePoint Online. Те, у кого есть Office 365, часто работают в большей степени со старой доброй электронной почтой.

Примером тому может послужить отчёт The Global Community of Information Professionals (AIIM) под названием «The SharePoint Puzzle». Этот отчёт свидетельствует о том, что лишь в 28% компаний SharePoint используют все сотрудники, что демонстрирует настоящий провал в освоении системы пользователями. Однако SharePoint достаточно популярен среди консультантов и крупных интеграторов.

Время выхода на рынок с SharePoint также является проблемой из-за длительных циклов доработки (посмотрите оценку затрат Gartner представленную ниже). Однако вне зависимости от того, какой инструмент вы используете, у него должна быть удобный интерфейс и нужные функции, чтобы бизнес смог его усвоить и использовать в полной мере.

Как использовать социальный интранет в работе

Кроме того, отдел IT и отдел внутренних коммуникаций иногда хотят достичь разных целей, но им нужно одно решение. Как упоминалось ранее, ваш сегодняшний Интранет должен пройти трансформацию к Цифровому Рабочему Месту. Скорость этого процесса зависит от многих факторов, из которых наиболее важным является культура компании. Убедитесь в том, что грядущие изменения возможны и что они экономически эффективны.

Рекоммендации Gartner

«Рассмотрите (хотя бы на начальном этапе) простые и благоприятные варианты реализации, которые полагаются больше на облачные решения, нежели чем на индивидуальную доработку, чтобы сохранить первоначальные единовременные расходы между $50 и $100 на одного пользователя; тщательно исследуйте любые отклонения от этого».

Будьте готовы к изменениям, которые рано или поздно потребуются:

  • От коробочного решения к облаку, по крайней мере, частично;

  • Движение от культуры Интранета к Цифровому Рабочему Месту;

  • Многообразие бизнес-процессов, предлагаемых в магазине приложений;

  • Перемещение фокуса от социализации компании к социализации приложений и бизнес-процессов.

На рисунке ниже можно увидеть направления этой трансформации

Ваш Интранет должен иметь широкий набор функциональных возможностей

Куда двигаться?

Интранет

Социальный бизнес

Приложения

Направьте поток корпоративной информации к нужным людям и подразделениям в нужный момент времени. Управляйте контентом компании с помощью движка Hoozin Intranet CMS. Предоставьте сотрудникам гибкие инструменты и мобильный доступ. Стимулируйте людей распространять больше информации, снизьте изолированность, создайте горизонтальный поток информации, признавайте заслуги работников и дайте им использовать приложения. Покупайте готовые или разрабатывайте собственные индивидуальные приложения, которые соответствуют требованиям различных бизнес-единиц. Начните реконструкцию старых приложений в рамках нового Интранета.
  • Никогда не закрывайте глаза на скрытые издержки. На самом деле они есть и более того – крайне высоки.
  • Не нужно постоянно «допиливать» интерфейс Интранет силами интеграторов. Попробуйте найти готовые облачные приложения.
  • Ищите небольших поставщиков – они скорее привнесут инновации.
  • Будьте честны перед собой. Принимайте такие решения, которые не повлекут за собой лишние издержки.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Carwin Heierman

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector