Выдан вкладыш в трудовую книжку

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о ­работе» – насчитывает 9 ­разворотов,
  • «Сведения о награждениях» – насчитывает 8 разворотов.

Если штампа в хозяйстве организации нет, можно написать информацию от руки шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно должны быть указаны серия и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки должны быть четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

https://www.youtube.com/watch?v=

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки не действительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки должен заниматься именно тот работодатель, у которого она закончилась.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.Неправильное указание даты является грубой ошибкой и может привести к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника также указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно должна быть сделана запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным и его нельзя использовать. Поэтому его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его обязательно нужно вшить в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому можно сделать это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах должна быть сделана под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами;
  • каждая запись должна быть заверена подписью и ФИО уполномоченного лица, а также печатью (если используется).

Правительство Российской Федерации, утвердив своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 Правила ведения трудовых книжек, не разработало детального описания действий по заполнению вкладышей в них.

Выдан вкладыш в трудовую книжку запись образец

Отсутствует такой алгоритм и в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Не разработан указанными ведомствами и официальный образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Единственное, что прямо установлено Правительством Российской Федерации в Правилах, это необходимость проставления в трудовой книжке штампа «Выдан вкладыш». Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа.

Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки. Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.

Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке. Данное предписание следует из пункта 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

На титульном листе вкладыша следует заполнить все графы и проставить подписи владельца книжки и ответственного сотрудника работодателя. Также обязательным является наличие оттиска печати предприятия или индивидуального предпринимателя.

В дальнейшем все записи совершаются и оформляются в том же порядке, что и в трудовой книжке.

Важно помнить, что если при оформлении вкладыша допущены ошибки, то следует обеспечить оформление вкладыша в трудовую книжку по образцу, указанному выше.

Оформляя документ, все записи вносят ручкой синего, черного, фиолетового цвета. Для заполнения можно воспользоваться перьевыми, гелевыми или шариковыми пишущими приборами, другими ручками и цветом записи делать нельзя. Слова вписывают полностью. Исправления и сокращения недопустимы.

Справка

Если во время оформления записей в ручке закончились чернила, то необходимо завершить их другой ручкой с чернилами такого же типа и цвета. Когда подобрать однотипные чернила не удалось, следует попытаться сохранить цвет.

В оформленный вкладыш в трудовую книжку вносят, в частности, сведения о:

  • работе;
  • переводах на другую постоянную работу;
  • получении второй или последующей профессии, специальности;
  • повышении уровня квалификации;
  • работе по совместительству (такую запись вносят по желанию работника);
  • изменениях наименований должности;
  • награждениях за успехи в работе;
  • увольнении.

В трудовую книжку и вкладыш в трудовую книжку не вносят ведения о взысканиях. Исключением являются случаи, когда увольнение состоялось из-за проступка.

Если во время работы изменилось наименование организации, об этом также делают запись в ТК или вкладыше (на основании пункта 3.2 Инструкции № 69).

Все слова в трудовой книжке и вкладыше в трудовую книжку следует прописывать полностью без сокращений. Например, вносят слово «приказ», а не «пр.», указывают «распоряжение», а не «расп.». Соответствующие правила установлены пунктом 11 Правил под № 225. Если в записи сделаны сокращения, необходимо признать ее недействительной. Узнайте, как признать запись недействительной

Справка

В трудовую книжку и вкладыш в трудовую книжку вносят только соответствующие записи о переводе на другую постоянную работу (на основании части четвертой статьи 66 трудового Кодекса, пункта четвертого Правил № 225). Записи о временном переводе не отражают.

При переводе к другому работодателю в документ вносят две записи: об увольнении с прежнего места работы, и о приеме на новую должность. Первую запись должен внести кадровик той организации, из которой работник увольняется. Вторую вносит кадровик той организации, которая принимает специалиста. Узнайте подробнее об оформлении перевода сотрудника в тематической статье

Обратите внимание! Если в период работы специалисту присвоен новый разряд, класс или категория и т. п., работник получил вторую или последующие профессии, это отражают в ТК в разделе «Сведения о работе». В графе первой проставляют очередной порядковый номер соответствующей записи, а в графе второй вносят дату получения новой профессии или присвоения разряда. В графу третью вносят основную запись. В графе четвертой – номер и дату подтверждающего документа.

Новую профессию следует дополнительно отразить на титульном листе ТК или вкладыша. В строке «Образование» при этом ничего не меняют. В строку «Профессия, специальность» вносят еще одну профессию через запятую.

Если работник повысил квалификацию, запись об этом вносят в раздел «Сведения о работе». Прописывают сроки обучения на курсах, в школах по повышению квалификации или переквалификации и подготовке кадров. Далее вносят соответствующие реквизиты документов об обучении: диплома или удостоверения, свидетельства. Продолжительность курсов значения не имеет. То есть они могут быть как краткосрочными, так и долгосрочными.

Запись о работе по совместительству вносят только по просьбе работников. Сведения вписывает кадровик или специалист, отвечающий за ведение вкладышей и ТК  по основному месту работы специалиста. Основанием для записи является документ о работе по совместительству.

Выдан вкладыш в трудовую книжку

В действующем законодательстве не указано, какой это конкретно должен быть документ. Можно использовать тот, в котором содержатся все необходимые сведения. Например, справку, копию или выписку из приказа о приеме на работу и так далее (на основании части пятой статьи 66 ТК РФ). Копии документ принимают с заверенными работодателем надписями «Верно» или «Копия верна», с названием должности и указанием лица, выдавшего копию, расшифровкой подписи и датой изготовления.

Вкладыш является продолжением трудовой книжки. Титульные листы документов должны быть идентичными. Требования к обоим бланкам отчетности одинаковы. Работодатель обязан им следовать.

1. Порядок выдачи

Как выглядит вкладыш к трудовой книжке

Присутствуют во вкладыше такие же поля как в книжке.

Голографическая голограмма является не обязательным. Но всё же, для защиты заполненных полей в бланках строгой отчётности, можно воспользоваться средством доп.защиты информации – это голограмма. Она может устанавливаться по желанию работодателя, который выдал трудовую книжку и вкладыш. Бланки трудовых книжек и вкладыши без голограмм действительны.

Бланками строгой отчётности являются и трудовые книжки, и вкладыши. Хранятся они у материально-ответственного лица в сейфе, а учёт по ним ведётся за балансом.

Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Внимательно на вкладыше рассмотрите титульный лист, на нём видно надпись «Вкладыш без трудовой книжки недействителен». При его выдаче ставится штамп с оттиском «Выдан вкладыш», около него прописывается номер и серии вкладыша.

Чтобы карьера работника продолжалась, а записи в его трудовой оставались целостными и шли в правильном порядке, были разработаны специальные вкладыши. Этот бланк строгой отчетности был введен в 1940 году. Сама же трудовая книжка появилась еще в 1919 году.

Когда был выпущен

Серия

Внешний вид

1974 год

AT-I

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1974 года

1981 год

AT-II

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1981 года

1988 год

AT-III

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1988 года

1995 год

AT-IV

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1995 года

2004 год (используются и сейчас)

BT

 Образец вкладыша в трудовую книжку 2004 года

2010 год (последняя форма вкладышей, является действующей)

BT-I

 Образец вкладыша в трудовую книжку 2010 года

Без этой записи даже вшитый в трудовую книжку вкладыш является недействительным. Ответственное лицо должно следить и за наличием бланков строгой отчетности, ведь в течение 5 дней должны вноситься записи о награждениях, поощрениях, кадровых перестановках.

Если не проставлен штамп «Выдан вкладыш» в трудовую книжку, образец которого представлен выше, вкладыш не является действительным. Если в организации такого штампа нет, то его следует заказать, а такую запись сделать от руки.

Нельзя недооценивать значимость вкладышей. Они являются таким же серьезным документом, как и сама трудовая книжка. Отказать человеку в приеме на работу из-за отсутствия этого бланка строгой отчетности нельзя. Это может повлечь за собой серьезные последствия, вплоть до разбора ситуации через трудовую инспекцию, суд или прокуратуру.

  • прямоугольный контур;
  • словосочетание «Выдан вкладыш»;
  • слова «Серия» и «Номер»;
  • линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:

  • титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
  • странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.

Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».

Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).

Кадровику крайне нежелательно имитировать штамп, например, методом прорисовки его графических элементов ручкой. Если кадровик использует в качестве альтернативы запись сведений о вкладыше вручную, то все свои действия он должен производить ручкой, причем одного цвета.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку (образец)

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее. Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости.

Опытные кадровики знают, что вкладыши заполняются аналогично трудовой книжке. Тем не менее можно держать перед глазами образцы записей в трудовую книжку, чтобы лишний раз не делать исправлений. Алгоритм заполнения заключается в следующем:

  1. Вкладыш начинает заполнять та организация, во время работы в которой закончились поля для записей в трудовой книжке.
  2. Дата на вкладыше ставится по факту заполнения, а не по дате начала трудового стажа.
  3. Во вкладыше должны прописываться только те данные, которые актуальны на данный момент.
  4. На титульном листе должна стоять подпись того, кто оформил вкладыш, и печать организации.
  5. Бланков вкладыша в трудовой может быть сколько угодно, законодательство не ограничивает их количество.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку далее? Когда все данные внесены, вкладыш вшивается в трудовую, и на первом листе проставляется штамп «Выдан вкладыш».

Выдан вкладыш в трудовую книжку

Заполнение вкладыша требует соблюдения ряда принципов:

  • бланк вкладыша ведется так же, как и сама трудовая книжка;
  • без трудовой вкладыш не действителен;
  • нумерация в бланке продолжает ту, что начата в трудовой;
  • если отметка в трудовой книжке оборвалась, то ее продолжают на первой странице вкладыша;
  • при смене фамилии исправления делают и в трудовой, и на новом бланке;
  • если на вкладыше не стоит печать организации, в которой он заведен, а гражданин уже сменил место работы, ему необходимо обратиться к бывшему работодателю за её проставлением.

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225. Когда кадровик оформляет вкладыши, часто возникает вопрос: с какой строки начать заполнение бланка — с последних строчек в трудовой или сразу во вкладыше? Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку не содержат ответ на этот вопрос, поэтому есть два варианта заполнения документа.

Вариант № 1. Начните запись в последней строке трудовой книжки. А продолжите — во вкладыше, как на образце. Нареканий со стороны проверяющих в этом случае точно не будет.

Вкладыши с окончанием записи вшейте между последней страницей и обложкой трудовых книжек. Хотя Правила ведения и хранения не уточняют, как и куда именно в трудовых книжках вшивать вкладыш, этот способ наиболее правильный (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Нумерация записей во вкладышах продолжает нумерацию записей в трудовых книжках по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны (п. 11, 38 Правил, утв. постановлением № 225).

Вариант № 2. Сразу начните с заполнения вкладыша в трудовую книжку. Этот вариант безопасен, когда на последнем листе трудовых книжек нет пустых строк. Иначе воспользуйтесь вариантом № 1. Ведь вкладыши делают, только когда заполнены все страницы одного из разделов книжек. А если последнюю страницу заполнили не до конца, вводить вкладыш в трудовую рано (п. 45 Правил, утв. постановлением № 225).

Но даже если компания в такой ситуации использует вариант № 2, инспекторы не вправе оштрафовать компанию на 50 000 руб. за нарушение Правил ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как следует из пункта 39 Порядка, каждый случай оформления и подшивания вкладыша к трудовой книжке должен сопровождаться простановкой штампа «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец вкладыша здесь), в котором надлежит отразить серию и номер этого вкладыша.

Форма вкладыша также утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225.

Обращаем внимание, что выдача вкладыша должна быть обязательно отражена в приходно-расходной книге по учету бланков соответствующей документации, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Главному бухгалтеру МУП «Соцстрой»

С.Р. Алферову

ЗАЯВКА

Прошу Вас выдать под отчет 1 (один) бланк вкладыша к трудовой книжке.

Заместитель начальника отдела кадров ___________ Россомахина В.Ю.

Выдан вкладыш в трудовую книжку

Рассмотрим важные основы  заполнения вкладыша трудовой книжки.

  1. Как уже указывалось выше, вкладыш ведется так же, как и сама книжка.
  2. Следует помнить, что без трудовой книжки сам по себе вкладыш не имеет юридической силы (недействителен).
  3. Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16». Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
  4. Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет. В данном случае запись переносится во вкладыш с того места, на котором оборвалась.
  5. Если во время трудовой деятельности у сотрудника произошла смена фамилии, то исправить фамилию нужно как в самой трудовой книжке, так и во вкладыше к ней.
  6. Если наниматель, который завел вкладыш, не проставил в него свою печать, а сотрудник уже трудится на другой работе, то за проставлением печати во вкладыш трудящемуся необходимо обратиться именно к нанимателю, оформившему вкладыш (т. е. к предыдущему). 

Мы остановились на основных правилах оформления вкладышей в трудовые книжки. Используя их в своей работе, работодатели могут сэкономить не только свое время, но и время и силы сотрудников, чьи трудовые книжки и вкладыши они заполняют. Если же в оформлении вкладыша в трудовую книжку сотрудника допущены ошибки или неточности, последний может обратить внимание своего нанимателя на эту статью.

  • внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
  • проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее. Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

Нумерация

Это позволяет сохранить очередность и фактическое и смысловое единство вносимых данных. Вполне нормальна ситуация, когда трудовая заканчивается записью об увольнении, а вкладыш начинается с записи о приеме на работу. Ответ на вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец внесения ничем не отличается от обычного образца), в этом случае будет таким же, как и для внесения остальных записей.

Проставление штампа

Вкладыш является недействительным без его оформления, произвести которое можно одним из следующих способов:

  • поставить штамп и указать номер и серию вкладыша;
  • сделать запись о выдаче вкладыша вручную, указав его номер и серию.

Номер вкладыша является идентификатором, поэтому к переносу его нужно отнестись очень внимательно. Все цифры должны совпадать.

При необходимости работодатель может оформлять несколько вкладышей. Новая запись о выдаче очередного вкладыша делается на обложке, чуть ниже предыдущей записи.

Никто не застрахован от ошибок. И если кадровый специалист понимает, как оформить вкладыш в трудовую книжку, то знать, как исправить ошибки, он может не всегда.

Любой вкладыш является действительным только после его вшивания, заполнения титульного листа, внесения записи в нужный раздел и проставления печати в самой трудовой.

Специалист кадровой службы может допустить ошибку при внесении записи на титульный лист. В этом случае его необходимо списать, составив соответствующий акт. Если же ошибка сделана при внесении номера или серии вкладыша в трудовую, то тут ответом на вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, будет следующее: сделать пометку о том, что запись была ошибочной, и внести данные заново.

Если ошибка была допущена в одном из разделов вкладыша, то исправляется она точно так, как и в трудовой книжке. Ее нельзя зачеркивать или исправлять. Просто под записью пишется, что она является недействительной (указывается порядковый номер записи). Чтобы делать все правильно, следует изучить Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку, образец внесения записей и исправлений.

Трудовая книжка выдается человеку единожды. С течением времени некоторая информация о нем может измениться (смена фамилии, получение образования, повышение квалификации). Существуют определенные правила оформления вкладыша в трудовую книжку, согласно которым информация в нем должна быть актуальной.

Чтобы убедиться, что все изменения учтены, стоит перед выдачей и заполнением вкладыша дать работнику заполнить анкету. Исходя из указанных данных, можно будет определить произошедшие изменения, понять, как их отобразить при заполнении вкладыша. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку устанавливают, что титульные листы этих двух документов должны быть идентичными.

Если у работника изменилась фамилия, образование или что-то еще, то необходимо потребовать подтверждающие документы, вшить их копии в личное дело, а потом внести изменения в трудовую книжку, во вкладыш записать обновленные данные.

Вкладыш является единственно возможным способом продолжить ведение трудовой книжки. Кадровый специалист не должен:

  • использовать новую трудовую книжку для продолжения ведения старого бланка;
  • вклеивать в трудовую книжку дополнительные листы;
  • заменять название раздела «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе» зачеркиванием и дописыванием слов.

Особенности вкладыша

Любой бланк строгой отчетности имеет свои элементы защиты. Как выглядит вкладыш в трудовую книжку теперь понятно, а его основные характеристики таковы:

  • 36 страниц для внесения информации;
  • обложка выполнена из картона;
  • формат 88 на 125 миллиметров;
  • имеет серию и номер;
  • титульный лист почти такой же, как и у трудовой;
  • графы во вкладыше совпадают с графами в самой трудовой книжке.

Приобретать эти бланки строгой отчетности могут только сами работодатели. Требовать или принимать их от работников строго запрещается. Все они выпускаются Гознаком Минфина РФ. Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения – все это регламентируется тем же Постановлением Минтруда РФ.

Штамп или запись — что правильно?

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе.

Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).

В данном случае кадровик ошибся следующим образом: часть записи об увольнении («части первой статьи 77 Трудового кодекса ­Российской Федерации») попала в раздел «Сведения о награждениях»:

Запись о работе, попавшую в раздел «Сведения о награждениях», следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким­то недействительна» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением ­Минтруда от 10.10.2003 г. № 69).

Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью ­самого работника (п. 35 Правил).

Далее оформляем вкладыш, где в раздел «Сведения о работе» заносим ту часть записи, которая изначально попала не в тот раздел ­трудовой книжки.

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:

  • заполнение вкладыша}
  • выполнение регистрационных записей}
  • вшивание вкладыша.

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.

Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить. Сведения, вносимые в него, должны содержать следующую информацию:

  • ФИО работника, сведения об образовании и специальности (на основании документального подтверждения)}
  • дата рождения}
  • текущая дата, являющаяся датой выдачи вкладыша}
  • подпись работника}
  • подпись заполнившего вкладыш сотрудника отдела кадров.

После внесения записи в трудовую книжку необходимо дублировать ее в книгу учета движения трудовых книжек. Невнесение подобной регистрационной записи считается грубым нарушением и халатностью.

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш. По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную. Вторая графа с надписью «серия», должна содержать серию вкладыша, номер же его вносится в графу с соответствующей надписью.

Несмотря на то, что нормы вшивания вкладышей в трудовые книжки четко обозначены законодательством и требуют наличия в трудовой книжке данного штампа, его отсутствие не является грубым нарушением и допускается запись от руки.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи. Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную. Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером.

без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее. Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

Если же ошибка была допущена непосредственно на титульном листе новой трудовой книжки или вкладыша, непозволительными считаются как исправление, так и замена. В этом случае книжка или вкладыш подлежат уничтожению с последующей выдачей нового бланка без возмещения стоимости со стороны владельца книжки.

Когда выдаете вкладыш, на титульном листе трудовой книжки поставьте штамп с отметкой: «Выдан вкладыш» и указывайте серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). О том, где ставить этот штамп, в Правилах не сказано. Обычно штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовых книжек.

Руководитель организации может осуществлять выдачу вкладышей одним из следующих способов:

  • Безвозмездно. Расходы в этом случае несет сам работодатель (пункты 44 и 48 Правил, утвержденных Правительством РФ, №225 от 16.04.2003).
  • Взимая с работника компенсацию, равную стоимости бланка в момент его приобретения (пункт 47 тех же Правил).
  • Компенсация части стоимости вкладыша работодателем, а оставшейся части – работником. Для этого потребуется особый приказ.

Обязанность работодателя заполнять трудовые книжки работников, которые трудятся у него дольше 5 дней, установлена ст. 66 ТК РФ. В книжке указываются следующие основные данные работника:

  • его место работы и должность;
  • дата приема на работу;
  • дата перевода на другое место;
  • дата и причина увольнения;
  • сведения о поощрениях, которые получал работник, и таком виде взыскания, как увольнение.Выдан вкладыш в трудовую книжку - образец записи

Таким образом, в книжке накапливается значительный объем информации. Поскольку сведения, согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее для простоты — Инструкция), записываются только полностью, без каких-либо сокращений (даже общеупотребительных), за исключением сокращенных наименований юридических лиц, указанных при регистрации, может наступить момент, когда места в соответствующем разделе книжки больше не останется. Именно для этого и существует такой документ, как вкладыш к книжке.

Форма вкладыша и порядок, в котором он должен вестись, установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила), утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В п. 39 этих Правил сказано, что в ситуациях, когда к книжке выдается вкладыш, полагается делать соответствующую отметку об этом в самой трудовой.

Согласно п. 40 Правил, ведение книжек подразумевает и их обязательный учет. Работодатель обязан вести приходно-расходную книгу (ведется бухгалтерией), а также книгу учета движения самих книжек и вкладышей к ним (ведется кадровым подразделением предприятия).

Можно ли штамп, свидетельствующий о выдаче вкладыша, заменить записью об этом? Например, если организация создана недавно, до сих пор никому из работников еще не выдавались вкладыши, поэтому руководство упустило это обстоятельство из виду и до сих пор не заказало штамп. Что делать в таком случае?

Ответ на вопрос о том, допустимо ли вместо штампа делать в трудовой книжке запись о выдаче вкладыша, содержится в п. 39 Правил, который четко определяет, что в книжке ставится именно штамп. Это означает, что ситуация, когда работники кадровой службы делают запись о выдаче и заверяют ее печатью предприятия, нормам законодательства не соответствует (говоря проще, такая запись ничего не значит).

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

  • работнике (именуется также титульным листом);
  • работе;
  • вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

  • заполнение вкладыша;
  • вшивание вкладыша;
  • юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:

  • взять иголку с ниткой;
  • плотно приложить вкладыш к книжке;
  • пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.

Каждый вкладыш в трудовую книжку должен быть вшит в нее. Без исполнения указанного требования такое вложение не может считаться действительным.

Действующее законодательство Российской Федерации не определяет порядок и способы вшивания вкладыша в основной документ.

Однако, учитывая необходимость нумерации всех записей в формуляре в хронологическом порядке, видится обоснованным вшивание вкладыша между последним листом трудовой книжки и ее обложкой.

Вшивание следует осуществить путем использования иглы или швейной машинки. Требования к качеству и цвету ниток, а также к ширине стежков акты нормотворчества Российской Федерации не содержат.

Вклеивание или прикрепление вкладыша иным способом противоречит закону, нарушает правила заполнения вкладыша в трудовую книжку и влечет необходимость оформления нового вложения в основной документ.

Сшивку следует осуществлять по развороту вкладыша. Данный способ позволит обеспечить максимальную прочность его скрепления с трудовой книжкой.

Выдан вкладыш в трудовую книжку

Вместо заключения необходимо отметить, что игнорирование процедуры оформления и сшивания вкладыша повлечет за собой признание его недействительным. В результате этого у работника могут возникнуть определенные сложности в будущем.

Когда записывать информацию о работе или награждениях работника уже некуда, у работодателя или специалиста кадровой службы возникает вопрос, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Для проведения такой операции потребуются следующие инструменты:

  • трудовая книжка, в которую требуется вшить вкладыш;
  • вкладыш;
  • иголка (лучше брать не тонкую иглу);
  • нитки (брать тонкие нитки не рекомендуется, они не гарантируют прочного вшивания вкладыша, лучше воспользоваться суровыми нитками);
  • ножницы;
  • шило (оно потребуется для проделывания отверстий);
  • специальный штамп «Выдан вкладыш».

Законодательство не регламентирует, как вшивается вкладыш в трудовую книжку, образец правильного вшивания отсутствует. Но есть определенные правила, которых следует придерживаться:

  • вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке;
  • простое хранение трудовой книжки и вложенного в него вкладыша не допускается;
  • вкладыш нельзя вклеивать или присоединять к трудовой книжке скрепками.

Такая строгость не случайна. Именно вшивание обеспечивает надежное скрепление. Это является гарантией, что вкладыш не выпадет, не потеряется. Фото «как пришить вкладыш в трудовую книжку» позволит сориентироваться, куда лучше всего его прикреплять.

Если вкладыш просто вложен в трудовую книжку, то он является недействительным. Трудовая книжка и вкладыш должны быть единым целым.

Законодательство не регламентирует и то, куда именно вшивается новый бланк. Это позволяет располагать его в начале, конце или середине трудовой книжки. Наиболее удобным с технической точки зрения вариантом является середина. Но если подшить вкладыш в трудовую книжку именно туда, то это разделит записи на две части.

Кадровые специалисты обычно вшивают вкладыш в конец трудовой книжки. Это сохраняет единство всех записей. Но и вшивание в начало не является нарушением. Поэтому ответственное лицо или руководитель может принимать решение относительно документов своих работников, куда вшивается вкладыш в трудовую книжку.

Выдан вкладыш в трудовую книжку

Вооружившись всеми необходимыми инструментами, кадровый специалист или другое ответственное лицо может переходить непосредственно к процедуре вшивания вкладыша. Действовать необходимо в следующем порядке:

  • Нужно сделать проколы в самом вкладыше. Делать это следует шилом, чтобы не повредить книжку и сохранить ее внешний вид. Законодательство не регламентирует количество проколов. Для надежного скрепления лучше делать 4 или 5. Первый прокол делается посередине вкладыша, а уже потом проделываются остальные отверстия.
  • После этого вкладыш в развернутом виде прикладывается в ту часть трудовой книжки, куда он будет вшиваться. Делать проколы нужно аккуратно, чтобы не повредить бланки строгой отчетности и не сделать дырки в записях. Проколы должны располагаться у самого переплета.
  • Нитки вставляются в иголку. Лучше использовать толстые нитки, они не разорвутся, не сотрутся. После вкладыш пришивается к трудовой книжке. Количество стежков не ограничено. Пришивать следует так, как сшиваются внутренние приказы в отдельные книги. В конце нитка обрезается, а ее концы прочно привязываются. Это обеспечит прочное прилегание вкладыша к трудовой книжке. Кончики ниток необходимо обрезать.

В некоторых организациях есть специальные швейные машинки, предназначенные для скрепления документов. Они имеют широкий шаг стежка. Их можно использовать для вшивания вкладыша, закрепив нитки в самом конце.

Проставление штампа

На этом процедура вшивания будет закончена. Но вкладыш еще не будет являться действительным. На титульном листе или обложке трудовой книжки (вначале, а не в конце) проставляется специальный штамп «Выдан вкладыш». Его обязан иметь каждый работодатель. Изготовить его самостоятельно не получится, придется заказывать.

Если штампа в организации нет, а вшить вкладыш нужно срочно, то запись «Выдан вкладыш» можно написать от руки. Это не сделает документ недействительным. Кроме надписи указывается номер и серия прикрепленного вкладыша.

Процедура стандартна для любого кадрового специалиста. А такое детальное рассмотрение поможет надолго запомнить, как подшить вкладыш в трудовую книжку, фото или видео сделает процесс еще более наглядным и понятным.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки

ТК РФ четко устанавливает порядок использования трудовых книжек и вкладышей. И если первый бланк строгой отчетности сам по себе является действительным, то как дела обстоят с вкладышем? Можно ли предъявлять его отдельно?

Работодатели, кадровые специалисты или сами работники могут задаться вопросом, а действителен ли вкладыш без трудовой книжки? Правила и Инструкции по заполнению этих документов констатируют, что использование вкладыша без трудовой книжки невозможно. Сам по себе он не имеет никакой силы и не может быть принят к рассмотрению.

В ТК РФ прописано, что руководитель, кадровый специалист или иное ответственное лицо не может только при наличии вкладыша совершать следующие действия:

  • принимать человека на работу;
  • увольнять;
  • делать записи во вкладыше;
  • совершать иные действия с вкладышем.

Документ может быть принят и использован, если он вшит в трудовую книжку, на титульном листе или обложке которой сделана запись, свидетельствующая о регистрации вкладыша.

Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил, так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.

Следовательно, если, к примеру, вновь принятый на работу сотрудник предоставил не трудовую книжку, а лишь вкладыш в нее, то независимо от того, какие записи содержатся во вкладыше, внесение в него работодателем новых записей без предоставления основного документа – трудовой книжки будет неправомерным.

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках

Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик (или иной сотрудник нанимателя) допускает ошибку. Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Уникальный номер вкладыша следует вырезать и вклеить в журнал учета (для подтверждения утилизации испорченного вкладыша).

Поэтому рекомендуется сначала полностью заполнить вкладыш (титульную страницу), а только потом его подшивать в саму книжку. Иначе данные в трудовой придется исправлять, ставить новый штамп и реквизиты вкладыша (как известно, трудовая книжка имеет маленький размер, и на титульном развороте и так мало места).

Кроме того, категорически запрещается:

  • вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
  • подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
  • вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на  слово «работе». 
  • Трудовые книжки должны закупаться и храниться предприятием для своевременной выдачи устраиваемым на рабочие места сотрудникам (не позже пяти суток с момента трудоустройства).
  • Материальные расходы за приобретение предприятием трудовых книжек взимаются с принятых на рабочие места сотрудников, кроме следующих случаев:
  1. в случае повреждения или уничтожения трудовых книжек по причинам, не связанным с владельцем книжки (к примеру, ЧП на предприятии)}
  2. неправильно заполненная первая страница в трудовой книжке.
  • Кроме ответственного за ведение трудовых книжек сотрудника предприятия, производить записи в трудовых книжках имеет право только работодатель.
  • Обо всех изменениях в записях в трудовой книжке сотрудник оповещается письменно и под подпись.
  • Записи в трудовой книжке производятся исключительно ручкой с черной, фиолетовой или синей пастой. Исключаются исправления.
  • В трудовую книжку не вносятся записи дисциплинарного характера и штрафов.
  • Запрещено вносить сокращенные записи и инициалы.
  • Записи о вознаграждениях носят общий характер (без уточнения сумм и качеств вознаграждений) и всегда пронумерованы. Нумерация не зависит от работодателя и носит порядковый характер.

Форма документа

Выдан вкладыш в трудовую книжку

Иногда можно столкнуться с тем, что страницы в трудовой книжке, где ведутся записи о месте работы, заканчиваются. И это не значит, что нужно менять трудовую и заводить новую. Для таких целей была разработана специальная форма – вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж.

Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне. Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке. Для записей о месте работы вкладыш имеет 9 разворотов, о награждениях – 8 разворотов.

Вкладыш вшивается в трудовую и заполняется согласно регламентированным правилам (постановление Министерства труда РФ № 69 от 10 октября 2003 года).

Приобретение вкладыша

Где берётся бланк? Вкладыш в трудовую книжку, впрочем, как и сами книжки, должен приобретать непосредственно работодатель у унитарного предприятия «Гознак». Работодатель не может:

  • принимать чистый вкладыш от сотрудника;
  • требовать принести вкладыш самостоятельно.

Любой кадровый работник знает, что вкладыш в трудовую – это отчетный документ. Поэтому приобретать его следует только у тех компаний, которые заключили договор с предприятием «Гознак». Фирма, занимающаяся распространением вкладышей и трудовых, обязана иметь лицензию, а также сертификат, которые подтверждают полномочия на продажу.

Лицо, которое осуществляет закупку вкладышей, должно иметь специальную доверенность. Далее, после приобретения, вкладыши хранятся в бухгалтерии. Бухгалтер должен внести в приходно-расходную книгу все номера приобретенных бланков и передать их под расписку в кадровый отдел.

Работодатель должен всегда иметь в наличии необходимое количество документов строгой отчётности. Выдача вкладыша в трудовую книжку может осуществляться только в соответствии с правилами, установленными правительством РФ.

Плата за бланк вкладыша взимается работодателем в следующих случаях:

  • при оформлении его впервые (то есть в трудовой закончились страницы нужного раздела);
  • при выдаче дубликата трудовой книжки.

Вкладыш может быть выдан и бесплатно, если данный пункт предусматривают локальные нормативные акты. Также законом предусмотрено ещё несколько случаев, когда бланк вкладыша выдается бесплатно:

  • при выдаче дубликата, если основной документ был утерян по вине работодателя;
  • при повторном заполнении бланка вкладыша, испорченного по вине кадрового работника (лица, ответственного за ведение трудовых книжек).

Если к тому времени, когда будет вноситься запись во вкладыш в трудовую книжку, цена его увеличилась, то работодатель не может брать с сотрудника денежную компенсацию, превышающую закупочную цену именно этого бланка. В противном случае это будет являться законодательным нарушением. Стоимость вкладыша сегодня составляет примерно 180 рублей.

Прежде, чем перейти к процедуре выдачи этого кадрового документа, несколько слов следует сказать о его значимости и способе приобретения.

Если гражданин часто менял работу или активно продвигался по карьерной лестнице, занимая все более высокую должность, его трудовая книжка закончится прежде, чем его трудовой путь. В ней просто не останется места для новых записей. Для этого случая и предусмотрено ведение вкладыша в трудовую книжку. Это дополнительные листы, подшиваемые к основному документу, и являющиеся его равноценным продолжением. Все последующие записи о работе гражданина вносятся уже на них.

По общей схеме, о которой сообщается в п. 47 Правил ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), вкладыш, как и трудовая книжка, приобретается работодателем, а расходы на ее покупку компенсирует сам работник. Но есть несколько исключений, когда плата за бланк документа с него взиматься не будет – если приобретение вкладыша потребовалось:

  • из-за порчи документа по вине работодателя;
  • из-за его неправильного оформления кадровой службой;
  • из-за его утери/порчи вследствие чрезвычайной ситуации (наводнения, пожара, теракта и т.п.).

Как выглядит вкладыш в трудовую книжку, можно посмотреть по ссылке выше.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Работник отдела кадров должен самостоятельно позаботиться о том, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку, ведь он является непосредственным продолжением основного трудового документа. Вшивание вкладыша состоит из нескольких шагов:

  1. Кадровик делает отметку на титульном листе трудовой о выдачи вкладыша. Возле отметки прописываются серия, номер вкладыша, которые должны совпадать с теми, которые указаны на самом бланке.
  2. Заполняется первый лист в соответствии с предоставленными сотрудником документами. Дата заполнения может совпадать с датой приема сотрудника на работу.
  3. Вшивание вкладыша в трудовую. Это должно быть сделано своевременно, чтобы избежать наложения штрафных санкций.

Зафиксированных правил, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, нет. Но на практике опытных кадровых работников доказано, что оптимальным вариантом вшивания вкладыша является следующий алгоритм:

  • необходимо развернуть трудовую между последней страницей и обложкой;
  • открыть бланк вкладыша посередине;
  • сделать шилом два отверстия – в трудовой и во вкладыше;
  • с помощью иглы и белых ниток пришить вкладыш к книжке (концы ниток должны остаться внутри вкладыша).

Даже несмотря на то, что вшить вкладыш вроде бы не составляет особого труда, неопытные кадровики все-таки умудряются сделать ошибки.

К основным ошибкам можно отнести:

  1. Вшивание бланка до его заполнения. Это может привести к тому, что сведения на титульных листах двух документов будут различаться. Следствием этого будет являться открепление бланка и исправление данных. При этом на испорченный вкладыш составляется специальный акт по факту его уничтожения.
  2. Отрывание обложки от вкладыша. Это является не просто ошибкой, а грубым нарушением. Бланк является утвержденным в законодательстве документом, и любое его видоизменение, помимо штрафов для работодателя, влечет за собой отказ в оформлении пенсии для сотрудника, который предоставит такую трудовую с испорченным вкладышем.

За новый бланк вкладыша, как говорилось выше, руководитель должен взимать плату с сотрудника. Но если вкладыш испорчен по вине отдела кадров, повторный бланк предоставляется бесплатно.

Кадровый работник может по невнимательности сделать ошибку при заполнении титульного листа бланка. В данном случае его нужно будет списать, составив при этом специальный акт.

При совершении ошибки в написании серии или номера вкладыша в трудовой книжке, необходимо сделать пометку о внесении ошибочной записи и внести данные снова.

Если ошибка была совершена при заполнении полей о месте работы, то исправления вносятся аналогично трудовой. Запись не зачеркивается и не исправляется. Под ней делается пометка о недействительности записи, ставится порядковый номер и вносится новая запись.

В любом случае это не означает, что в документах можно делать ошибки. Чтобы лишний раз подстраховаться, можно держать перед собой образцы записей в трудовую книжку.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector